Ce que vous devez savoir sur la hiérarchie administrative des titres de poste

Hiérarchie administrative des titres de poste

Comprenez-vous la hiérarchie administrative des titres de poste?

Même les personnes qui travaillent dans le domaine administratif depuis des années peuvent trouver son réseau complexe de titres de poste, de structures organisationnelles et de responsabilités variées un peu déroutant parfois. Les administrateurs expérimentés peuvent se retrouver à poser des questions, telles que:



  • Que font généralement les agents administratifs et les superviseurs administratifs? (Les agents gèrent généralement les processus tandis que les superviseurs gèrent les processus mais aussi d'autres employés.)
  • Quelle est la différence entre un Administrateur de bureau et un gestionnaire de bureau ?
  • Un administrateur exécutif est-il un administrateur de niveau exécutif ou quelqu'un qui administre aux cadres? (Ils administrent généralement aux cadres.)

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Les questions continuent indéfiniment. Finalement, le schéma mystérieux des titres de poste administratifs pourrait conduire les professionnels à se demander où se situent leurs propres titres dans le paysage global. Un dilemme similaire pourrait déconcerter les chercheurs d'emploi qui se demandent quels titres de poste administratifs cibler dans leur recherche de carrière.

Confus au sujet de la hiérarchie administrative des titres de poste

Clarifions la hiérarchie administrative des titres de poste! Voici tout ce que vous devez savoir pour comprendre les différents niveaux de titres administratifs et interpréter ce que signifient les titres.

Une note avant de commencer: Les titres de poste, les responsabilités et les attentes que nous couvrons ci-dessous peuvent apparaître sous plusieurs niveaux. Par exemple, un gestionnaire de bureau pourrait être un poste de débutant dans une entreprise et un poste de haut niveau dans une autre entreprise qui a des besoins de bureau plus exigeants. En outre, veuillez noter que cette liste couvre de nombreux titres d’emploi administratifs, mais certainement pas tous.

Titres de poste administratifs d'entrée de gamme

Titres de poste administratifs d

  • Chef de bureau
  • Administrateur de bureau
  • Assistant de bureau
  • Responsable administratif
  • Commis de bureau
  • Assistant à la réception
  • Saisie de données Commis
  • Spécialiste de la saisie de données
  • Coordinateur de département
  • Coordonnateur administratif
  • assistant administratif
  • Assistant aux services administratifs
  • Administrative Aide
  • Associé administratif
  • Administrateur
  • Assistant administratif junior
  • Administrateur d'événements
  • Réceptionniste
  • Archiviste
  • Assistant personnel

Responsabilités du poste d'administrateur de niveau débutant

Les administrateurs débutants font généralement un peu de tout. Ils pourraient avoir une longue journée à organiser les dossiers et à préparer les documents, puis venir travailler le lendemain pour trouver une boîte de réception remplie de demandes variées de la part des membres du personnel partout dans le bureau.

Les employés se tournent vers leurs administrateurs pour tout type de soutien dont ils ont besoin à tout moment. Les personnes occupant ces postes effectuent toutes les tâches nécessaires dans le bureau, aidant les employés à faire de leur mieux et assurant le fonctionnement le plus fluide possible.

Tout administrateur d'entrée de gamme se retrouvera probablement:

  • Gestion des communications de bureau: gestion des appels téléphoniques, des e-mails et du courrier traditionnel de l'organisation
  • Maintenir les services de bureau, y compris les ressources et les installations informatiques (Cela comprend la réponse aux questions techniques et aux demandes de service.)
  • Collaboration entre les départements pour aider à planifier des événements et des initiatives
  • Coordonner les plans de voyage, faire des itinéraires et terminer les réservations
  • Planification et gestion des calendriers
  • Tenir à jour les listes de contacts
  • Garder le bureau Système de dépôt en ordre
  • Représenter les intérêts du bureau dans les relations avec les associés externes, y compris les fournisseurs, les consultants et les clients
  • Créer des factures
  • Suivi et commande de fournitures de bureau
  • Fournir collations de bureau et autres avantages
  • Fournir un soutien au besoin aux administrateurs, aux gestionnaires et aux cadres
  • Garder les espaces de bureau partagés organisés
  • Gestion des colis et du courrier entrants et sortants

Pour gérer adéquatement cette liste diversifiée de responsabilités, les administrateurs débutants doivent généralement:

  • Reconnaître et répondre aux problèmes potentiels
  • Prendre des initiatives pour résoudre les problèmes de manière indépendante et créative (pour être aussi efficaces que possible, les administrateurs débutants doivent être en mesure de prendre des décisions et de résoudre les problèmes sans avoir besoin de l'avis de quelqu'un d'autre.)
  • Communiquer efficacement et respectueusement avec les parties prenantes internes et externes dans une variété de formats différents
  • Gérez votre temps de manière stratégique
  • Multitâche et changez rapidement les tâches pour accomplir une variété de tâches subalternes sans rien laisser tomber entre les mailles du filet
  • Organiser et traiter les informations tout en gardant une trace des éléments physiques et des projets pour maximiser la ivité
  • Gardez votre sang-froid lorsque les choses tournent mal
  • Soyez rapide et préparé à tout moment
  • N'oubliez pas les détails clés car plusieurs personnes font des demandes verbales, manuscrites et envoyées par courrier électronique tout au long de la journée
  • Travaillez rapidement, mais avec précision

Titres de postes administratifs de niveau intermédiaire

Titres de poste administratifs de niveau intermédiaire

  • assistant administratif
  • Responsable administratif
  • Assistant exécutif
  • directeur des opérations
  • Gestionnaire des services administratifs
  • Responsable du support administratif
  • Spécialiste du soutien administratif
  • Administrateur d'événements
  • Assistant personnel
  • Administrateur de service
  • Coordonnateur des voyages
  • Spécialiste administratif
  • Assistant administratif exécutif
  • Secrétaire exécutif
  • Chef d'entreprise
  • Administrateur de l'entreprise
  • Gestionnaire des installations
  • Technicien administratif
  • Assistant du personnel
  • Planificateur
  • Assistant d'unité

Responsabilités du poste d'administrateur de niveau intermédiaire

Comme les administrateurs débutants, les administrateurs intermédiaires font un peu de tout. (Que pouvons-nous dire; cela semble être une caractéristique du domaine administratif.) Cependant, contrairement à les administrateurs débutants, les administrateurs de niveau intermédiaire effectuent généralement un peu moins de tâches, mais beaucoup plus spécialisées, telles que la gestion de la paie. Les administrateurs de niveau intermédiaire seront également appelés à participer à de grands projets d'entreprise axés sur la mission, y compris des initiatives de culture d'entreprise, des programmes de récompense des employés et des changements de marque stratégiques.

De plus, une fois que les administrateurs sont passés du niveau d'entrée au niveau intermédiaire, ils auront acquis suffisamment d'expérience pour concevoir et mettre en œuvre leurs propres politiques afin d'améliorer les opérations de l'entreprise.

Tout administrateur de niveau intermédiaire se retrouvera probablement:

  • Mettre en œuvre les politiques du bureau et élaborer des stratégies pour améliorer les processus existants
  • Développer des initiatives liées à la culture d'entreprise et au bien-être des employés
  • Mettre en œuvre des procédures de sécurité critiques, y compris établir des plans d'évacuation, exécuter des exercices et mettre en place la sécurité du bâtiment
  • Gestion de la paie
  • Amélioration de la conception et de la disposition du bureau de planification
  • Accueillir et quitter les nouveaux employés
  • Gérer les tâches d'exploitation, y compris la gestion des avantages de récompense des employés, le stationnement et l'entretien des bâtiments
  • Accompagner directement les dirigeants
  • Planification d'événements et de réunions
  • Coordination des voyages
  • Planification et gestion des calendriers
  • Créer des rapports et parfois les présenter
  • Superviser les autres membres du personnel de soutien de bureau
  • Tenir des livres et des registres
  • Posséder des processus de facturation
  • Déterminer l'organisation et l'architecture des informations de l'entreprise
  • Interfaçage régulier avec les clients, les fournisseurs, la gestion des bâtiments et les employés
  • Exécution de grands projets de bureaux, tels que des rénovations, des installations et des initiatives de conception de bureaux
  • Gestion du budget du bureau et de l'administration financière, de la gestion des dépenses à la mise en œuvre des processus
  • Négociation et suivi des contrats
  • Entendre (et résoudre les problèmes liés à) les plaintes
  • Résoudre les conflits d'employés

Assistant administratif multitâche

Pour gérer adéquatement cette liste diversifiée de responsabilités, les administrateurs de niveau intermédiaire doivent généralement:

  • Développer indépendamment des solutions viables aux problèmes à mesure qu'ils surviennent
  • Tirez parti de tous les outils du métier pour améliorer et renforcer les processus
  • Pensez stratégiquement et fournissez aux cadres des conseils judicieux dans leur ensemble
  • Gérez avec grâce la pression pour rester une ressource constamment fiable pour la direction
  • Hiérarchiser le travail de manière à s'aligner sur la mission de l'entreprise
  • Faites preuve de discrétion à tout moment pour être un gardien digne de confiance des informations confidentielles
  • Transmettre efficacement des messages à une variété de publics différents dans une variété de formats différents
  • Négocier et réseauter pour construire des relations avantageuses et satisfaisantes
  • Tirer parti de l'intelligence émotionnelle pour travailler harmonieusement et efficacement avec les autres
  • Appliquer des compétences analytiques pour éclairer les décisions commerciales clés
  • Comprendre et interpréter des informations complexes liées aux responsabilités du bureau abstrait (relations) et technique (gestion des stocks)
  • S'adapter à l'évolution des exigences et des responsabilités
  • Diriger les autres et déléguer des tâches
  • Guider les projets et les flux de travail du début à la fin
  • Capturez les détails, petits et grands
  • Écouter, encourager et offrir occasionnellement une «thérapie» en milieu de travail

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Titres de postes administratifs de haut niveau

Assistant administratif de haut niveau

  • Responsable administratif
  • Assistant exécutif
  • Assistant exécutif principal
  • Assistant personnel principal
  • Directeur administratif
  • Directeur de l'administration
  • Directeur des services administratifs
  • Président directeur général
  • directeur des opérations
  • Réceptionniste senior
  • Liaison communautaire
  • Directeur du bonheur
  • Directeur des ressources humaines

Responsabilités du poste d'administrateur de haut niveau

Comme les autres administrateurs, les administrateurs de haut niveau font tout cela de temps en temps. Cependant, dans les postes de haut niveau, l'accent que nous avons commencé à voir autour du niveau intermédiaire devient encore plus profond. Les administrateurs de haut niveau passent généralement plus de temps à travailler avec des cadres spécifiques ou à travailler sur des processus métier. Les administrateurs chevronnés passeront la plupart de leur temps à assurer le succès de leur domaine d'intervention et beaucoup moins de temps à s'occuper de problèmes ponctuels, d'urgences mineures et d'autres tâches administratives à petite échelle.

Tout administrateur de haut niveau se retrouvera probablement:

  • Servir de collaborateur principal dans le bureau
  • Être le seul agent de liaison entre des équipes de bureau disparates pendant le développement et l'exécution d'initiatives, de politiques et de processus à l'échelle de l'entreprise
  • Faciliter et même diriger de nouvelles initiatives commerciales et projets stratégiques
  • Conseil pour améliorer les opérations et les flux de travail pour des services entiers
  • Exécuter diverses fonctions stratégiques des ressources humaines liées à l'embauche, à la rétention et à l'élaboration de politiques des employés
  • Gérer d'autres chefs de service et gestionnaires
  • Déterminer comment utiliser au mieux les ressources de l'entreprise
  • Tenir les parties prenantes de l'entreprise informées des mises à jour et des développements clés
  • Gérer et guider l'ensemble de l'équipe de support administratif et souvent d'autres équipes également
  • Fixer des objectifs pour toute l'entreprise et les équipes individuelles
  • Superviser tout ce qui concerne les opérations quotidiennes
  • Poursuivre les opportunités de développement commercial
  • Entretenir des relations commerciales stratégiques externes clés
  • Servir en second de cadres clés et assumer une myriade de responsabilités à ce titre

Pour gérer adéquatement cette liste diversifiée de responsabilités, les administrateurs de niveau intermédiaire doivent généralement:

  • Avoir des années d'expérience et des succès avérés dans une capacité administrative ou de gestion
  • Démontrer des compétences de réflexion stratégique et critique qui rivalisent avec celles des cadres qu'ils servent
  • Posséder un œil surnaturel pour le détail; ces personnes se souviennent du nom de chacun, de chaque date d'échéance et de chaque point clé concernant les politiques et les processus
  • Communiquez avec n'importe qui et tout le monde pour obtenir des résultats
  • Manipulez leur temps jusqu'à ce qu'ils semblent avoir plus d'heures dans une journée
  • Démontrer un engagement au niveau des investisseurs envers la mission de l'entreprise
  • Avoir le don d'améliorer les processus et de gérer les flux de travail d'une manière qui favorise l'efficacité ainsi que la bonne volonté
  • Être apprécié et respecté par les employés de tous niveaux et dans tous les départements
  • Prenez en charge tous les résultats, même ceux qui ne concernent pas directement le travail quotidien

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Si vous travaillez dans le domaine administratif (surtout si vous parcourez des offres d'emploi), nous sommes sûrs que vous avez rencontré votre juste part de titres de poste administratifs. Nous aimerions avoir vos informations sur la hiérarchie administrative des titres de poste. Faites-nous savoir quels titres nous avons manqués et partagez vos idées ci-dessous!

Remerciement spécial à O * NET en ligne , parrainé par le Département du travail des États-Unis, pour avoir conservé une incroyable base de données d'informations sur l'emploi.