Le seul modèle de manuel de procédures Office dont vous aurez besoin

Manuel des procédures de bureau

Si vous avez des procédures de bureau à documenter, vous pouvez probablement utiliser un modèle de manuel de procédures de bureau. Les modèles vous simplifient la vie, vous offrent un point de départ solide et vous aident à ne pas oublier d’informations cruciales.

Pourquoi auriez-vous besoin de documenter les procédures de bureau en premier lieu? En d'autres termes, pourquoi avez-vous besoin de créer un manuel de procédures de bureau?



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Excellente question. Le bon sens suggère que les manuels de procédures sont une bonne idée en général, mais la création d'un manuel de procédures de bureau présente également plusieurs avantages spécifiques:

  • Si vous partez en vacances, n'importe qui peut utiliser le manuel pour accomplir vos tâches cruciales. Le manuel aide vos remplaçants à faire ce qui doit être fait et vous apporte également la tranquillité d’esprit, car vous saurez que votre travail est couvert, et également couvert correctement; vous avez écrit le manuel, après tout!
  • Si vous devez intégrer un nouvel employé, vous pouvez fournir à la nouvelle recrue des copies du manuel. Vous serez en mesure d’expliquer facilement tous les processus et procédures au fur et à mesure que le nouvel employé suivra, car tout sera clairement décrit dans le manuel.
  • Si vous devez expliquer vos tâches et vos processus à la direction, vous aurez un compte rendu bien documenté de tous vos processus et tâches clés à portée de main.
  • Si jamais vous quittez votre emploi actuel, vous n'aurez pas à vous brouiller pour enregistrer tous vos processus avant de partir. Il sera également avantageux pour votre remplaçant, et l’entreprise dans son ensemble, d’avoir un manuel de référence qui n’a pas été rédigé à la hâte.

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Les modèles et astuces ci-dessous aident les responsables de bureau et les assistants de direction à documenter et à partager leurs processus de travail éprouvés.

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Bonnes pratiques du Manuel des procédures de bureau

Voici tout ce dont vous avez besoin pour créer un modèle de manuel de procédures de bureau efficace.

Bonnes pratiques du Manuel des procédures de bureau

  1. S tarte ton manuel avec un aperçu. D'après Patricia Robb , auteur de Rire tout le chemin du travail: un blog de survie pour l'adjointe administrative d'aujourd'hui , «Vous devez organiser vos tâches dans un format logique dans une table des matières pour déterminer comment vous souhaitez placer chaque élément. Une fois la table des matières terminée, vous pouvez revenir en arrière et remplir les détails. »
  2. Utilisez votre description de poste et toute documentation provenant d'examens récents pour dégager vos principales responsabilités. Votre manuel devrait couvrir, étape par étape, comment s'acquitter de chacune de ces responsabilités essentielles.
  3. Séparez les politiques que vous devez documenter de toutes les procédures que vous devez documenter. Selon Pont de conformité , 'Une politique définit un ensemble de règles telles que la conduite sur le lieu de travail, tandis qu'une procédure définit les étapes à suivre pour intégrer un nouvel employé.' Lorsque vous voulez que quelqu'un sache pourquoi vous faites quelque chose, créez et enregistrez une politique. Lorsque vous voulez que quelqu'un sache comment faire quelque chose, créez et enregistrez une procédure.
  4. Rédigez le manuel dans un langage clair et concis. Un manuel de procédure cryptique est pratiquement inutile. Voici un nouveau proverbe de bureau pour vous: un manuel de procédures que personne ne peut comprendre ne fera aucun bien à personne.
  5. Incluez les titres et les puces. En plus d'écrire les procédures dans un langage clair, évoquez les sujets importants et les points à retenir en utilisant des titres en gras, des puces, des tableaux et d'autres éléments visuels qui brisent des blocs de texte. Cela permet à quiconque de parcourir le manuel et de passer aux sections pertinentes.
  6. Inclure les coordonnées de la personne à qui appartient le processus , probablement vous-même. Cela permet à toute personne utilisant le manuel de savoir qui contacter si elle a des questions.
  7. Validez le manuel. Laissez quelqu'un qui n'a aucune idée de ce que vous faites lire le manuel. Une fois que votre associé a lu le manuel, demandez-lui de vous expliquer ce qu'il ferait chaque jour. S'il tâtonne, c'est probablement une faute dans l'écriture ou la structure du manuel.
  8. Transformez le manuel en PDF consultable. Cela permet aux utilisateurs de rechercher avec beaucoup plus de sophistication qu'ils ne peuvent le faire en utilisant uniquement leurs globes oculaires pour parcourir vos puces et vos en-têtes, quelle que soit leur organisation.
  9. Incluez la date de création du manuel ainsi que la date de sa dernière mise à jour. Cela aidera les utilisateurs à vérifier qu'ils obtiennent des informations à jour.
  10. Fournir de la flexibilité et des options pour chaque procédure. Selon un guide de rédaction de politiques , «Lorsque cela est possible, les procédures doivent offrir des options à l'utilisateur. Les procédures inutilement restrictives peuvent limiter leur utilité. » Dans certains cas, les personnes utilisant le manuel ne feront que «compléter» et ne seront peut-être pas résolument dévouées à suivre les règles d'un T.Si elles rencontrent quelque chose qu'elles n'ont vraiment pas envie de faire, alors elles risquent de ne pas le faire il.
  11. Éviter y compris des informations cela pourrait bientôt devenir obsolète. Par exemple, si une procédure implique la collaboration avec une personne de l'entreprise, vous pouvez simplement utiliser le titre du poste au lieu du nom de la personne. Lorsque les gens quittent l'entreprise, le manuel restera utile.
  12. Incluez le contexte si nécessaire. Définissez tous les termes qui pourraient sembler être du jargon spécifique à votre poste, ou clarifiez les procédures qui pourraient nécessiter un contexte pour être compris. Par exemple, vous pouvez appeler le rapport annuel de l'entreprise 'L'annuel'. Assurez-vous de vous y référer en tant que «rapport annuel de l'entreprise» si vous le mentionnez dans une procédure. Si quelqu'un examine une procédure, il peut sous-estimer l’importance de «l’annuel» et prendre des raccourcis s’il ne sait pas exactement de quoi il s'agit.
  13. Créez un plan de mise à jour et un calendrier. Un manuel de procédures de bureau n'est pas un document statique et il faudra le revitaliser de temps en temps. Vous devrez en prendre soin pour le maintenir en état de marche.
  14. Inclure les organigrammes des départements et des positions au sein de votre entreprise pour vous assurer que les lecteurs manuels peuvent relier les points.
  15. Organisez les procédures et les tâches selon la fréquence. Indiquez clairement si une procédure est une tâche ponctuelle ou récurrente quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
  16. Indiquez le temps que prendra probablement chaque procédure. Cela permettra de gérer les attentes des utilisateurs et de les aider à répartir efficacement leur temps.
  17. Patricia Robb recommande également d'inclure des listes de contrôle pour aider les utilisateurs manuels à s'assurer qu'ils couvrent toutes les procédures critiques.

Modèles de manuels de procédures de bureau

Travailler sur un modèle de manuel de procédures de bureau

Utilisez ce modèle autant de fois que nécessaire pour couvrir toutes vos tâches essentielles.

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Incluez les informations ci-dessous pour décrire les procédures pour une tâche dans votre manuel de procédures.

  • La tâche:
  • Temps nécessaire:
  • Départements impliqués:
  • Positions concernées:
  • Pourquoi nous le faisons:
  • Quand nous le faisons:
    • Du quotidien:
    • Hebdomadaire:
    • Mensuel:
    • Annuellement:
  • Comment nous procédons:
    • Étape 1:
    • Étape 2:
    • Étape 3:
    • Étape 4:
    • Étape 5:
  • Livrable clé / marque d'achèvement:

Exemples de manuels de procédures de bureau

Modèle de manuel des procédures de bureau

Votre manuel des procédures de bureau sera probablement composé d'une série de tâches, certaines liées et d'autres complètement séparées. De toute évidence, regroupez les tâches connexes. Incluez des lignes ou des organigrammes pour indiquer la connexion entre les tâches.

Exemple 1:

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  • La tâche: Prendre inventaire du poste de collation de bureau
  • Temps nécessaire: Environ 15 minutes
  • Départements impliqués: N / A; tout le monde aime les collations, mais le gestionnaire de bureau est la seule personne responsable de la commande des collations et de l'inventaire
  • Positions concernées: N / A; c'est un concert solo
  • Pourquoi nous le faisons: Pour être sûr que nos quantités de collations reflètent les préférences et la consommation réelles dans tout le bureau.
  • Quand nous le faisons:
    • Du quotidien: Deux fois, la première chose le matin et la dernière chose le soir.
  • Comment nous procédons:
    • Étape 1: Comptez les collations.
    • Étape 2: Enregistrez les quantités globales.
    • Étape 3: Enregistrez les quantités de chaque collation spécifique.
    • Étape 4: Lors de votre visite de fin de journée, réapprovisionnez les collations en conséquence.
    • Étape 5: Passez toutes les commandes si nécessaire.
  • Livrable clé / marque d'achèvement: Une station snack réapprovisionnée.

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Exemple 2:

  • La tâche: Créer un itinéraire pour la réunion du comité de direction exécutif
  • Temps nécessaire: 30 minutes
  • Départements impliqués: N / A; les responsables de chaque département sont impliqués dans le comité, mais la création d'itinéraire n'implique que l'équipe administrative.
  • Positions concernées: Les adjoints de direction de chaque chef de département majeur devront ajouter des éléments d'itinéraire et également examiner et approuver l'itinéraire final.
  • Pourquoi nous le faisons: Un itinéraire est essentiel au succès de chaque réunion du comité de direction. Les dirigeants prennent l'itinéraire au sérieux et l'utilisent pour planifier des points de discussion, des présentations, etc.
  • Quand nous le faisons:
    • Du quotidien: Alors que la réunion n'a lieu qu'une fois par semaine, le processus de planification de l'itinéraire s'étend sur plusieurs jours et commence bien avant la veille de la réunion. Faites quelques opérations chaque jour pour que le processus de création d'itinéraires soit aussi rapide et simple que possible.
  • Comment nous procédons:
    • Étape 1: Envoyez un courriel aux autres adjoints de direction du département pour obtenir leurs points d'itinéraire.
    • Étape 2: Créez une première ébauche de l'itinéraire en utilisant les commentaires d'autres AE.
    • Étape 3: Envoyez une ébauche d'itinéraire à d'autres EE pour examen et approbation.
    • Étape 4: Intégrez les commentaires et peaufinez l'itinéraire final.
    • Étape 5: Envoyez l'itinéraire à tous les participants à la réunion.
  • Livrable clé / marque d'achèvement: L'itinéraire est distribué à tous les participants à la réunion au moins un jour avant la réunion (mardi).

Voyage d

Exemple 3:

  • La tâche: Créez un itinéraire de voyage d'affaires pour un dirigeant.
  • Temps nécessaire: 1-2 heures
  • Départements impliqués: N / A
  • Positions concernées: N / A
  • Pourquoi nous le faisons: Les itinéraires sont essentiels au succès des projets de voyage d’affaires d’un cadre.
  • Quand nous le faisons:
    • Comme requis: Vous saurez qu'il est nécessaire de créer un itinéraire de voyage lorsque le dirigeant a un voyage à venir.
  • Comment nous procédons:
  • Livrable clé / marque d'achèvement: Le executive a un itinéraire de voyage au moins une semaine avant la date de départ.

Avez-vous déjà créé un manuel de procédures de bureau? Quels conseils, astuces et bonnes pratiques vous ont permis de rester sur la bonne voie? Partagez vos expériences dans les commentaires ci-dessous.

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