La seule liste de contrôle pour la planification d'événements d'entreprise dont vous aurez besoin

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Peu de tâches comportent autant de pièces mobiles que la planification d'événements d'entreprise.

De la fixation des dates à la coordination des voyages, vos actions peuvent sembler se multiplier quotidiennement. Ne vous sentez pas dépassé: vous avez ceci et nous vous soutenons!

Éliminez les conjectures, la panique et le chaos de la planification d'événements et définissez tous les détails avec cette liste de contrôle indispensable pour la planification d'événements d'entreprise. Cette liste de contrôle vous aide à être sûr que vous faites tout ce que vous devez faire et vous libère une partie de votre espace pour vous concentrer sur tous les détails amusants qui rendra votre événement inoubliable.



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Que faire 24-18 mois avant votre événement:

1. Villes potentielles de recherche

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Facteurs à considérer:

  • Aéroports à proximité
  • Transports publics pratiques
  • Nombre de salles de qualité disponibles (vous souhaiterez avoir de nombreuses salles disponibles parmi lesquelles choisir plus tard.)
  • La météo
  • Distance de la plupart des participants cibles
  • Conflits avec des événements à l'échelle de la ville (si un marathon annuel ferme des routes principales de la ville pendant la durée de votre événement, vous voudrez peut-être choisir une autre ville.)
  • Walkability
  • sécurité
  • Trafic
  • Attractions gratuites
  • Disponibilité et coût des vols (utilisez Google Flights pour analyser rapidement les prix des billets pour la ville pendant votre période. Les prix montent-ils déjà en flèche? Si tel est le cas, envisagez de chercher ailleurs pour augmenter la fréquentation.)

Conseils & Astuces:

  • Avant de vous lancer dans la recherche, gagnez du temps en limitant votre recherche à vos cinq principales villes.
  • Explorez les personnalités des villes. Des détails pratiques rendent votre événement possible, mais vous devriez également étudier les caractéristiques notables, les éléments qui donnent de la personnalité aux villes. Utilisez des outils pratiques comme Repéré par les habitants , Trouvera , Hors du réseau , et Temps libre pour s'amuser.

2. Choisissez une ville

Critère de décision:

  • Puisque vous avez déjà fait une tonne de recherches, il vous suffit de sélectionner environ 5 facteurs de recherche qui sont les plus importants pour votre événement. Bien que chaque événement puisse être différent, certains facteurs universellement importants comprennent:
    • Personnalité de la ville (correspond-elle à la culture de votre entreprise?)
    • Lieux disponibles (Avez-vous trouvé des choix prometteurs dans la ville? Même la meilleure ville ne peut pas compenser un lieu médiocre.)
    • Transport disponible
    • Distance parcourue
    • Coût du vol

Conseils & Astuces:

  • Sondez quelques parties prenantes clés pour obtenir leur avis. Vos collaborateurs peuvent avoir des idées que vous n'avez même jamais envisagées. Par exemple, quelqu'un pourrait vous dire que la ville est une ville universitaire où il est impossible de trouver un bar ou un restaurant disponible tous les soirs de la semaine.

3. Lieux de recherche dans votre ville

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Facteurs à considérer :

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  • Agencements et dimensions des salles (les espaces accueillent-ils confortablement tous les participants attendus?)
  • Hôtels accessibles à pied, si le lieu n'est pas un hôtel
  • Look and feel (Parcourez les photos du lieu. Utilisez leurs sites Web officiels, mais aussi recherchez sur Google Images pour assurer une représentation fidèle.)
  • Restaurants et cafés à distance de marche
  • Avis des clients (Vérifiez sur Yelp si rien n'est publié sur le site officiel.)
  • Parking
  • Services offerts en interne, y compris la restauration, l'audiovisuel, les serveurs, les services de nettoyage, etc.
  • Politiques des fournisseurs externes (Ceci est important si le lieu offre peu de services en interne.)
  • Assurance
  • Accessibilité

Conseils & Astuces:

  • Vérifiez si les sites ont des portefeuilles d'événements. Quel genre d'événements présentent-ils? Il est préférable de choisir un lieu avec une expertise dans le type d’événement que vous planifiez; le personnel connaîtra l'exercice, anticipera vos besoins et vous aidera à dépanner lorsque les choses tournent mal.
  • Les lieux organisent-ils des mariages? Si tel est le cas, leurs tarifs pourraient être plus élevés.
  • Pouvez-vous imaginer l'événement que vous envisagez se dérouler sur le site?

4. Choisissez vos 3-4 meilleures salles

Critère de décision:

  • Sélectionnez environ 5 facteurs de recherche qui sont les plus importants pour votre événement. Bien que chaque événement puisse être différent, certains facteurs universellement importants comprennent:
    • Look and feel - la personnalité du lieu
    • Agencements et dimensions des pièces disponibles
    • Services offerts en interne
    • Politiques des fournisseurs externes
    • Hôtels à distance de marche

Conseils & Astuces:

  • Utilisation Google Maps pour faire une vue de la rue autour de vos choix de lieux pour avoir une idée non seulement de vos sites, mais aussi des zones environnantes.

5. Contacts pour les propositions

Conseils & Astuces:

  • Gardez une feuille de calcul indiquant qui vous avez contacté, quand vous avez contacté et comment vous l'avez contacté. Par exemple, avez-vous rempli un formulaire en ligne, envoyé un e-mail ou passé un appel téléphonique? Cette feuille de calcul vous aidera à conserver votre sensibilisation flux organisé et vos détails droits, et ce sera très utile si vous avez besoin d'un suivi avec quelqu'un.

6. Comparer les propositions au budget

Conseils & Astuces:

  • Lorsque vous examinez les propositions de sites, gardez un œil sur les coûts que vous pourriez être en mesure de réduire. Par exemple, un lieu peut inclure des frais pour ses services de restauration internes, mais si leurs politiques autorisent les fournisseurs externes, vous pourrez peut-être y économiser de l'argent.
  • Négocier! Si un lieu que vous aimez envoie une proposition en dehors de votre budget, vous n'êtes pas obligé de le cocher sur votre liste. Appelez simplement votre contact et expliquez votre situation. Soyez prêt à entamer la négociation si le lieu ne prend pas les devants; étudiez les éléments de campagne de la proposition et identifiez les coûts qui pourraient être réduits.

7. Planifier les visites du site

Conseils & Astuces:

  • Demandez des rendez-vous lorsque des événements sont en cours. Cela vous donnera le meilleur aperçu de l'apparence de votre événement.
  • Si vous avez le temps, essayez de réserver des visites à des jours différents ou laissez au moins plusieurs heures entre les visites. Vous ne voulez pas laisser passer un bon lieu simplement parce que vous étiez fatigué ou affamé pendant la visite!

8. Visiter et évaluer les sites

Ce qu'il faut chercher:

  • Comment vous sentez-vous lorsque vous entrez pour la première fois dans la salle? Les premières impressions comptent, point final. Même la planification la plus méticuleuse ne peut pas compenser un lieu qui n’a pas la bonne personnalité.
  • Vous vous souvenez comment vous avez essayé de réserver des visites lorsque des événements étaient en cours? Vous avez maintenant l’occasion de vous présenter et de voir comment les choses se passent. Assurez-vous que cela convient au personnel du site avant d'enquêter et soyez aussi discret que possible face à l'événement en cours.
  • Découvrez le personnel. Sont-ils souriants et courtois? (Même quelques rencontres désagréables avec le personnel pourraient avoir un effet négatif sur votre événement.)
  • Le lieu est-il propre et bien entretenu? Assurez-vous de vérifier les toilettes, où les dégâts les plus choquants peuvent se cacher.

Que faire 18 à 12 mois avant votre événement:

1. Signez un contrat avec votre lieu choisi

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Conseils & Astuces:

  • Prenez plusieurs jours pour revoir le contrat avec un peigne fin.
  • Posez des questions et notez les réponses que vous recevez. Il est essentiel que vous compreniez tous les aspects du contrat et que vous vous souveniez de tous les détails clés.
  • Faites beaucoup de vos propres copies.
  • Vérifiez que les prix incluent toutes les taxes et tous les frais. Si les prix n'incluent pas ces extras, évitez les surprises en demandant à votre contact du lieu de les ajouter ou d'envoyer un devis.
  • Consultez la politique d'annulation pour être sûr de savoir ce qui est en jeu si vous devez annuler pour une raison quelconque. Le dépôt (ou une partie de celui-ci) est-il remboursable?
  • Assurez-vous que les pièces / espaces exacts que vous souhaitez sont répertoriés. Vous ne voulez pas n'importe quel espace; vous voulez l'espace que vous avez visité et aimé.
  • Vérifiez les délais impartis pour l'événement. Que se passe-t-il si vous dépassez votre temps?
  • Assurez-vous que vous êtes protégé si le lieu ne peut livrer aucune partie du contrat. Par exemple, si un ouragan cause un toit qui fuit dans la pièce que vous vouliez et que vous devez déménager, pouvez-vous récupérer une partie de votre argent?
  • Négocier! Tout comme les propositions, les contrats sont négociables. Il est parfaitement acceptable de demander des modifications sur toutes les lignes avec lesquelles vous n'êtes pas à l'aise.

2. Exécutez le flux de la réunion et créez votre liste de tâches spécifique à l'événement

Conseils & Astuces:

  • Parcourez votre flux d'événements minute par minute. Écrivez-le, créez un storyboard, contraignez vos collègues à le jouer - faites tout ce qui vous aide à visualiser votre événement et à comprendre chaque tâche à faire, petite et grande. Par exemple, si vous avez toujours envisagé la lecture d'un diaporama derrière votre PDG alors qu'elle prononce son discours de bienvenue, vous devez créer ce diaporama et sécuriser tout l'équipement nécessaire pour le projeter.

3. Rechercher des options de divertissement

Facteurs à considérer:

  • Aimabilité universelle (Est-ce que tout le monde dans votre bureau, des stagiaires aux vétérans, pourra apprécier l'option?)
  • Créativité (l'avez-vous vu lors d'autres événements auxquels vous avez participé? Essayez de proposer quelque chose de mémorable pour que votre événement se démarque. La bonne idée laissera tout le monde en parler longtemps après la événement d'entreprise est fini.)
  • Coût (Avant même de demander des devis, vous devriez être en mesure de déterminer une estimation approximative du coût du divertissement. Ne vous fiez pas à un orchestre swing de 15 musiciens si vous avez le budget pour un violoniste solo.)

Conseils & Astuces:

  • Cherchez des références. Demandez à vos associés d'autres entreprises des recommandations. Quel type de divertissement ont-ils utilisé pour les événements récents? Comment a-t-il été reçu?
  • Sortez de la grille. Ne limitez pas votre recherche aux agrégateurs en ligne. Contactez les écoles, les organisations à but non lucratif et les entreprises locales. Peut-être qu'un café local serait prêt à déplacer son slam de poésie hebdomadaire à votre événement. Ou peut-être qu'une chorale universitaire locale se produit gratuitement.

Que faire 12 à 9 mois avant votre événement:

1. Envoyez des invitations de calendrier aux principaux intervenants et présentateurs

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Conseils & Astuces:

  • Une invitation de calendrier est excellente, mais vous devez également envoyer un e-mail ou un appel téléphonique pour vérifier que toutes les personnes jouant un rôle clé dans votre événement disposent de tous les détails dont elles ont besoin.

2. Approcher les options de divertissement

Conseils & Astuces:

  • Ouvrez la feuille de calcul que vous avez créée lorsque vous contactez les fournisseurs. Créez un nouvel onglet pour «Divertissement» et… vous connaissez l'exercice.

3. Activités de renforcement des équipes de recherche

Facteurs à considérer:

  • Taille de l'entreprise (si votre entreprise est gigantesque, ne sélectionnez pas une activité qui nécessite beaucoup d'équipement ou de fournitures.)
  • Facteur Groan (Ne choisissez pas simplement une activité, car elle semble facile à exécuter. Assurez-vous que les gens l'aimeront vraiment.)
  • Objectifs de l'activité (Le but d'une activité de consolidation d'équipe n'est pas seulement de s'amuser; l'activité doit également contribuer à la consolidation d'équipe, au moins de manière qualitative.)
  • Niveau de forme physique (ne sélectionnez les activités avec beaucoup de mouvement que si tout le monde dans votre entreprise serait cool avec cela.)
  • Complexité (Éloignez-vous des activités qui impliquent de nombreuses étapes qui pourraient être difficiles à expliquer.)

Conseils & Astuces:

  • Qui animera l'activité pendant l'événement? Contactez quelques-uns de vos associés sortants et énergiques pour voir s'ils aimeraient devenir le «maître des cérémonies de consolidation d'équipe».

4. Esquissez un plan de réunion pour établir les besoins de location et d'équipement

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Facteurs à considérer:

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  • Revisitez le flux d'événements que vous avez créé précédemment. Après chaque élément, faites une pause et demandez-vous: «De quel équipement avons-nous besoin pour faire cela?»
  • Marquez un croquis de votre espace de réunion avec exactement ce dont vous avez besoin, où et quand vous en avez besoin.

Conseils & Astuces:

  • Demandez à votre salle de fournir un plan d'étage téléchargeable pour votre espace.
  • Partagez vos besoins en équipement avec votre salle et découvrez les articles dont ils disposent. Vous pouvez également solliciter leur expertise dans la création de la liste des équipements. Avez-vous oublié quelque chose d'important?

5. Établissez un partenariat avec une entreprise audiovisuelle pour déterminer les besoins en A / V

Conseils & Astuces:

  • Vous bénéficierez le plus de travailler avec une entreprise A / V qui connaît votre espace, alors demandez à votre site une liste de fournisseurs A / V recommandés et économisez beaucoup de temps de recherche.

Que faire 6 mois avant votre événement:

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1. Envoyer Save-The-Dates

Conseils & Astuces:

  • L'envoi des dates de sauvegarde 6 mois à l'avance augmentera l'anticipation dans tout le bureau.
  • Assurez-vous d'ajouter le mémo sur tous les tableaux d'affichage de bureau , c'est un moyen infaillible de rappeler à tout le monde au bureau d'ajouter la date à son calendrier.

2. Choisissez des activités de consolidation d'équipe et signez des accords s'il y a lieu

Critère de décision:

  • Coût (Avec votre site verrouillé, le coût peut vous aider à décider de l'activité de consolidation d'équipe à utiliser.)
  • Votes des collègues (simplifiez votre décision en demandant à 20 collègues ou plus de voter pour leurs activités de consolidation d'équipe préférées.)

3. Rechercher les lieux du dîner

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Facteurs à considérer:

  • Régimes spéciaux (recherchez des restaurants appropriés si votre entreprise est végétalienne à 70%.)
  • Réservations (ne risquez pas d'être frustré en choisissant des restaurants qui n'acceptent pas les réservations.)
  • Espaces pour grands groupes (Le restaurant réserve-t-il des salles privées ou accepte-t-il les réservations pour les très grandes fêtes?)
  • Choix du menu
  • Distance du lieu de l'événement

Conseils & Astuces:

  • Les recommandations locales sont d'or. Si vous ne connaissez personne dans la ville de votre événement, contactez le personnel de votre salle pour obtenir son avis.
  • Assurez une expérience culinaire locale authentique en consultant attentivement le site Web du restaurant pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'une chaîne.

4. Recherchez des bourses et obtenez des échantillons

Que faire 5 mois avant votre événement:

1. Choisissez les activités du conjoint ou des enfants, le cas échéant

Critère de décision:

  • Le nombre d'enfants et de conjoints.
  • Âge des enfants et des conjoints.

Conseils & Astuces:

  • Demandez aux associés qui amènent leurs enfants et leur conjoint des activités que leur famille apprécie.

2. Choisissez la disposition du tag de nom

Conseils & Astuces:

  • La lisibilité est la partie la plus importante d'une étiquette de nom. Assurez-vous que les motifs et les couleurs ne masquent pas les noms des participants.

3. Commander des cartes-clés

Que faire 4 mois avant votre événement:

1. Envoyer un lien d'inscription

Conseils & Astuces:

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  • Utilisez Google Analytics pour ajouter une balise de suivi backend à votre lien afin que vous puissiez voir combien de personnes cliquent dessus, en particulier combien de personnes cliquent et ne terminent pas leur inscription. Cela peut indiquer qu'il y a quelque chose de défectueux ou de déroutant dans votre page d'inscription.

Que faire 3 mois avant votre événement:

1. Visitez le site pour une visite virtuelle finale

2. Envoyez le dernier appel pour les inscriptions en suspens

3. Collectez les informations de taille pour les cadeaux

4. Trouver une entreprise pour le transport vers et depuis l'aéroport

Critère de décision:

  • Capacité (combien de manèges peuvent-ils accueillir?)
  • Flexibilité (Conduisent-ils uniquement pendant les heures de bureau ou peuvent-ils faire des déplacements en dehors des heures d'ouverture?)

5. Envoyez des étiquettes de nom à l'imprimante

6. Finaliser le décompte des personnes pour le (s) dîner (s)

7. Finaliser les menus pour tous les repas

Critère de décision:

  • Coût
  • Choix divers
  • Convient aux régimes spéciaux
  • Convient aux allergies
  • Délicieux (Insistez pour goûter toutes les options.)

8. Obtenez la liste des lauréats et commandez les prix finaux

9. Projet d'ordre du jour

Ce qu'il faut inclure:

  • Informations et adresse du lieu
  • Dates, heures et lieux de tous les événements et pauses
  • Dates, heures et lieux de tous les repas
  • Noms et courriels des orateurs et des présentateurs
  • Vos coordonnées - pour répondre à des questions ou des préoccupations
  • Notes importantes (Si les participants doivent apporter quelque chose ou s'habiller d'une certaine manière, assurez-vous de le noter à l'ordre du jour.)

10. Projet de lettre de bienvenue

Ce qu'il faut inclure:

  • Pourquoi votre entreprise organise l'événement
  • Ce que vous espérez accomplir grâce à l'événement
  • Comment l'événement se connecte à votre mission de l'entreprise
  • Dates du prochain événement, le cas échéant

Que faire 2 mois avant votre événement:

1. Choisissez cadeaux d'employés et passer des commandes.

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Que faire 1 mois avant votre événement:

1. Louez un véhicule pour déplacer des articles vers et depuis le lieu de l'événement

2. Envoyer la liste des chambres à l'hôtel

3. Finaliser l'ordre du jour et l'envoyer à l'imprimante

Liste de contrôle de l'ordre du jour:

  • Informations et adresse du lieu
  • Dates, heures et lieux de tous les événements et pauses
  • Dates, heures et lieux de tous les repas
  • Noms et courriels des orateurs et des présentateurs
  • Vos coordonnées
  • Notes IMPORTANTES

4. Finaliser la lettre de bienvenue et l'envoyer à l'imprimante

Liste de contrôle de la lettre de bienvenue:

  • Est-il clair pourquoi votre entreprise accueille l'événement?
  • Les objectifs de l'événement sont-ils clairs?
  • Comprenez-vous comment l'événement contribue à la mission de votre entreprise?
  • Avez-vous inclus des dates pour les événements futurs?

Que faire le mois de votre événement:

1. Déplacez les éléments essentiels dans une pièce et faites l'inventaire

2. Vérifiez si les anniversaires des employés se chevauchent avec l'événement

3. Organisez une réunion d'équipe

Que faire:

  • Passez en revue l'ordre du jour de l'événement et répondez aux questions.
  • Demandez des volontaires pour les différents rôles que vous devez remplir. (Préparez à l'avance une liste des tâches, y compris les attentes en matière de temps et de lieu, afin que les rôles soient clairs et que les bénévoles comprennent à quoi ils s'inscrivent.)

Que faire 1 semaine avant votre événement:

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1. Organisez une réunion d'équipe

Que faire:

  • Passez en revue les affectations de travail en détail et donnez aux bénévoles la possibilité de poser des questions.

2. Obtenez l'accès à distance pour ordinateur portable

Que faire le jour de votre départ pour votre événement:

  • Changer les minuteries de déverrouillage des portes.
  • Mettez à jour la messagerie vocale et le message de réponse automatique par e-mail.
  • Mettez à jour les sites Web que vous gérez.
  • Réfrigérateur de bureau propre.

Que faire la semaine de votre événement:

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1. Organisez une réunion d'équipe

Que faire:

  • Répondez aux dernières questions.
  • Parcourez le flux d'événements une dernière fois.
  • Être excité!

2. Organisez une répétition pré-conférence avec le personnel de l'hôtel, les employés et les présentateurs disponibles

Que faire:

  • Assurez-vous que tout le monde est clair sur le moment des présentations, des repas, etc.
  • Assurez-vous que chacun sait où il doit être et quand.
  • Vérifiez les informations ou le flux de maladresse.

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