Maîtrisez les fonctions d'assistant exécutif les plus courantes

Maîtrisez les fonctions d

Félicitations pour devenir assistant exécutif (EA)! (Si vous êtes toujours à la recherche d’un concert, félicitations à l’avenir.) Êtes-vous prêt à accomplir toutes vos tâches d’assistant exécutif avec grâce et aplomb? Êtes-vous prêt à faire pleurer vos managers, impressionnés par votre excellence? D'accord; peut-être que nous nous emportons un peu, mais quand un peu d’ambition at-il déjà blessé quelqu'un?

Nourrissez votre propre ambition d'EA avec notre guide pour comprendre et maîtriser les fonctions d'assistant exécutif les plus courantes.



Tâches d'assistant exécutif

Les responsabilités ci-dessous sont toutes de notre 2018 Rapport sur l'état de l'assistant exécutif (SOTEAR), qui comprend les commentaires directs de 417 adjoints de direction travaillant dans 34 industries différentes aux États-Unis.

Nous avons regroupé les responsabilités des plus courantes - tâches que le pourcentage le plus élevé de répondants déclarent faire - aux moins courantes. De cette façon, vous pouvez maîtriser les tâches courantes, les choses auxquelles vous serez probablement confronté dans n'importe quel rôle d'assistant exécutif, puis progresser à partir de là.

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Gérer les calendriers et la planification

96% des assistants de direction déclarent faire cela

Les tâches d

Clouez-le: gérez la planification et la gestion du calendrier en restant organisé.

Si vous vous souvenez d'une seule chose: Développez un système d'organisation des informations et restez au courant des informations à mesure qu'elles arrivent. Par exemple, dès que vous recevez une demande de réunion pour votre cadre, traitez-la et enregistrez-la pour que votre système continue de fonctionner (et que vous ne doublez pas accidentellement les plages horaires, n'oubliez pas les événements importants, etc.)

Pourquoi l'organisation est-elle la clé de la planification et de la gestion du calendrier?

Nous allons enfreindre toutes les règles ici et répondre par des questions. Qu'est-ce que ces trois responsabilités ont en commun?

  • Travailler avec plusieurs personnes et échéanciers pour établir des horaires
  • Envoi de mises à jour de calendrier qui ont du sens
  • Ne jamais réserver en double un client important

Ils ont probablement beaucoup en commun, mais ce que nous recherchons, c'est qu'ils nécessitent tous de connaître et de traiter beaucoup d'informations, y compris les dates, les heures, les noms, etc. La meilleure façon d'exceller dans le traitement de l'information est d'abord de garder l'information organisée. Quelqu'un ne pourrait jamais assumer aucune de ces tâches s'il n'avait pas déjà développé une sorte de système d'enregistrement et d'organisation des horaires et des calendriers.

Engagez-vous dans un processus de gestion et de planification du calendrier et respectez-le. Nous avons rassemblé certains conseils spécifiques à ce sujet . Ils comprennent:

  • Code de couleurs
  • Blocage du temps de travail uniquement pour gérer les calendriers et les horaires
  • Utiliser des outils de calendrier utiles

Avant de commencer avec notre liste, inscrivez-vous à L'assistant , la newsletter hebdomadaire gratuite avec des informations organisées si utiles que les EA disent ne pas savoir s'il faut la partager avec des amis ou garder les secrets pour eux. Recevez des conseils et des informations, comme ce qui est présenté ci-dessous, directement dans votre boîte de réception chaque semaine.

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Coordination des voyages

92% des assistants de direction déclarent faire cela

Les tâches d

Clouez-le: en matière de coordination des déplacements, l'efficacité et la cohérence sont essentielles.

Si vous vous souvenez d'une seule chose: Arrêtez de réinventer la roue (ou dans ce cas, l'itinéraire) chaque fois que vous devez coordonner le voyage. Utilisation modèles au lieu.

Les modèles rendent la planification de voyage plus rapide, plus efficace et plus cohérente. C'est une victoire pour le planificateur et le voyageur.

Vous pouvez aussi établir un processus de référence à suivre chaque fois que vous devez planifier un voyage. Par exemple, vous pourriez envisager:

  • Sélection des fournisseurs de voyages préférés à utiliser pour chaque voyage
  • Créer des listes de contrôle pour vous assurer de ne manquer aucun détail
  • Établir des échéanciers pour savoir quand faire quoi

Planification d'événements

90% des assistants de direction déclarent faire cela

Les tâches d

Clouez-le: laissez votre public vous apprendre à devenir un planificateur d'événements incroyable.

Si vous vous souvenez d'une seule chose: Boostez votre compétences en planification d'événements en demandant des commentaires aux personnes qui assistent à vos événements.

Demander des commentaires aux participants à l'événement fonctionne car, comme Bill Gates a dit un jour, «Nous avons tous besoin de personnes qui nous donneront leur avis. C’est ainsi que nous nous améliorons. »

Les commentaires des participants sont le seul moyen de faire la lumière sur certaines des questions brûlantes que vous êtes sûr de vous poser lors de la planification d'événements, telles que:

  • Ai-je assez de nourriture?
  • L'espace était-il trop étroit?
  • La musique était-elle trop forte?
  • L'orateur valait-il la peine?
  • Ces chaises étaient-elles trop rapprochées?
  • Le format était-il ennuyeux?

Plus vous poserez de questions, plus vous en apprendrez et meilleurs seront vos événements.

Tâches de secrétariat, y compris la gestion des appels téléphoniques, le transfert, etc.

73% des assistants de direction déclarent faire cela

Les tâches d

Clouez-le: les compétences en communication vous aideront dans toutes vos tâches de secrétariat.

Si vous vous souvenez d'une seule chose: Efforcez-vous constamment d'améliorer vos compétences en communication; Cela rendra chaque appel téléphonique et chaque interaction plus fluide et plus if.

Si la règle d'or de la vie en général est de «traiter les autres comme vous souhaitez être traité», alors la règle d'or des communications est de «parler aux autres comme vous souhaiteriez qu'ils vous parlent». Cela signifie pratiquer une simple empathie. Lorsque vous êtes au téléphone avec quelqu'un, posez-vous les questions suivantes:

  • De quoi cette personne a-t-elle besoin?
  • Comment se sent cette personne?
  • Que puis-je faire pour aider cette personne?

Vous trouverez la réponse à la plupart de ces questions simplement en écoutant.

Tâches d'assistant personnel

71% des assistants de direction déclarent faire cela

Les tâches d

Clouez-le: les patrons adorent les assistants personnels qui anticipent les besoins et les problèmes.

Si vous vous souvenez d'une seule chose: Faites attention au passé et visualisez le futur.

Considérez les choses qui se sont produites dans le passé pour faire des suppositions éclairées sur l'avenir. Vous n’avez peut-être pas toujours raison, mais vous vous améliorerez à chaque fois que vous essayez d’anticiper l’avenir.

Par exemple, imaginez que ces événements se sont déjà produits.

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  • Un client en particulier a annulé une réunion dont votre patron était enthousiasmé.
  • La même cliente vous a appelé à l'improviste parce qu'elle était juste «de passage en ville». Vous avez dû organiser une réunion impromptue.
  • La réunion impromptue ne s'est pas bien déroulée parce que votre patron aime être préparé.

Dans cette situation, vous pouvez démontrer vos capacités d'anticipation en programmant des appels ou des courriels d'enregistrement mensuels avec ce client particulier. Vous pouvez lui demander si elle vient bientôt en ville ou confirmer à nouveau qu’elle participera à toutes les réunions figurant dans l’agenda.

(- Obtenez plus de merde avec L'assistant - la première newsletter hebdomadaire gratuite conçue pour les assistants par des assistants.)

Demandes techniques sur le terrain

58% des assistants de direction déclarent faire cela

Les tâches d

Clouez-le: acceptez le fait que les assistants de direction finissent par gérer beaucoup de dépannage technique.

Si vous vous souvenez d'une seule chose: Soyez prêt pour les accidents technologiques.

Quelques difficultés technologiques vous prendront probablement au dépourvu lorsque vous débuterez, mais ce n’est pas grave. Commencez à suivre les demandes et les problèmes que les gens vous posent. Utilisez votre «recherche» pour découvrir des tendances, telles que les dix principaux problèmes. Notez comment vous avez résolu chaque problème avec succès et transformez vos solutions en une petite feuille d'instructions. Lorsque quelqu'un vient à vous avec l'un des problèmes, vous pouvez simplement envoyer la feuille d'instructions par courrier électronique. (Vous pouvez même le publier sur le site Web de l'entreprise ou sur l'intranet si c'est une option!)

Conseils supplémentaires:

  • Trouvez une ressource en ligne incontournable à consulter lorsque quelqu'un vous laisse tomber. Par exemple, vous pouvez rechercher les fabricants de vos principaux appareils électroniques de bureau. Notez les lignes directes du service client ou les liens d'aide en ligne afin de savoir où chercher des réponses en cas de problème.
  • Demandez à toute personne du bureau ayant des compétences en informatique de figurer sur votre liste de contacts. Cela signifie simplement qu'ils sont d'accord pour que vous leur donniez une bague si vous avez besoin d'aide pour un problème qui correspond à leur expertise

Tâches d'exploitation, y compris les avantages, le stationnement et l'entretien

56% des assistants de direction déclarent faire cela

Obtenez les commentaires des employés

Clouez-le: laissez les employés guider votre stratégie opérationnelle.

Si vous vous souvenez d'une seule chose: En cas de doute, parlez aux employés.

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Bien Directeurs des opérations savent qu'ils peuvent apprendre beaucoup rien qu'en parlant aux employés. Les adjoints de direction qui veulent faire un bon travail de gestion des avantages peuvent également parler aux employés pour informer leurs stratégies.

Tâches des ressources humaines, y compris l'intégration / la sortie)

51% des assistants de direction déclarent faire cela

Les tâches d

Clouez-le: tirez le meilleur parti de vos premières et dernières interactions avec les employés.

Si vous vous souvenez d'une seule chose: L'intégration et la sortie sont deux moments d'apprentissage.

Intégration présente un moment d'apprentissage pour employés .

Cela signifie, comme recommandé par Technologue RH , que vous devez renforcer et clarifier la culture de votre entreprise. Commencez les sessions d'intégration en expliquant ce que la culture d'entreprise signifie pour vous. Pensez à raconter une histoire sur une situation ou un événement lorsque la culture de votre entreprise s'est manifestée dans la vraie vie.

Débarquement présenter un moment d'apprentissage pour votre entreprise .

Cela signifie que vous devez savoir ce que les employés qui quittent pensent de l'entreprise. Qu'est-ce qu'ils aiment / n'aiment pas? Pourquoi partent-ils? Apprenez ce que vous pouvez en ce moment; les employés qui partent n'ont aucune raison de ne pas être honnêtes.

Tâches de conception / mise en page de bureau

46% des assistants de direction déclarent faire cela

Les tâches d

Clouez-le: amusez-vous!

Si vous vous souvenez d'une seule chose: Chaque bureau nécessite des besoins de conception différents. Si vous considérez les aspects uniques de votre entreprise et que vous vous amusez à planifier des conceptions et des mises en page, vous serez en mesure de créer un design de bureau que tout le monde aime.

Découvrez quelques idées de décoration de bureau .

(- Obtenez plus de merde avec L'assistant - la première newsletter hebdomadaire gratuite conçue pour les assistants par des assistants.)

Paie

16% des assistants de direction déclarent faire cela

Les tâches d

Clouez-le: choisissez un système qui fonctionne avec votre emploi du temps.

Si vous vous souvenez d'une seule chose: Les employés doivent être payés; assurez-vous qu'ils reçoivent leurs chèques de paie en trouvant un système de paie qui fonctionne avec votre horaire.

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Gérer la paie, c'est un peu comme faire l'épicerie, nettoyer la maison ou vraiment faire toute autre corvée; ce n’est jamais fini. Vous n’avez jamais simplement «fini» avec la paie. Vous devez le gérer encore et encore, et vous ne pouvez pas simplement «assommer un mois» en une journée si vous partez en vacances. Cela dit, soyez réaliste quant à vos besoins en matière d'horaire si vous comptez gérer la paie.

En tant qu'assistant exécutif, vous voyagez peut-être beaucoup. Si tel est le cas, faites ce que À savoir le blog recommande et trouvez un système de paie basé sur le cloud vous pouvez accéder de n'importe où à tout moment.

Conseil: Si vous êtes comme la plupart des EA et que vous prévoyez avoir un emploi du temps chargé, optez pour un système de paie automatisé cela enlèvera une partie du stress répétitif de la gestion de la paie de votre assiette.

Que pensez-vous de ces fonctions d'adjoint exécutif? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!