Comment organiser une retraite d'entreprise qui plaira à tout le monde

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Il est prudent de dire que l’employé moyen n’apprécie pas vraiment la quantité de travail nécessaire pour organiser une retraite d’entreprise.

Regardons les choses en face, la plupart des employés voient une retraite d'entreprise comme un jour de congé. Pour eux, c’est juste une chance de faire connaissance avec leurs collègues, de participer à quelques activités de consolidation d’équipe et peut-être de boire un verre de rosé (ou cinq).



Si seulement ils savaient.

Pour les responsables de bureau, les assistants de direction, les administrateurs et le personnel des ressources humaines chargés de l'organisation de ces événements, c'est une expérience très différente.

liza-goldberg«Cela peut être très stressant», explique Liza Goldberg, ancienne responsable de Dcbeacon Vibe devenue superstar du marketing événementiel. «Qu'il s'agisse d'une séance de planification pour les dirigeants ou d'une escapade festive amusante pour l'entreprise, vous pouvez avoir l'impression que tout repose sur vos épaules.»

Et pour être clair, c’est le gestionnaire de bureau, l’assistant exécutif ou l’administrateur qui sont le plus souvent chargés de planifier ces sites.

Selon les données de nos récents rapports sur l'état du gestionnaire de bureau et l'état de l'assistant exécutif, 84% des gestionnaires de bureau ont désigné la planification d'événements comme l'une de leurs principales responsabilités, tandis que 90% des assistants de direction nous ont dit la même chose.

Lorsqu'elles se passent bien, les retraites d'entreprise peuvent fournir une tonne de valeur. Sortir du bureau et entrer dans un nouvel environnement peut inspirer de nouvelles idées, et réunir des personnes de différents côtés de l'organisation permet de briser les silos et de stimuler de nouvelles collaborations. De plus, les retraites offrent des opportunités de créer et de renforcer des liens sociaux entre les membres de l'équipe, un ingrédient essentiel contrat d'employé .

Mais quand ils échouent, ils ont tendance à échouer de façon épique. Et tout le monde vous fera savoir s’il n’est pas satisfait.

Afin de vous assurer que votre prochaine entreprise hors site soit un succès avec votre équipe, nous avons fait appel à nos experts en retraite résidente - c'est la Liza susmentionnée et notre actuel responsable Vibe, Alexis Norman.

Ensemble, ils ont organisé une série de retraites d'entreprise mémorables et ives, et ils sont ici pour partager les secrets de leur succès.

Clarifier les objectifs dès le départ

Les retraites d'entreprise nécessitent beaucoup de planification et peuvent coûter cher. Il y a donc fort à parier que la plupart des entreprises ne les font pas uniquement pour les faire. Il y a généralement un objectif spécifique en tête.

Les raisons d'en coordonner une sont nombreuses et variées.

Il peut s'agir simplement de se défouler ou de célébrer après avoir franchi une étape importante. Il peut s'agir d'un brainstorming pour un projet très spécifique ou un défi à venir.

Il peut s'agir de favoriser les liens d'équipe ou d'augmenter la communication interministérielle. Cela pourrait être pour renforcer les valeurs et la culture de l'entreprise.

Cela pourrait être une combinaison de toutes ces choses!

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Plus tôt vous comprendrez quel est cet objectif, mieux c'est. Des objectifs clairs vous aideront à guider toutes vos prises de décision pendant que vous planifiez et exécutez cet événement.

Bien que cela puisse sembler évident, vous seriez surpris de voir à quelle fréquence les dirigeants supposent que vous êtes sur la même longueur d'onde en termes d'objectifs sans en discuter avec vous. Pendant ce temps, vous êtes laissé deviner.

Comme pour tant d'autres problèmes, la solution réside dans la communication. Dès que votre patron soulève l'idée d'une retraite d'entreprise, posez des questions pointues:

  • Le but pour tout le monde est-il juste de passer un bon moment?
  • Que cherchons-nous à en tirer? Un tas de nouvelles idées pour Q3?
  • S'agit-il d'un team building structuré? Ou plutôt des liens sociaux occasionnels?

S'il y a plusieurs objectifs (très possible), assurez-vous que vous et votre patron identifiez la priorité. De cette façon, si vous devez faire un appel difficile concernant les budgets ou le temps, vous pouvez faire le bon choix.

Liza élabore:

liza-goldberg«Pour l'un des sites que j'avais planifiés, il s'est avéré que le brainstorming était une partie beaucoup plus importante de l'événement que je ne l'avais réalisé au départ. Nous avons fourni du papier et des stylos, mais pas assez, et personne n'a apporté ses ordinateurs. Beaucoup de notes que les gens ont prises se sont perdues.

Cela aurait pu être évité si Liza avait eu le sentiment plus clair que s'éloigner de cette retraite avec quelques idées solides issues de ce brainstorming était une priorité absolue.

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Concentrez-vous sur un budget

Soyons réalistes pendant une seconde. En ce qui concerne les retraites, il y a de fortes chances que votre patron vous demande une Rolex, mais vous donne le budget pour une Casio.

La budgétisation sera l’un des plus grands défis auxquels vous serez confronté lors de vos premières retraites d’entreprise. Encore une fois, la priorisation aide:

liza-goldberg«Quoi qu'il en soit, vous aurez du travail avec un budget serré», explique Liza. 'Connaître vos priorités vous aidera à déterminer si vous devez lésiner un peu sur le déjeuner afin de réserver ce somptueux espace événementiel, ou vice versa.'

Un autre élément clé du travail avec un budget serré - la gestion des attentes. Parfois, vous aurez l'impression que votre patron est sorti de 'My Super Sweet 16.' Vous ne pouvez pas avoir le gâteau Ferrari et la tiare en diamant. Être réaliste sur ce que vous pouvez retirer dans votre budget vous évitera une déception majeure.

Un autre conseil - lisez les petits caractères!

alexis normand«Assurez-vous de passer en revue tous les éléments du contrat, en particulier en ce qui concerne la nourriture et l'alcool», déclare Alexis. «Les salles sont des maîtres dans la gestion des frais supplémentaires qui font exploser votre budget.»

Réservez une salle dès que possible

La réservation d'un lieu devrait être l'une des premières choses que vous faites. L'endroit où vous organisez votre événement peut être une décision décisive en termes de réception. Pour cette raison, il est très important de réserver le plus tôt possible pour éviter de rester coincé avec un paramètre qui ne fonctionne tout simplement pas. De plus, plus vous réservez tôt, meilleure sera l'offre que vous obtiendrez.

Comment savez-vous que vous avez le bon lieu? La taille de votre rassemblement déterminera beaucoup, mais encore une fois, cela dépend vraiment des objectifs.

Choisissez un lieu qui soutient l'activité que vous souhaitez encourager. S'il s'agit de créer des liens, vous aurez besoin d'un espace avec des activités et des endroits pour manger et socialiser.

Conseil de pro: Si votre équipe comprend des membres qui vivent dans d'autres régions du pays, réfléchissez aux moyens de favoriser une retraite virtuelle engageante pour les équipes éloignées qui pourraient ne pas être en mesure d'assister à l'événement en personne.

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Si un travail ciblé comme le brainstorming est plus important, un lieu au bord de la piscine, par exemple, n'est peut-être pas le meilleur choix. Au lieu de cela, assurez-vous que votre salle dispose d'un espace calme relativement exempt de distraction.

Liza recommande également de profiter des choses uniques que votre ville ou région a à offrir.

liza-goldberg«Nous sommes basés à Los Angeles, et une grande partie de notre équipe est originaire du Midwest», dit Liza, «nous nous efforçons donc de tenir nos sites hors site dans des lieux qui permettent à notre équipe de découvrir les choses impressionnantes de la Californie. Cela peut signifier aller à la plage de Santa Monica, dans une maison à Malibu ou dans un vignoble local pour que les gens puissent profiter du beau temps.

Si vous habitez près des montagnes, envisagez une escapade hors saison dans une station de ski locale. Si vous vous trouvez à proximité d'un centre-ville en plein essor, prenez le contrôle d'un restaurant branché ou d'un espace artistique. Trouvez les éléments qui rendent votre région unique et mettez-les en valeur.

Un autre facteur - un lieu qui a de l'expérience dans l'organisation d'événements d'entreprise.

alexis normand«Je ne peux pas vous dire à quel point il est utile de travailler avec un lieu qui a déjà organisé une retraite, surtout si c'est la première fois que vous en planifiez une», explique Alexis. «Regardez sur leur site Web et voyez s'ils ont du personnel spécialisé dans les événements d'entreprise. Recherchez un contact «Corporate Event Coordinator» ou «Corporate Services». Ce sont ces personnes qui peuvent apporter leur expérience pour contribuer à faire de votre événement un succès. »

Visitez le site au préalable

Si cela est possible, faites une promenade pour obtenir la configuration du terrain. Cela vous aidera à éviter une litanie de pièges potentiels que vous n’aviez même pas envisagés.

Voici encore Liza:

liza-goldberg«S'il y a une chose que j'aurais aimé faire avant de lancer mon premier hors site, ce serait de visiter le site par moi-même à l'avance, juste pour avoir une idée de la configuration du terrain», explique-t-elle. 'Cela aurait évité quelques-uns des maux de tête que nous avons rencontrés, comme des bus qui se perdaient ou ne savaient pas où se garer.'

Connectez votre retraite à l'objectif de votre entreprise

Parfois, susciter l'enthousiasme de votre équipe pour un hors site est plus difficile que vous ne le pensez. Même si ces événements sont censés être amusants et relaxants, il y aura quelques personnes dans votre équipe qui y verront une distraction par rapport au travail qu'ils devraient faire ou qui préfèrent simplement prendre une journée de congé.

Stimulez l'adhésion interne en rendant votre retraite déterminée.

alexis normand«Lors de notre dernière retraite, nous avons rassemblé les gens en équipes et les avons fait concourir pour un organisme de bienfaisance de leur choix», explique Alexis. 'Donner aux gens un but et une cause pour se rallier a vraiment aidé les gens à se motiver et à s'engager - cela ne semblait être une perte de temps pour personne.'

Nommer un agent de sécurité

Sortir du site pour une retraite comporte un peu plus de risques que votre quotidien ordinaire.

Certes, il est peu probable que vous mettiez directement votre équipe en danger, mais vous serez dans un nouvel environnement et le risque de blessures ou d’autres calamités est accru. (Surtout si vous jetez de l'alcool dans le mélange.)

C’est une bonne idée de prévoir le pire juste pour être en sécurité. C’est là qu’un agent de sécurité entre en jeu.

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Votre responsable de la sécurité devrait:

  • Acceptez de rester sobre tout au long de la journée afin qu'il ou elle puisse conduire en cas d'urgence.
  • Connaissez l'emplacement de l'hôpital le plus proche.
  • Apportez un trousse de premiers soins de bureau .
  • Connaissez la RCR.

L’agent de sécurité ne devrait pas être vous. De cette façon, si votre agent de sécurité doit conduire quelqu'un à l'hôpital, vous êtes toujours là pour aider à organiser l'événement.

Faites plaisir aux «influenceurs»

Peu importe ce que vous faites, vous ne pouvez pas plaire à tout le monde - soyez donc stratégique.

liza-goldberg«Il s'agit en partie de connaître votre équipe», explique Liza. «Dans chaque entreprise, il y a une poignée d’ «influenceurs» dont l’opinion déteint sur les autres. »

En gros, s’ils ne sont pas heureux, personne n’est heureux. Déterminer qui sont vos influenceurs et faire les petites choses pour les fidéliser est essentiel.

Organiser le transport

Faire en sorte que tous les membres de votre équipe prennent leurs propres voitures n'est généralement pas une option. C'est trop chaotique, vous n'aurez probablement pas assez de places de stationnement sur place, et tout le monde arrivera à des heures différentes et jettera votre horaire en désordre. (Si vous vivez dans une ville avec de bons transports en commun, la plupart des membres de votre équipe ne possèdent peut-être même pas de voiture.)

L'application Swoop est une excellente option que nous avons utilisée dans le passé pour amener les gens au bureau et revenir en toute sécurité.

alexis normand«Nous avons utilisé un excellent service appelé Swoop pour amener notre équipe sur le site», explique Alexis. «La meilleure chose à faire avec eux, c'est qu'ils s'associent à de nombreux espaces événementiels de la ville et ont en fait eu beaucoup de conseils sur la façon de faire de l'événement un succès.»

Planifiez la journée sur un T, mais créez des heures de tampon

Fournissez à votre équipe un itinéraire. Cela aidera l'événement à se dérouler sans heurts, tout en prévoyant des périodes tampon telles que les pauses d'eau, les cocktails et les rencontres. Il y aura toujours des retards imprévus, donc profiter de cette flexibilité vous aidera à garder votre événement sur les rails.

Soyez sensible à l'alcool

Boire ou ne pas boire?

La question de savoir si votre hors site comprend ou non la consommation d'alcool relève de la direction, et donc hors de votre contrôle. Mais si votre entreprise fournit de l'alcool à votre retraite, assurez-vous d'avoir suffisamment d'eau à disposition. Une bonne règle de base est d'avoir autant d'eau que d'alcool. Donc, si vous avez 15 bouteilles de vin, ayez également 90 bouteilles d'eau sous la main (supposons six verres par bouteille).

Une autre clé - n'oubliez pas de servir la nourriture avant de sortir l'alcool. Boire à jeun est une recette pour le désastre. (Et pour mémoire, les jello shots ne comptent pas comme de la nourriture.)

Et bien sûr, chaque fois que les gens boivent, ne conduisez pas. Cela ne vaut jamais la peine. Aucune exception.

Consultez notre article sur boire au travail pour plus de conseils.

Amusez-vous bien

Enfin, gardez à l'esprit que les retraites d'entreprise profitent à toute l'équipe. Et vous savez qui est une partie très importante de l’équipe? Toi!

Bien sûr, plus facile à dire qu'à faire. En tant que responsable de l'événement, vous ressentirez inévitablement un plus grand sens des responsabilités. Mais vous devriez quand même vous faire un devoir de participer à des activités, de goûter une partie de la nourriture et de vous connecter avec vos coéquipiers.

Liza élabore:

liza-goldberg«Qu'il s'agisse d'embaucher une équipe de nettoyage pour que vous ne soyez pas coincé sur les lieux avant le nettoyage de minuit, ou si cela ne vous prend que vingt minutes pour respirer, profiter de la nourriture et prendre un verre de vin, vous devez assurez-vous de retirer quelque chose de l'événement aussi. N'oubliez pas que ces événements sont pour toute l'équipe - et cela vous inclut. '

Quelles sont les choses les plus importantes à garder à l'esprit lors de la planification d'une retraite d'entreprise? Quelque chose que nous avons manqué?

Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.

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