Comment organiser une réunion individuelle ive: conseils, ordres du jour et erreurs à éviter

comment organiser une réunion individuelle ive

Si vous avez eu un patron qui ne croit pas aux réunions individuelles régulières, les excuses suivantes vous sembleront probablement assez familières:

'C'est beaucoup de temps sur mon calendrier. Je ne peux tout simplement pas m'y engager chaque semaine. »



«Je ne suis pas un microgestionnaire. Mon équipe est capable de se gérer. »

«Si mon équipe a besoin de moi, elle sait comment me joindre.»

Le problème avec cette ligne de pensée est qu'elle passe complètement à côté de l'essentiel.

Annuler la réunion individuelle, c'est le faire à vos risques et périls. Comme nous l'expliquons ci-dessous, ces réunions remplissent plusieurs fonctions cruciales, dont la moindre n'est pas de préparer votre équipe au succès et de surmonter les défis avant qu'ils ne deviennent des problèmes à part entière.

Sans oublier que si votre équipe n'interagit avec vous qu'en cas de crise, votre rôle devient réactif plutôt que proactif.

Nos données suggèrent que les gestionnaires qui sous-estiment l'importance des DR sont malheureusement assez courants.

Dans notre rapport sur l'état de la culture d'entreprise - une étude approfondie des cultures d'entreprise d'un large éventail d'industries à travers les États-Unis - plus de 60% des répondants ont déclaré ne pas recevoir de commentaires de leur responsable chaque semaine.

Et c’est dommage, car les individuels réguliers font partie des meilleurs outils du répertoire de tout manager.

Voici pourquoi.

Le cas des personnes individuelles

En affaires, dire que les réunions sont nulles, c'est un peu comme dire que l'eau est humide ou que le ciel est bleu. Personne ne discutera avec vous.

Mais notre mépris général pour les réunions a également stigmatisé la réunion individuelle ou «Direct Report» (DR). En conséquence, la plupart d’entre nous négligeons cet outil de gestion très important.

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Pour être juste, s'engager à une réunion de 30 minutes (ou plus) avec tous vos subordonnés directs peut prendre beaucoup de biens immobiliers précieux. Alors, qu'est-ce qui en vaut la peine?

C'est drôle que vous demandiez…

Ils gagnent du temps

Cela peut sembler contre-intuitif, mais c’est vrai. Une réunion permanente avec votre patron ou un subordonné direct vous permet de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent ou, mieux encore, de les devancer avant qu'ils ne commencent.

Ils créent une boucle de rétroaction

Une réunion régulière permet de créer un dialogue entre vous et votre subordonné direct qui fournit des données critiques pour la gestion de votre équipe. Le membre de l’équipe apprendra sur quoi il doit se concentrer et, de même, le responsable peut également ajuster la stratégie en fonction de l’apport de l’employé.

Ils aident vos employés à prioriser

Le temps de votre équipe est une ressource limitée - pas différente des autres ressources que vous gérez, comme le budget.

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Tout comme vous devez faire des choix sur l'endroit où investir votre budget, vous devez prioriser la façon dont vos employés investissent leur temps. En tant que gestionnaire, il est de votre devoir d’aider vos subordonnés directs à déterminer les activités à effet de levier le plus élevé et à répartir leurs efforts en conséquence.

Ils aident les employés à revenir aux objectifs

Pour certains employés, ce sont tous des arbres et aucune forêt.

Autrement dit, il est facile pour les employés de s’embourber dans les détails de l’exécution quotidienne. Rencontres individuelles sont un excellent moyen de prendre du recul et de s'assurer que leurs efforts s'additionnent à un tout plus grand.

Ils sont une opportunité de croissance et d'apprentissage

En faisant apparaître des défis, vous et votre subordonné direct pouvez travailler ensemble sur des stratégies pour les surmonter et augmenter ses compétences dans le processus. C’est également une bonne idée de réserver du temps pour (ou de consacrer une session entière à) le développement professionnel, un élément essentiel de l'engagement des employés .

Ils aident à la rétention

Les opportunités de croissance, la communication et le suivi des objectifs plus élevés sont tous des moyens de préparer votre équipe à la réussite, ce qui est un facteur important retenir les employés .

Mais au-delà de cela, l'un des plus grands avantages est que ces réunions aident simplement à démontrer que vous vous souciez de vous.

En faisant de la réunion une priorité, vous dites qu'elle est une priorité et vous rappelez à votre subordonné direct que vous êtes là pour leur soutien.

Ce sentiment contribue grandement à créer une équipe plus dévouée et engagée, une équipe plus susceptible de rester sur le long terme.

L'art du DR

Maintenant que nous pouvons tous convenir que les réunions individuelles sont les genoux de l’abeille, il convient de noter qu’elles ne sont efficaces QUE si vous les conduisez de la bonne manière.

Étant donné que différentes équipes ont des besoins différents, nous avons sollicité des conseils avisés de trois types de gestionnaires distincts - le directeur des ventes, le directeur et le dirigeant de niveau C - pour vous aider à mieux vous tenir en tête-à-tête.

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Voici ce qu’ils avaient à dire.

Laura - Responsable des ventes

Laura est directrice des ventes chez Dcbeacon, supervisant une équipe de directeurs de comptes de vente toujours remarquables, connue sous le nom de «The Wolf Pack». Voici ses meilleurs conseils pour tenir un tueur en tête-à-tête.

Cohérence

L'une des meilleures choses que vous puissiez faire est de vous tenir à l'engagement de votre calendrier.

laura-headshot«Des réunions hebdomadaires, programmées à la même heure, qu'il pleuve ou qu'il fasse beau, permettent aux deux parties de se préparer à poser des questions des deux côtés et permettent un brainstorming.»

La régularité des rencontres individuelles permet une compréhension plus profonde et une conversation plus structurée que si ses représentants ne prenaient que 5 à 10 minutes de son temps pendant la journée.

Concentrer

Selon Laura, il est important de garder à l’esprit ce que les one-one-one ne sont PAS. Il ne s'agit pas de mises à jour générales de l'état. Après tout, il existe des moyens plus efficaces de suivre les métriques. Au contraire, un face à face devrait viser à approfondir quelques problèmes spécifiques.

Cela signifie que la préparation et la concentration sont primordiales.

laura-headshot«Être préparé et ne pas essayer d'en faire trop est la clé pour tirer le meilleur parti de votre tête-à-tête.

J'essaie de me concentrer uniquement sur une poignée d'opportunités pour interroger mes représentants (par rapport à l'ensemble du pipeline), afin que nous ayons suffisamment de temps pour progresser sur chacun d'eux. '

Format

Laura préconise une session d'une demi-heure divisée en 3 sections de temps à peu près égal - métriques, pipeline et stratégie.

Touche personnelle

laura-headshot«Il est également important d’utiliser chaque semaine en tête-à-tête comme enregistrement.

Il est utile de se connecter et de se familiariser avec ce qu'ils ressentent avant de nous lancer dans une conversation basée sur des statistiques. '

La plus grande erreur à éviter - Une approche monolithique

Laura avertit qu'une approche unique est quelque chose à éviter dans votre tête-à-tête.

laura-headshot«Chaque représentant a des forces et des capacités différentes.

Il est important de les identifier en tant que gestionnaire, afin que vous puissiez vous appuyer sur eux, tout en les aidant dans tous les domaines qui causent un goulot d'étranglement. '

Brendan - Directeur du succès des membres

Brendan dirige une équipe de six membres de l'équipe de réussite des membres de Dcbeacon, qui comprend des gestionnaires et des contributeurs individuels. Il rencontre chacun d'eux au moins une fois par semaine. Voici ses meilleures pratiques.

Donner la propriété de Direct Report

Il est difficile de séparer le face-à-face de Brendan de son style de gestion - un modèle de chef de service que Brendan décrit en utilisant son sens de l’humour caractéristique.

Brendan-headshot«Je dis à tous mes représentants la même chose, que mon travail peut se résumer à la phrase que Bono a prononcée lors de la cérémonie d’intronisation au Rock and Roll Hall of Fame de Bruce Springsteen. Ils l’appellent The Boss, mais il travaille pour nous. »

Dans le cadre d'un tête-à-tête, cela signifie qu'il est là avant tout pour répondre à leurs préoccupations et leur offrir un soutien.

Cela signifie également qu’il appartient au subordonné direct de définir l’ordre du jour. Bien que Brendan soit préparé avec une connaissance approfondie de leurs indicateurs de performance, l'accent est toujours mis sur leurs besoins.

Format

Brendan a six DR par semaine et les limite à 30 minutes ou à une heure en fonction de la position. Mais ils commencent et finissent toujours de la même manière.

Brendan-headshot'Je commence toujours par demander' Comment vous sentez-vous? 'Et je finis par demander' Est-ce que je peux faire autre chose pour vous? ''

Selon Brendan, la première question l'aide à diriger la conversation. Si le représentant s'inquiète de quelque chose, cela lui indique sur quoi se concentrer en premier. La dernière question permet de renforcer le rôle de Brendan en tant que leader-serviteur, ainsi que de fournir un soutien supplémentaire une fois que les actions ont été définies.

La plus grande erreur à éviter - Ne pas donner suite

Selon Brendan, la seule façon de s'assurer que ces sessions sont utiles est de transformez votre conversation en action .

Brendan-headshot«Il est extrêmement important de donner suite aux points qui ont été abordés lors de l’entretien individuel.

Assurez-vous de vérifier la progression d'un certain domaine qui a été discuté et indiquez les améliorations ou un comportement similaire. »

Cet impératif va dans les deux sens:

Brendan-headshot'Si c'est une demande que vous avez besoin de suivre pour eux, vous feriez mieux d'avoir une réponse ou une explication. Le face-à-face consiste à développer la confiance entre les deux parties et vous devez également faire votre part.

Comme le dit The Boss, 'Deux cœurs font le travail.' '

Ryan - Président et COO

Ryan est président et chef de l'exploitation de Dcbeacon. Il rencontre tous les chefs de service de l'entreprise, principalement des employés de niveau VP et Director. Voici ses conseils pour l'exécutif C-Level.

Configurer les rapports directs pour réussir

Selon Ryan, fournir à vos subordonnés directs le soutien dont ils ont besoin devrait être l’objectif numéro un de toutes vos réunions individuelles.

ryan-headshot«La principale raison de tenir des réunions individuelles est de s'assurer que chaque membre de mon équipe se sent en mesure d'atteindre ses objectifs et d'avoir le plan de match pour réussir.

Aucun membre de l'équipe ne devrait avoir l'impression de tourner les roues ou sous l'eau. C'est l'occasion de s'assurer qu'ils ont un plan qu'ils sont convaincus de pouvoir réaliser et une bonne direction pour aller de l'avant - avec mon plein soutien.

Convenir de l'ordre du jour

Au lieu d'exiger de ses subordonnés directs qu'ils arrivent à la réunion avec des points de discussion, Ryan pense qu'il est important de convenir de l'ordre du jour à l'avance. Pour s'assurer que cela se produit, il demande à son équipe de lui envoyer ses principaux éléments à l'avance afin qu'il puisse s'assurer que leur réunion se concentre exactement sur les bonnes choses.

ryan-headshot«Je demande que mon subordonné direct me fournisse un ordre du jour avant la réunion afin que je puisse être au mieux préparé pour aider à résoudre leurs problèmes ou fournir des réponses à leurs questions.

Je renverrai parfois l’ordre du jour avec des questions supplémentaires que j'estime importantes que nous devons examiner. »

Cela peut prendre un peu de va-et-vient, mais cet exercice vous aide à vous concentrer sur les éléments les plus importants et à maximiser votre temps ensemble.

Écouter et poser des questions

Pour Ryan, il est important de se rappeler que vos subordonnés directs en savent plus que vous sur les défis auxquels ils sont confrontés, car ce sont eux qui les vivent et les respirent. Pour cette raison, il est préférable d’écouter ce qu’ils ont à dire.

ryan-headshot'Ne supposez pas que vous savez tout ce qui se passe ou ce qu’ils ont ou n’ont pas déjà fait concernant un problème ou un sujet spécifique.

Faites-leur l'occasion de devenir le leader d'opinion et d'identifier des moyens d'atteindre plus efficacement leurs objectifs. »

Armé de toutes les informations, vous pouvez désormais avancer ensemble vers une solution.

Poussez votre équipe à grandir

Un autre avantage moins évident des individuels sont les opportunités de croissance qu'ils offrent. Parce que vous examinez constamment les défis, les opportunités ne sont jamais rares.

ryan-headshot«L'autre raison principale des rencontres individuelles est de pousser mon équipe à sortir des sentiers battus et à vraiment s'efforcer d'atteindre et de dépasser leurs objectifs.»

Ryan adopte une approche socratique de la croissance de son équipe. Plutôt que de fournir des réponses, il demande à ses subordonnés directs de creuser plus profondément en posant des questions pointues.

ryan-headshot«J'utilise ce temps avec eux pour poser des questions approfondies et pour leur faire voir des choses qu'ils n'auraient peut-être pas vues par eux-mêmes.

Ce n’est pas le moment pour moi de présenter toutes les idées, c’est plutôt un moyen d’utiliser la conversation comme un guide pour identifier des solutions meilleures et innovantes. »

La plus grande erreur à éviter - Ne supposez pas que vous savez mieux

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Étant donné que le rôle principal de Ryan dans ces réunions est de fournir le soutien dont ses subordonnés directs ont besoin pour résoudre leurs problèmes et atteindre leurs objectifs, la plus grande erreur qu'il voit commettre par les gestionnaires est d'agir comme s'ils avaient toujours les bonnes réponses.

ryan-headshot«Trop souvent, les managers essaient d’être« la personne la plus intelligente de la salle »et donnent simplement leurs propres réponses ou solutions, au lieu d’engager l’autre personne pour les aider à trouver la réponse ou la solution pour aller de l’avant.

Dans mon poste, je travaille avec une équipe de vice-présidents qui sont les vrais experts - pas moi. Ce sont eux qui savent diriger leur propre équipe ou service.

La valeur que je peux le plus souvent offrir est de mieux comprendre les obstacles qui les empêchent d'atteindre leurs buts et objectifs. »

Exemple d'agenda individuel

Comme vous pouvez le voir, les meilleures pratiques pour les face à face peuvent varier en fonction de la situation, mais il existe peu de fils communs. Voici un exemple de modèle d'ordre du jour avec les bases d'une réunion de 30 minutes. N'hésitez pas à le modifier en fonction de vos besoins.

30 minutes au total

1. Enregistrement personnel (~ 2 minutes)
Commencez par évaluer comment la semaine se passe pour votre rapport direct. Sont-ils stressés? Excité? Prudent? Une question comme 'Comment vous sentez-vous?' est un excellent moyen d'aider à diriger la conversation qui s'ensuit.

2. Articles principaux (~ 20 minutes)
Demandez à votre subordonné de préparer trois points à discuter. Ce sont les choses pour lesquelles ils ont besoin d'aide ou sur lesquels vous devez peser.

C'est votre chance de réfléchir, de résoudre les problèmes et de trouver des solutions aux problèmes auxquels ils sont confrontés. N'oubliez pas que votre travail consiste à les aider à éliminer les obstacles qui entravent leur progression.

Cela ne veut pas dire leur donner les réponses. Souvent, c'est écouter et poser des questions précises qui aident votre subordonné direct à trouver la bonne solution.

3. Achèvement des objectifs / Résultats cruciaux pour la semaine (~ 5 minutes)
Vous avez maintenant l'occasion de vérifier brièvement comment vos subordonnés directs suivent leurs objectifs et de vous assurer qu'ils savent exactement comment ils vont progresser pour la semaine à venir. Aidez-les à identifier et prioriser les trois activités à effet de levier le plus élevé. Cette fois, c'est aussi l'occasion de leur rappeler de prendre du recul et de faire le point sur la situation dans son ensemble.

4. Éléments d'action (~ 2 minutes)
Une fois que la voie à suivre est claire, le moment est venu d'attribuer des actions et de fixer des délais. Assurez-vous que vous êtes clair sur les responsabilités, il ne devrait y avoir aucune ambiguïté.

5. Demandez: «Comment puis-je vous aider?» (~ 1 minute)
Enfin, prenez une minute pour poser cette simple question. Cela garantit que vous fournissez toujours à vos subordonnés directement le soutien complet dont ils ont besoin pour réussir.

Comment tirez-vous le meilleur parti de vos rencontres individuelles? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.

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