Comment créer la politique de travail parfait à domicile pour votre entreprise en 2021 [avec modèle]

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Dans notre monde du travail moderne ultra-flexible et axé sur la technologie, une politique de travail à domicile réfléchie devient un incontournable des entreprises progressistes.

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Bienvenue à l'ère du travail à distance. Les ordinateurs portables, les smartphones, les applications de messagerie et le WiFi partout permettent à la plupart des employés de bureau de faire leur travail pratiquement n'importe où. Ajoutez à cela une attente croissante parmi les employés de pouvoir faire leur travail où qu'ils se trouvent - dans un café, en voyageant dans un pays étranger ou dans le confort de leur canapé.



Il est également important de se rappeler que même si nous entrons dans une nouvelle version plus flexible ère de travail , le bureau restera le lieu où votre équipe pourra faire de son mieux. Le perfectionnement d'une expérience de travail qui favorise la communauté, la collaboration et les rencontres fortuites qui mènent à l'innovation se poursuivra.

Idéalement, travail à distance complète cette expérience de travail élevée. La clé est de créer une politique de travail à domicile qui définit les bonnes attentes et crée des canaux et une infrastructure qui non seulement prennent en charge le travail à domicile, mais qui atténuent les nombreux écueils qui surgissent lorsque vous retirez des employés du bureau. Avec la bonne préparation et la bonne communication, votre équipe peut être aussi heureuse, connectée et ive à la maison qu’au bureau.

Nos ressources et outils Work From Home préférés à prendre en compte:

  • Assemblée - création de culture gratuite et appréciation des employés
  • monday.com - collaboration d'équipe et ivité
  • Outback - consolidation d'équipe virtuelle et engagement

Dans cet article, nous expliquerons exactement comment le travail à distance peut profiter à votre entreprise, les pièges potentiels que vous devez prendre soin d'éviter et pourquoi une politique de travail à domicile réfléchie et complète est le facteur le plus important pour préparer votre équipe à réussir. . Utilisez cet article pour vous guider dans l’élaboration de la politique relative au travail à domicile qui convient à votre équipe.

Table des matières

Qu'est-ce qu'une politique de travail à domicile?

Une politique de travail à domicile est un accord entre l'employeur et l'employé qui définit clairement les attentes et les responsabilités des employés qui travaillent à domicile. Il peut également définir qui est éligible pour travailler à domicile, le processus de demande de travail à domicile, ainsi que le processus d'approbation.

Pendant les situations de travail à domicile obligatoires (comme une crise de santé ou de sécurité comme le COVID-19), cela permet de garantir que les employés sont prêts à réussir et qu'ils peuvent continuer à rester en bonne santé et ifs.

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Quels sont les avantages du travail à domicile?

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Permettre aux employés de travailler à domicile ou à distance est une bonne pratique qui peut profiter au bien-être de vos employés et à votre entreprise. La maximisation de ces avantages doit être une priorité lorsque vous concevez la politique de travail à domicile de votre entreprise. Voici pourquoi une politique relative au travail à domicile est bonne pour votre entreprise:

Il signale la confiance . A présent, nous savons tous que contrat d'employé stimule la performance; plus les employés sont personnellement investis dans le succès de votre entreprise, plus ils sont prêts à aller au-delà des attentes pour atteindre leurs objectifs. Démontrer que vous faites confiance à vos employés pour travailler à domicile aide à cimenter le lien émotionnel entre l'employeur et l'employé qui permet l'engagement.

Cela redonne du temps aux employés . Un grand avantage que la plupart des employés découvrent lorsqu'ils travaillent pour la première fois à domicile est le manque de navette. Le trajet moyen en Amérique est plus de 52 minutes chaque jour . Les employés auront plus de temps à consacrer à eux-mêmes, à leur famille, à leurs loisirs - ou à leur travail s'ils le souhaitent.

Il soutient un travail ciblé. L'autre avantage évident du travail à domicile est l'absence de distractions courantes au travail. C’est pourquoi de nombreuses entreprises (y compris Dcbeacon) ont désigné des journées à distance consacrées à un travail ciblé. Les membres de l'équipe sont encouragés à planifier les tâches qui nécessitent une concentration intense (comme la rédaction, la planification ou l'élaboration de stratégies) ces jours-ci pour maximiser l'efficacité.

Il réduit l'absentéisme. Lorsque vous donnez aux employés la possibilité de travailler à domicile lorsqu'ils commencent à se sentir malades, ils sont moins susceptibles de transmettre la maladie au reste de l'équipe. Le résultat est une équipe plus saine et plus ive. Vous pouvez vraiment voir l'effet de ce phénomène pendant les saisons annuelles du rhume et de la grippe - ou le rare exemple d'une pandémie comme COVID-19.

Cela peut faire des employés bien équilibrés. Les employés qui ont une vie de famille saine, une vie sociale et qui ont du temps pour des projets et passe-temps passionnés sont de meilleurs travailleurs. Travailler à distance peut signifier que votre chef de projet peut aller chercher son enfant à l'école, peut s'engager à des happy hours hebdomadaires avec des amis, ou peut enfin s'inscrire à ce cours de programmation qu'il souhaitait suivre. Lorsque les employés sont épanouis dans d'autres domaines de leur vie, ils ont également tendance à mieux se montrer au travail.

Quels sont les risques potentiels du travail à domicile?

Travailler à distance n'est pas sans inconvénients potentiels. Assurez-vous de vous prémunir contre les risques que nous avons exposés ci-dessous lorsque vous créez votre politique de travail à domicile.

Il peut être difficile d'établir des limites. Ne pas avoir à faire la navette (ou à prendre une douche) est génial, mais une chose que nous entendons encore et encore est qu'il peut être difficile d'éteindre votre cerveau au travail et de vous détendre. Certains employés se retrouvent à travailler ou à consulter leurs courriels à partir du moment où ils se réveillent jusqu'au moment où leur tête touche l'oreiller. C’est une recette infaillible pour Burnout .

Cela peut être isolant. Être entouré de gens est bon pour nous . Notre corps libère des produits chimiques de bien-être, l'ocytocine et la sérotonine lorsque nous voyons des personnes qui nous tiennent à cœur - comme des amis, des collègues et des membres de la famille. Trop de temps passé seul peut conduire à une humeur dépressive. De plus, être absent du bureau peut également éroder les liens entre un employé et l'entreprise elle-même. Un bureau - en particulier un bureau avec une expérience de travail bien conçue - donne à vos employés un sentiment d'identité et de connexion avec votre entreprise et ses valeurs. Cela diminue lorsque vous passez trop de temps loin de lui.

Il élimine les rencontres fortuites. L'un des plus grands avantages d'un bureau - en particulier celui avec une salle de repos étonnante - est qu'il offre des opportunités d'interaction spontanée entre des personnes de différentes organisations. ( Steve Jobs l'a célèbre lors de la conception des aménagements des bureaux Apple et Pixar.)

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Cela peut s'accompagner d'autres distractions. Bien que le travail à domicile élimine les distractions typiques du bureau (comme les collègues bavards), le fait est que les maisons des employés sont rarement optimisées pour le travail et peuvent aider à promouvoir procrastination de la journée de travail . Souvent, employés à distance finissent par travailler sur un canapé ou un lit parce qu’ils n’ont tout simplement pas de bureau ou de table convenable. Ou ils peuvent allumer un téléviseur pour le bruit de fond… et finir par le regarder toute la journée. Les entreprises proposant des services tels que des repas, des collations ou des cafés peuvent voir les employés manquer pour le déjeuner ou le café plusieurs fois au cours de la journée, car les employés ne sont pas habitués à planifier les repas, les collations et café .

Ce qu'il faut inclure dans votre politique de travail à domicile

L’objectif de la politique de travail à domicile de votre entreprise doit être d’optimiser les avantages tout en limitant les risques, afin de permettre à vos employés de réussir aussi bien en dehors du bureau qu’ils y sont. Voici ce que votre politique doit inclure pour garantir que c'est exactement cela.

Définissez qui a le droit de travailler à domicile. Toutes les fonctions professionnelles ne peuvent pas être exécutées à distance. Décrivez clairement les équipes autorisées à travailler à distance et celles qui doivent être au bureau.

Vous pouvez définir des critères d'éligibilité - c'est-à-dire que seuls les employés qui sont dans l'entreprise depuis 90 jours et qui ont atteint 90% de leurs objectifs peuvent travailler à distance. Bien sûr, cela ne s'applique pas lors d'une crise sanitaire comme le COVID-19, lorsque le travail à domicile peut être obligatoire.

Établissez un processus d'approbation. De même, une fois que vous avez établi les critères d'éligibilité, décrivez clairement le personnel et le processus d'approbation. Les employés doivent savoir comment demander des privilèges de travail à domicile, qui approuvera et le moment de l'approbation.

Fixez des heures de travail régulières. Votre politique relative au travail à domicile doit indiquer clairement quand les employés doivent travailler et quand ils doivent l'appeler un jour. Si vous appréciez la flexibilité, cela peut signifier définir un nombre total d'heures (c'est-à-dire que les employés doivent travailler au total 8 heures par jour).

Plus probablement, cela impliquera d'établir une fourchette d'heures de travail (c'est-à-dire que les employés doivent travailler et être disponibles de 9 h à 17 h). Une bonne pratique consiste à refléter votre journée de travail de bureau standard, qui peut varier selon l'équipe.

Pour les salariés , cette politique ne consiste pas seulement à s'assurer que votre équipe reste concentrée sur ses tâches. Le plus grand avantage est de permettre aux employés d'établir leurs propres limites afin qu'ils ne se sentent pas obligés d'être «toujours actifs», ce qui prévenir l'épuisement professionnel à long terme.

Pour les employés horaires , rappelez-vous que les règles fédérales non exemptées s'appliquent. Assurez-vous que les employés comprennent qu'ils doivent continuer à suivre leur temps et demander l'approbation du directeur pour faire des heures supplémentaires.

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Fournir des conseils sur le chronométrage des employés horaires. Les employés horaires non exemptés devront toujours enregistrer avec précision toutes les heures travaillées et soumettre ces registres à leurs gestionnaires. Assurez-vous que les employés horaires ont un moyen d'enregistrer avec précision leur temps lorsqu'ils travaillent à distance.

Créer des normes de présence et de disponibilité. L’un des défis que vous rencontrerez en travaillant à distance est que vous ne pouvez pas simplement passer devant le bureau de quelqu'un pour obtenir son avis sur un projet urgent. Parfois, vous aurez l'impression de traquer constamment les gens, de les frapper sur Slack, par e-mail et par SMS. Minimisez cela en définissant des normes sur le moment et la manière dont les membres de l'équipe seront disponibles.

Rationalisez les canaux de communication. La communication en personne n'étant plus une option, vos communications internes doivent être composées. Cela signifie auditer les canaux de communication existants et désigner l'objectif principal de chacun. Cela peut également signifier la suppression des canaux redondants. Par exemple, si votre entreprise utilise à la fois Slack et G-chat, vous devez demander aux membres de l'équipe de s'en tenir à l'un ou à l'autre pour réduire l'inefficacité.

Une panne typique pourrait être:

  • Mou pour une communication rapide, légère et informelle, et comme seconde touche pour des annonces opportunes.
  • Email pour des communications plus longues, des annonces à l'échelle de l'équipe et une programmation interne (comme des résumés de nouvelles).
  • Nextiva pour les réunions.
  • monday.com (ou autre logiciel de gestion de projet ) pour la gestion de projet et collaboration en ligne .
  • Assemblée pour la reconnaissance des employés et l'engagement des employés à distance.
  • Intranet de l'entreprise pour les questions fréquemment posées, les politiques de l'entreprise et les ressources RH.

Fournir un support informatique. Tout en travaillant à domicile, les employés s'appuieront plus que jamais sur la technologie. L'exécution des fonctions de communication et de travail les plus élémentaires nécessite une informatique fonctionnelle. Fournir un support informatique est à la fois plus important et plus difficile d'un point de vue logistique pour une main-d'œuvre dispersée. Surtout si vous êtes engagé dans intégration à distance , vous devrez vous assurer que les nouveaux employés et le service informatique peuvent communiquer efficacement entre eux.

Créez une ligne d'assistance et un système de billetterie spécifiquement pour les employés distants et décrivez la procédure que les employés doivent suivre pour faire remonter les problèmes technologiques.

Maintenez les normes de sécurité. Vous voudrez peut-être investir dans un réseau privé virtuel (VPN) chiffré pour protéger tous les utilisateurs du système. De même, demandez aux employés d'éviter les réseaux Wi-Fi publics vulnérables. Encouragez-les plutôt à utiliser des points d'accès ou à fournir un logiciel de cryptage. Enfin, assurez-vous que les employés conservent les données de travail sur des ordinateurs de travail et non sur des ordinateurs personnels. Le plus souvent, cela signifie que les employés ne doivent répondre aux e-mails que sur les appareils de travail.

Poursuivre les programmes de communication interne, y compris les réunions à main levée. Une communication constante est essentielle. Les newsletters et les mises à jour de Slack doivent continuer. Votre main levée hebdomadaire ou bimensuelle sera plus difficile à poursuivre, mais vous devez faire tous les efforts pour le faire, même si le format change. Un e-mail hebdomadaire de la direction de l'entreprise ou une présentation de diapositives partagée peut être tout aussi efficace.

Maintenez un lien avec votre culture. Dans la mesure du possible, le maintien des avantages et des commodités aidera à maintenir un sentiment de normalité et continuité avec vos collaborateurs .

Ceci est particulièrement important dans les scénarios où les employés sont obligés de travailler à domicile pour des raisons de santé et de sécurité (comme dans le cas de la pandémie COVID-19).

Créez un code vestimentaire. Bien que porter des sweats tout au long de la journée de travail semble être un avantage pour toute situation de travail à domicile, les employés peuvent encore avoir à interagir avec les clients, les clients ou les partenaires par vidéoconférence. Une note sur la garde-robe acceptable dans ces situations est appropriée.

Enregistrez l'accusé de réception. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un accord entre l'employeur et l'employé, sujet à révocation si les conditions ne sont pas remplies. Utilisez une solution de signature électronique numérique comme DocuSign pour enregistrer les reçus des employés.

Recueillez des commentaires et répétez. Vous n'obtiendrez pas tout correctement du premier coup. Créer des avenues pour commentaires des gestionnaires et les contributeurs individuels. Les commentaires anonymes sont les meilleurs. Plus important encore, mettez en œuvre les changements le cas échéant.

Enfin, que vous le réalisiez ou non, la mise en œuvre de votre politique de travail à domicile nécessitera une gestion du changement. Votre objectif pourrait être le statu quo, mais y parvenir signifie l'adoption généralisée de nouveaux comportements. Utilisez ces conseils pour définir les bonnes attentes pour vos employés et contribuer à leur réussite.

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Conseils pour les employés travaillant à domicile

1) Maintenez votre routine matinale.

Ce n'est pas parce que vous n'allez pas dans un bureau que vous devez ignorer les choses qui vous préparent habituellement à la réussite. Réveillez-vous en même temps et continuez la routine qui vous convient.

2) Réutilisez le temps de trajet pour prendre soin de vous.

le transport moyen américain est de près de 27 minutes dans chaque sens. Ne laissez pas ce temps récupéré se perdre. Si la lecture, la méditation, la journalisation ou la pratique du yoga ne font pas actuellement partie de votre routine, c'est le moment idéal pour les essayer.

3) Habillez-vous pour réussir.

Ce n'est pas parce que vous pouvez vous en tirer avec vos pyjamas que vous devriez le faire. Vous pouvez toujours interagir avec des collègues, des partenaires ou des clients via la vidéo. De plus, s'habiller confortablement et professionnellement vous aide à avoir le bon état d'esprit pour rester if.

4) Concentrez-vous sur la nutrition.

Restez concentré et énergique en évitant les aliments contenant des sucres, des ingrédients artificiels ou des calories vides. Les boîtes bien-être Work-From-Home de Dcbeacon contiennent un mélange soigné de barres plus saines, de croustilles, de viande séchée, de granola, de mélange montagnard et de bonbons pour vous garder bien alimenté tout au long de votre travail à distance journées.

5) Désignez un espace de travail dédié.

Trouvez un environnement qui favorise la ivité. Il doit être calme, confortable et exempt de distractions - et différent de l'endroit où vous mangez ou vous détendez habituellement.

6) Prenez le temps de sortir.

Prendre des pauses est excellent pour votre concentration et votre bien-être. Rechargez en vous promenant dans le pâté de maisons ou en sortant sur une terrasse ou un balcon.

7) Organisez autant de visioconférences que possible.

L'interaction en face à face ne doit pas nécessairement être une victime du travail à distance. Effectuer des stand-ups quotidiens ou réunions d'équipe virtuelles via un logiciel de visioconférence pour maintenir cette connexion personnelle.

8) Fixez des heures de travail régulières.

Il peut être particulièrement facile de laisser votre journée de travail se glisser tôt le matin et le soir tout en travaillant à distance. Évitez cela en fixant les heures de travail et en vous y tenant. Ne regardez pas la télévision. Travailler près d'un téléviseur inhibe notre capacité à nous concentrer. Résistez à l'envie d'allumer le téléviseur, même si ce n'est que pour le bruit de fond.

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9) Ne regardez pas la télévision .

Travailler près d'un téléviseur inhibe notre capacité à nous concentrer. Résistez à l'envie d'allumer le téléviseur, même si ce n'est que pour le bruit de fond.

Les gens posent également ces questions lors de la création d'une politique de travail à domicile

Q: Comment assurez-vous la ivité d'une équipe dans un environnement de travail à domicile?

  • R: Commencez par donner aux employés les informations, les outils et les canaux de communication dont ils ont besoin pour réussir chez eux. Le travail à domicile implique un certain degré de gestion du changement, alors dotez vos employés des meilleures pratiques afin qu'ils puissent s'adapter rapidement aux nouvelles circonstances. Augmentez la responsabilité avec les enregistrements le matin et en fin de journée via la vidéoconférence.

Q: Comment entretenez-vous la culture d'entreprise avec des employés distants?

  • R: Signalez aux employés distants qu'ils sont pris en charge et appréciés, même lorsqu'ils travaillent à l'extérieur du bureau. Restez connecté via plusieurs points de contact et canaux. Lors de la planification d'événements à main levée ou d'autres événements à l'échelle de l'entreprise, trouvez des moyens d'inclure des employés distants. Dans la mesure du possible, étendez les équipements du bureau comme livraison de collations saines ou des repas préparés (via des crédits de livraison de nourriture ou des cartes-cadeaux aux employés distants). Boîte de bien-être Work-From-Home de Dcbeacon facilite la tâche en expédiant une sélection de collations organisée directement au domicile des employés.

Q: Qu'est-ce qui fait une politique efficace de travail à domicile?

  • R: Une politique efficace de travail à domicile prépare les employés à réussir en communiquant clairement les attentes, les responsabilités et la conduite. Il doit être accompagné de conseils tactiques pour aider les employés à optimiser leur travail depuis leur domicile.

Q: Quelle est la meilleure façon de maintenir la communication avec les employés distants?

  • R: Bien que plusieurs canaux soient utiles, désignez un canal de communication principal pour les informations opportunes telles que les communications et la disponibilité à l'échelle de l'entreprise. Une application de messagerie d'entreprise légère et flexible comme Slack fonctionne bien à cet effet.

Q: Comment surveillez-vous les employés horaires qui travaillent à distance?

  • R: Utilisez un système de présence mobile comme TimeDoctor ou Opportun ou pour s'assurer que les employés horaires suivent avec précision leur temps (et sont donc correctement rémunérés). Augmentez la fréquence des vérifications des progrès pour une responsabilisation supplémentaire.

Q: Comment démarrer une politique de travail à domicile avec mon équipe?

  • R: (1) Établir l'éligibilité. (2) Créer un processus de demande et d'approbation. (3) Utilisez l'un de nos modèles pour personnaliser une politique de travail à domicile adaptée à votre équipe.

Q: Dois-je laisser mes employés travailler à domicile?

  • R: Oui! Permettre aux employés de travailler à distance s'accompagne de nombreux avantages, notamment un engagement accru. Cependant, il est important de se prémunir contre les risques potentiels tels que le manque de frontières et la diminution de la connectivité avec votre organisation. De plus, tous les employés ne sont pas en mesure d'exécuter à distance des fonctions essentielles de leur poste. Indiquez clairement qui est éligible ou non au travail à distance.

Q: Comment mesurer le succès d'une politique de travail à domicile?

  • R: La mesure dépend en fin de compte des objectifs de votre politique de travail à domicile. Si votre objectif est un engagement accru, les indicateurs de performance clés tels que le taux de rotation des employés, l'ENPS (score net du promoteur des employés) et le bonheur des employés sont de bons indicateurs. Si vos employés travaillent à distance en raison d'une urgence de santé ou de sécurité (comme pendant la pandémie de COVID-19), le succès peut être mesuré principalement par leur santé et leur sécurité globales, ainsi que par le maintien des objectifs principaux tels que les revenus et la ivité.

Q: Quels sont les conseils à donner aux employés qui font la transition vers un poste éloigné?

  • R: Consultez notre liste de conseils, qui incluent le maintien de votre routine matinale; réaffecter le temps de trajet aux soins personnels; s'habiller pour réussir; se concentrer sur une alimentation saine; désigner un espace de travail dédié; prendre le temps de sortir; conduite de toutes les réunions par vidéoconférence; fixer des heures de travail régulières; et résister à la tentation de regarder la télévision.

Q: Y a-t-il un bon exemple de politique de travail à domicile que je peux citer?

  • R: Oui - téléchargez notre modèle de politique de travail à domicile pour des idées et de l'inspiration.

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Que contient une boîte bien-être Work From Home?

Quelle a été votre expérience de la création d'une politique de travail à domicile? Avez-vous des trucs / astuces qui ont bien fonctionné? Peut-être quelque chose qui ne l’a pas fait? Nous aimerions connaître votre opinion dans les commentaires ci-dessous.