Comment les meilleurs assistants de direction fixent et atteignent leurs objectifs

définition d'objectifs

On nous pose beaucoup de questions sur l'établissement des objectifs de l'assistant exécutif, à la fois dans notre Communautés EA et par nos membres, et c’est un sujet étonnamment controversé. Cela se produit généralement de deux manières.



C’est soit -



Je suis un assistant exécutif. Dois-je commencer à penser à me fixer des objectifs? La fixation d'objectifs s'applique-t-elle même à moi? À quoi ressemblent même les objectifs des assistants de direction?

Ou…



Aidez-moi! Mon patron vient de me demander de fixer des objectifs pour la première fois et je ne sais pas par où commencer. Quels sont les objectifs de l'assistant exécutif?!

Selon à qui vous demandez, l'établissement d'objectifs pour les EE est soit sacrément important, soit un exercice utile mais pas essentiel, soit… une perte de temps totale.

Ayant travaillé en étroite collaboration avec autant d'assistants de direction, nous pensons que l'établissement d'objectifs n'est pas simplement un exercice utile pour certains assistants de direction, c'est en fait crucial pour réussir dans le rôle.



(- Obtenez plus de merde avec L'assistant - la première newsletter hebdomadaire gratuite conçue pour les assistants par des assistants.)

Comme nous l'avons constaté dans notre plus récent Rapport sur l'état de l'assistant exécutif , le rôle d'EA n'a cessé de prendre de l'ampleur. Les adjoints de direction d’aujourd’hui sont censés être une extension des cadres qu’ils soutiennent. Cela signifie qu'en plus d'effectuer des tâches administratives telles que la gestion du calendrier, la réservation de voyages et l'organisation d'événements, de nombreuses fonctions de supervision relèvent autrefois des ressources humaines, des finances ou des opérations. Parlaient intégration de nouveaux employés , résoudre les problèmes informatiques, gestion des avantages , et même diriger la culture du bureau. (Nous supposons que vous pouvez comprendre cela.)

Les adjoints de direction sont également censés offrir des conseils stratégiques de haut niveau et trouver de nouvelles façons de faire progresser l'entreprise. Cela pourrait signifier la mise en œuvre nouvelle technologie ou des processus qui fournissent une augmentation mesurable de l’efficacité ou qui ont un impact sur les résultats de l’entreprise.

C'est pourquoi l'établissement d'objectifs est si important. Afin de répondre à ces attentes élevées et d'exécuter de nouvelles fonctions, les adjoints de direction doivent constamment améliorer leurs compétences et leurs connaissances. Fixation d'objectifs, en particulier avec un feuille de calcul de définition des objectifs , est le moyen idéal pour être clair sur vos objectifs d'assistant de direction et vous assurer que vous augmentez constamment vos capacités et que vous continuez à ajouter de la valeur pour votre cadre et, en fin de compte, pour l'entreprise.

Bien entendu, l'établissement d'objectifs pour les assistants de direction s'accompagne de ses propres défis.

Liza Goldberg - qui anime notre Communautés d'assistants de direction et est elle-même une ancienne EA - le décompose comme ceci:

liza-goldberg«L'établissement d'objectifs est particulièrement difficile pour les assistants de direction car une grande partie du travail est réactive. Il est difficile de planifier lorsque vous ne savez pas exactement sur quoi vous allez travailler. L'autre partie difficile est de se fixer de nouveaux objectifs. Bien que le travail soit dynamique, vous avez parfois l'impression de faire les mêmes choses tous les jours: planification, planification d'événements, organisation, etc. »

Pour nous montrer le chemin, nous avons également fait appel à notre extraordinaire adjointe exécutive Valérie Gomez. Valerie est une adjointe exécutive expérimentée qui a occupé des postes d'adjointe administrative et de direction dans des endroits comme APD au Texas, et a soutenu diverses fonctions de direction et de ressources humaines dans de grandes et petites entreprises. Elle a récemment relevé le défi de la fixation d'objectifs dans sa propre carrière et a pris en compte ses meilleures leçons et ses principaux enseignements.

Avant d'aborder les détails de la définition des objectifs de l'assistant exécutif, examinons d'abord les meilleures pratiques générales en matière de définition d'objectifs.

Meilleures pratiques pour l'établissement d'objectifs

se fixer des objectifs par vous-même

Il est temps de parler vraiment. L'établissement d'objectifs est difficile. Prenons par exemple les résolutions du Nouvel An. Recherche nous dit que seulement 8% des gens atteignent leurs objectifs du Nouvel An - c'est-à-dire que 92% des personnes qui les fixent échouent de façon épique. Et cela concerne les quelque 50% de la population qui les ont définis en premier lieu.

Mais ne vous découragez pas. L’échec est presque toujours le résultat d’objectifs qui n’ont pas de sens, qui ne sont pas réalisables ou pour lesquels il n’existe aucun plan pour y parvenir.

Et parce que vous lisez ce message, cela ne vous arrivera PAS.

Quelle que soit votre position, il existe une poignée de stratégies de fixation d'objectifs éprouvées qui augmenteront vos chances de succès.

CONSEIL: utiliser un logiciel d'efficacité comme monday.com vous aidera à gérer et à écraser vos objectifs de manière visuelle! Bon nombre des AE de notre groupe Facebook sur l'état de l'assistant exécutif le recommandent comme leur ressource préférée pour tout ce qui concerne la ivité et l'établissement d'objectifs.

Lundi Gif

1. Définissez un thème

Pointez vos objectifs dans une direction en créant un thème. Un thème réunit vos différents objectifs et s'assure qu'ils s'additionnent à un tout cohérent.

Votre thème peut être 'A Better You', 'Time Well Spent' ou 'Connection'.

Le thème «A Better You» peut inspirer des objectifs de développement professionnel ou de santé - ou les deux. De même, «Time Well Spent» peut vous aider à devenir plus efficace au travail, mais il peut également vous inciter à passer du temps en famille de qualité ou à réserver du temps pour des amitiés ou des rencontres.

2. Fixez 5 buts maximum…

Une clé pour atteindre vos objectifs est de les rendre réalisables. Cela commence par le nombre d'objectifs que vous vous fixez. Vous ne pouvez pas atteindre 25 objectifs de haut niveau, voire 10. Nous vous recommandons de commencer par 5. Se concentrer sur quelques objectifs importants augmentera considérablement les chances de succès.

3.… Au moins un objectif pour chaque domaine de votre vie

définition des objectifs pour les assistants de direction

Objectifs professionnels sont énormes, mais nos vies ne sont pas clairement séparées en silos. Lorsque notre vie personnelle, notre santé et même notre spiritualité sont bien placées, nous nous préparons également à la réussite professionnelle. Le revers de la médaille est également vrai: lorsque notre santé et nos relations sont en ruines, il est beaucoup plus difficile de réussir au travail. C’est pourquoi il est important de ne pas se limiter à votre vie professionnelle lors de la définition d’objectifs.

Nous vous recommandons de commencer par ce qui suit:

  • Professionnel - des objectifs qui augmentent vos compétences ou qui vous mènent vers le salaire ou le titre que vous voulez
  • Relations - objectifs liés à rester en contact avec la famille et les amis, ou à améliorer (ou commencer) des relations amoureuses
  • Santé - objectifs liés à la forme physique, au bien-être, à la nutrition et à la santé mentale

En utilisant votre thème, déterminez au moins un objectif dans chacun de ces trois domaines. Vous pouvez également inclure la spiritualité ou même la créativité si celles-ci sont importantes pour votre épanouissement général.

Le fait est que lorsqu'un domaine de votre vie en dehors du travail n'est pas là où vous le souhaitez, cela a également tendance à avoir un impact sur votre vie professionnelle. Assurez-vous de traiter tous les domaines qui sont importants pour vous dans vos objectifs.

4. Joindre un pourquoi à chaque objectif

Vous êtes beaucoup plus susceptible de donner suite si vous avez une bonne raison de vous pousser en avant. Demandez-vous pourquoi cet objectif est-il important pour vous? Cela peut être aussi noble que de vouloir mener une vie plus épanouissante ou de rendre votre futur fier de soi, ou aussi pragmatique que d'augmenter votre salaire pour pouvoir voyager plus. Trouvez les raisons qui motivent chaque objectif et notez-les.

5. Assurez-vous que vos objectifs sont convaincants

En fin de compte, ces objectifs sont pour votre bénéfice et pour personne d’autre. Si vous n’avez pas envie d’y penser, vous n’agirez pas en conséquence.

Faites une vérification intestinale. Demandez, est-ce que ces objectifs vous donnent envie de vous lever une heure plus tôt ou vous sentent-ils en quelque sorte un frein? Évitez-vous de penser à vos objectifs ou sont-ils toujours au premier plan? Les réponses à ces questions vous aideront à décider si les objectifs sont suffisamment forts.

6. Rendez vos objectifs spécifiques et mesurables, et fixez des délais

L'échec ou le succès doivent être évidents. En fait, ce devrait être une question par oui ou par non.

Le fitness en fournit un bon exemple:

«Je veux me mettre en forme» n'est pas un bon objectif.

«Je veux perdre 10 livres en trois mois» ou «Je veux courir six minutes d'ici juin», c'est mieux. Notez que ces objectifs sont spécifiques, mesurables et ont un calendrier. Ils créent un repère clair et il sera facile de déterminer si vous atteignez ou non cette marque.

De même, «je veux m'améliorer dans mon travail» n'est pas un bon objectif. «Je veux obtenir une certification professionnelle d'ici la fin de l'année» c'est mieux.

«Je veux me connecter davantage.» Pas bon.

«Je souhaite établir une nouvelle connexion professionnelle chaque semaine pour le troisième trimestre.» Nous parlons maintenant.

Vous avez eu l'idée.

conócete actividades para adultos

(- Obtenez plus de merde avec L'assistant - la première newsletter hebdomadaire gratuite conçue pour les assistants par des assistants.)

7. Notez-les et gardez-les visibles

adjointe-exécutive-définition-objectifs-objectifs

Écrivez succinctement vos objectifs (et votre pourquoi) et gardez-les visibles. La vie vous distraira. Assurez-vous que vos objectifs sont présents pour vous le rappeler constamment.

Écrivez vos objectifs sur des post-it et conservez-les sur votre écran de bureau. Affichez-les sur votre miroir à la maison. Prenez une capture d'écran et définissez-les comme arrière-plan de votre téléphone. Dans tous les cas, assurez-vous qu'ils exigent votre attention.

8. Écrivez la prochaine étape d'action pour chaque objectif suivant

Maintenant que vous connaissez vos objectifs, vous avez besoin d'un chemin pour les atteindre.

La première étape est toujours la plus difficile. Découvrez ce que c'est et engagez-vous à le prendre. Commencez par cette première étape et construisez à partir de là.

9. Trouver un partenaire de responsabilité

établissement d'objectifs d'équipe

Tout comme vous êtes plus susceptible de réaliser vos objectifs lorsque vos objectifs sont convaincants, vous êtes également plus susceptible de les réaliser lorsque quelqu'un vous tient responsable.

Faites équipe avec quelqu'un et enregistrez-vous au moins une fois par mois. Décomposez vos objectifs en étapes concrètes et suivez vos progrès par rapport à eux

En règle générale, votre partenaire ne devrait pas être votre cadre… et peut-être pas votre conjoint ou autre significatif. Un collègue ou un ami de confiance est un meilleur choix. Ce devrait être un pair en qui vous avez confiance, mais qui ne gâchera pas les choses lorsque vous avez besoin d'un amour dur.

Conseils avancés de définition d'objectifs pour les assistants de direction

assistante-exécutive-fille-établissement-objectifs

Ce sont donc les bases, mais comme nous l'avons mentionné, la définition des objectifs de l'assistant exécutif est un peu différente. Il y a des défis uniques que vous devez considérer.

Quels sont donc ces défis et comment les expliquez-vous?

Pour répondre à ces questions, nous avons demandé à notre propre experte adjointe de direction, Valérie Gomez, de nous expliquer comment elle aborde l'établissement d'objectifs. Nous avons également exploité notre Communauté Facebook de l'assistant exécutif pour les objectifs sur lesquels ils se concentrent actuellement. Voici ce qu’ils avaient à dire.

Le défi de l'établissement des objectifs des assistants de direction

Alors, quels sont ces défis? Valérie le décrit comme ceci -

valerie-gomez«Aucun jour n'est pareil. Ce sur quoi vous travaillez change constamment - c'est presque de minute en minute. Et parfois, il suffit de faire de la magie.

Selon elle, cela signifie que les adjoints de direction devraient fixer «des objectifs en matière de compétences et de tactiques pour faire face à la nature réactive du travail».

Focus sur les nouvelles compétences et connaissances

En tant qu'adjoint exécutif, l'acquisition proactive de nouvelles compétences est essentielle à la réussite. La clé ici est de se concentrer sur quelques compétences spécifiques et les moyens de les acquérir

Voici quelques exemples de notre Communauté des assistants de direction :

  • Shari: 'Je vais suivre des cours d'écriture pour perfectionner mes capacités d'écriture et d'édition.'
  • Mariëtte: «Fixer des objectifs pour apprendre la gestion de sites Web WordPress, la gestion du marketing par courrier électronique (MailChimp, AWeber, Constant Contact, etc.), la gestion du marketing des médias sociaux et la conception graphique (à l'aide de logiciels gratuits comme Canva et PicMonkey) »
  • Monika s'est fixé comme objectif de «suivre un cours de gestion de projet» pour affiner sa capacité à garder de grandes tâches sur la bonne voie et à aller de l'avant. Vous pouvez suivre des cours comme celui-ci et même obtenir des certifications dans les collèges communautaires locaux.

Commencez par l'observation

Un autre aspect unique du rôle d’assistant de direction est que, même si vous répondez toujours principalement aux besoins de votre cadre, vous êtes de plus en plus appelé à ajouter de la valeur dans un sens plus large et plus stratégique. Avant de pouvoir faire cela, vous devez identifier les opportunités d'amélioration.

Valérie met l'accent sur le rôle de l'observation -

«Je suis souvent à la recherche de domaines où nous pouvons nous améliorer, comment nous pouvons améliorer l’expérience client ou l’expérience globale des clients au bureau. C’est ainsi que je détermine nombre de mes objectifs. Par exemple, il y a le Processus d'ambarquement . J'ai remarqué qu'il y avait une marge d'amélioration évidente - en particulier pour les nouveaux employés, nous pourrions être plus rationalisés avec leur expérience lorsqu'ils marchent dans le bâtiment pour leur premier jour. Je me suis donc fixé comme objectif de proposer un certain nombre d'améliorations aux RH à une certaine date.

Faites une vérification de la température culturelle

établissement d'objectifs d'équipe

Dans de nombreux bureaux, les adjoints de direction sont également chargés de maintenir l'ambiance ou la culture du bureau. La fixation d’objectifs peut également aider, mais pour savoir quels objectifs se fixer à nouveau, il faut déterminer les besoins culturels de l’équipe. Selon Valérie, rien ne remplace le fait de se frotter les coudes avec des collègues.

«Il suffit de marcher sur le sol, en m'assurant que je vérifie la température de ce que font les gens et ce dont ils ont besoin en termes d'ambiance. Le plus souvent, ils vous diront quand ils ont besoin de quelque chose, et vous pouvez développer des objectifs en fonction de cela. »

Exemple d'objectif

que es un plan de bienestar
  • Prenez un déjeuner ou un café au moins une fois par semaine avec un membre de l'équipe d'un autre service pour évaluer leur sens de la culture d'entreprise. À la fin du mois, identifiez trois éléments qui fonctionnent bien et trois domaines à améliorer (avec des suggestions de solutions).

Tenez compte des besoins personnels et de l'entreprise

Valérie fait également un excellent travail en nous rappelant pourquoi les assistants de direction doivent se concentrer à la fois sur la trajectoire de leur propre carrière et sur celle de l'entreprise dans son ensemble. Se concentrer uniquement sur sa propre carrière est un faux pas à éviter:

«Il y a des gens qui se concentrent uniquement sur leur rôle. Ils pensent: «Je dois réussir dans mon rôle», et c’est tout. Mais ce n’est pas seulement moi. Selon moi, je veux trouver toutes les opportunités que nous pouvons améliorer dans chaque département. Il s’agit de connaître les chefs de service pour voir non seulement ce que je dois apprendre par moi-même, mais aussi ce que je peux faire pour aider l’entreprise à s’améliorer dans son ensemble. J'aime vraiment Dcbeacon dans son ensemble. Je suis venu travailler ici parce que j'aime la mission de l'entreprise. Je participe à l'avancement de cette mission, alors je me fixe des objectifs qui reflètent cela. '

L'adjointe exécutive Heather a publié un grand objectif lié à cette idée dans notre Communauté Facebook . Elle s'est fixé comme objectif de «mémoriser davantage l'organigramme de l'entreprise. Je gère 3 cadres (ventes, marketing et ingénierie). Je veux pouvoir reconnaître chaque membre de l'équipe d'ici la fin de l'année. »

Exemple d'objectif

  • Identifiez trois besoins d'équipe auxquels vous avez le contrôle. (Des collations au bureau? Un système de sécurité pour l'enregistrement des invités? Un meilleur processus pour réserver des salles de conférence?)

Développer des compétences en leadership

Nous supposons parfois que les compétences en leadership sont réservées aux gestionnaires ou aux cadres de niveau C, mais les compétences en leadership peuvent également être la clé du succès dans le rôle d'assistant exécutif.

Vous ne le croyez pas?

Il existe en fait des similitudes sous-jacentes avec le rôle d’un assistant exécutif et celui de n’importe quel gestionnaire ou leader.

Tout se résume au service. Les meilleurs dirigeants ne se contentent pas d’assigner et de déléguer, ils servent les autres. Ils apportent un soutien en éliminant les obstacles, en articulant une vision et en aidant chacun à progresser vers un objectif commun. Les leaders doivent être de grands communicateurs, observateurs et motivateurs. Ils doivent être en mesure de résoudre immédiatement des problèmes urgents, mais aussi penser à la vue d'ensemble à long terme.

Ce qui, bien sûr, ressemble énormément aux meilleurs assistants de direction.

Quel que soit votre cheminement de carrière prévu, les compétences en leadership peuvent être extrêmement bénéfiques, et il existe de nombreuses opportunités de diriger en tant qu'adjoint exécutif.

Exemples d'objectifs

  • Sandra, membre de la communauté, s’est fixé comme objectif de «travailler sur le développement de mes compétences en leadership», tandis que sa collègue adjointe exécutive April Maroney a décidé de lire le livre La gouvernance en tant que leadership pour lui donner un état d’esprit de leader dans son rôle.

Trouvez un mentor ou rejoignez une communauté (la nôtre!)

Nous vous suggérons de trouver un mentor ou de rejoindre une communauté en ligne où vous pouvez collecter des idées, demander des conseils pour des situations difficiles ou simplement trouver du soutien et des encouragements lorsque vous en avez besoin. Devine quoi? Vous n'avez même pas besoin de chercher très longtemps, car nous avons deux endroits où vous pouvez trouver et vous connecter à votre nouvelle famille EA aujourd'hui:

  • L'assistant , une newsletter hebdomadaire par e-mail, fournit des conseils, des astuces et une assistance aux EA qui souhaitent être plus ifs tout en se développant professionnellement et personnellement. Inscrivez-vous aujourd'hui !
  • État de l'assistant exécutif , notre communauté Facebook florissante, est un centre de rêve pour EA pour obtenir des conseils, participer à des discussions animées et discuter avec d'autres EA motivés. Rejoignez ici .

Exemple d'objectif

  • Participez à trois événements ou conférences de réseautage professionnel ce trimestre et ayez au moins trois conversations significatives qui se traduisent par un e-mail ou un appel téléphonique de suivi.
  • Trouvez un mentor dont je veux imiter le cheminement de carrière.

Gérer le stress

fixation d'objectifs pour l'assistant pour la première fois

La gestion du stress est un autre domaine clé. Le travail est gratifiant, mais ne se fait pas sans sa juste part de facteurs de stress. C'est pourquoi Valérie s'est fixé des objectifs autour de la méditation:

«Méditer aidera beaucoup. Je me suis fixé pour objectif de méditer tous les matins à 8h30, et cela m'a aidé à devenir plus calme et à ne pas être si anxieux. Il est bon de s'éloigner de son travail, de méditer pendant un moment, juste pour faire un pas et se détendre. '

Exemple d'objectif

  • Méditez quotidiennement pendant trois semaines (dix minutes deux fois par jour) à l'aide d'une application de méditation. Notez les niveaux de stress à la fin de chaque journée pour suivre les progrès.

J'espère que nous avons fait valoir que l'établissement d'objectifs pour l'assistant exécutif est une étape cruciale pour libérer votre potentiel professionnel.

Avez-vous essayé de vous fixer des objectifs dans le passé? Qu'est-ce qui a fonctionné? Qu'est-ce pas?

Faites le nous savoir dans les commentaires.