Comment devenir un gestionnaire de bureau sans expérience

Comment devenir chef de bureau

Si vous avez peu d'expérience de travail administratif, vous vous demandez peut-être comment devenir Office Manager. Vous pourriez vous retrouver à poser des questions, telles que:



  • Comment obtenez-vous l'expérience dont vous avez besoin?
  • Comment pouvez-vous tirer parti de l'expérience que vous avez pour un rôle de gestionnaire de bureau?
  • À quoi pouvez-vous vous attendre une fois que vous avez commencé?

Ne vous inquiétez pas, nous avons des réponses à ces questions et plus encore! Les professionnels motivés peuvent trouver des moyens de tirer parti de leur expérience, de leurs compétences et de leurs connaissances existantes pour commencer une carrière réussie en tant que gestionnaires de bureau. Voici tout ce que vous devez savoir pour accéder à un rôle Office Manager.



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Un Explainer Office Manager

Résumé des rôles

Les responsables de bureau contribuent au bon déroulement des opérations sur le lieu de travail en gérant les flux de travail, les relations et les initiatives stratégiques. Les OM élaborent et appliquent des politiques et s'assurent que leurs bureaux bénéficient du soutien nécessaire pour devenir des environnements de travail florissants.

De nombreux gestionnaires de bureau se retrouvent étant à parts égales jardinier de bureau, thérapeute, organisateur de fêtes, spécialiste de la paie et bien plus encore.



Les gestionnaires de bureau sont souvent le vrai visage amical dans un bureau. Ils prennent soin des gens, résolvent les problèmes et fournissent une épaule indispensable sur laquelle «pleurer» dans des situations difficiles où les autres auditeurs semblent rares.

Donc, qu'il s'agisse de déterminer pourquoi personne ne fonctionne tout d'un coup pour aplanir un conflit entre deux employés clés du support, les tâches toujours importantes d'un Office Manager vont loin pour s'assurer que le travail est fait et bien fait dans le bureau. .

Obtenir de l'expérience Office Manager

Responsabilités spécifiques

Ainsi, lorsqu'il s'agit de déterminer exactement ce que font les gestionnaires de bureau chaque jour, la liste des responsabilités est longue et varie en fonction de l'entreprise, de la variété du travail, de l'expérience de l'OM, ​​et bien plus encore. Voici quelques-unes des responsabilités que la plupart des gestionnaires de bureau assumeront à un moment ou à un autre:

  • Gestion des stocks et commande. (Cela comprend le stockage de fournitures de bureau, de collations, de produits de nettoyage et d'autres articles de première nécessité.)
  • Superviser le budget du bureau
  • Gestion de l'équipe administrative du bureau
  • Développer et mettre en œuvre des procédures. (Cela comprend les procédures de sécurité, telles que les plans d'évacuation, les protocoles de sécurité des bâtiments, etc.)
  • Être comptable de bureau
  • Création de rapports et de présentations
  • Planification de fêtes et d'événements
  • Prendre soin de la paie, de la facturation et, surtout, s'assurer que tout le monde est payé
  • Décide d'un schéma d'information et d'architecture d'entreprise
  • Assurer la liaison avec les principaux contacts du bureau, y compris les clients, les fournisseurs, le personnel des services du bâtiment, etc.
  • Concevoir des aménagements de bureaux, des relookings et des rénovations
  • Embarquement et désengagement des employés
  • Gestion du téléphone et du compte de messagerie du bureau
  • Négociation des contrats et gestion de la gestion au jour le jour
  • Planification des salles de conférence au bureau

Compétences fondamentales

Gestionnaire de bureau qualifié

La plupart des gestionnaires de bureau possèdent une partie, sinon la totalité, de ces compétences clés:

  • Une énergie imparable
  • Capacité analytique
  • Intelligence émotionnelle
  • Capacité à comprendre et à agir sur des situations impliquant des relations informationnelles et interpersonnelles complexes
  • Capacité à bien écouter
  • Communication orale et écrite
  • Adaptabilité
  • Autosuffisance
  • Direction
  • La flexibilité
  • Prouesse organisationnelle
  • Gestion du temps
  • Suivi pour mener les projets du début à la fin
  • L'œil pour le détail pour l'esprit des détails, petits et grands

Un salaire

Selon Glassdoor, le salaire de base moyen par an pour les gestionnaires de bureau est de 53 528 $ par an.

Heures

Les responsables de bureau doivent tout faire et tout ce qu'il faut pour garantir le bon fonctionnement des bureaux. Cette grande commande s'accompagne parfois de longues nuits, tôt le matin et très occasionnellement, le week-end. Cependant, la plupart des gestionnaires de bureau travaillent les mêmes heures qu'un employé typique de leur entreprise. De nombreuses moyennes sont encore de 9 à 5, mais les heures d’un OM varient autant que le reste des employés de leur entreprise.


Comment devenir Office Manager lorsque vous êtes nouveau sur le terrain ou que vous changez de rôle

Prendre cours de formation

Entraînement

Les cours vous aident à développer une variété de compétences Office Manager pertinentes dans les environnements à basse pression. (Ils vous aident également à développer des compétences qu'il vous faudra peut-être quelques années sur le tas pour apprendre.)

  • Si votre carrière est toute nouvelle…

Trouvez un cours qui couvre toutes les compétences fondamentales d'Office Manager. Cela vous aidera à apprendre la plupart des «cordes» avant même de commencer. le École d'administrateur de bureau en ligne de l'Institut américain des carrières . Le cours complet présente des tonnes de domaines sur lesquels les aspirants gestionnaires de bureau devraient se concentrer. Les compétences couvertes comprennent l'écriture, les mathématiques, la communication, les compétences informatiques, les relations interpersonnelles, la gestion de fichiers et bien plus encore.

  • Si vous espérez changer de rôle…

Trouvez un cours qui couvre une ou plusieurs compétences que vous souhaitez approfondir. Jetez un œil aux principales responsabilités et compétences ci-dessus et déterminez les éléments sur lesquels vous souhaitez travailler. L'omniprésence des formations en ligne facilite la recherche d'une offre pour presque toutes les compétences. Par exemple, le American Payroll Association propose un cours sur la mise en œuvre des meilleures pratiques de paie . Le cours s'appuie sur des études de cas pour ajouter du contexte aux concepts abstraits. Les directeurs de bureau en herbe qui souhaitent s'améliorer dans la planification des réunions peuvent se pencher sur Préparation à l’examen Certified Meeting Professional (CMP) de la Professional Convention Association Management Association des options pour apprendre à planifier des réunions impressionnantes qui impressionnent même les équipes les plus difficiles à satisfaire.

Obtenez un Certification de gestionnaire de bureau

Les certifications Office Manager vous aident à montrer aux employeurs potentiels que vous possédez les compétences nécessaires pour devenir Office Manager.

Par exemple, le IAAP (Association internationale des professionnels de l'administration) offre le

Professionnel administratif agréé (CAP) . Cette certification donnera un coup de fouet aux nouvelles carrières et aux carrières changeantes. Quiconque réussit cet examen approfondi sera reconnu comme un maître dans le domaine. Si vous manquez d'expérience, cette certification vous aidera à développer des compétences et à prouver au monde que vous les possédez.

Participez aux événements et conférences de réseautage

Les conférences et les événements de réseautage rassemblent de nombreuses personnes qui font exactement ce que vous faites (ou ce que vous espérez faire un jour). En conséquence, ces événements présentent les occasions parfaites de demander aux anciens combattants leurs conseils pour réussir. (Et vous ne pouvez pas recréer ce type d'environnement d'apprentissage, même dans les grands bureaux!)

  • Si votre carrière est toute nouvelle…

Participez à des conférences fourre-tout pour rencontrer des tonnes de gestionnaires de bureau expérimentés et découvrir toutes les compétences essentielles pour votre domaine. Un événement, tel que Pryor gère plusieurs priorités, projets et délais , fait le choix parfait pour les nouveaux gestionnaires de bureau.

  • Si vous espérez changer de rôle…

Essayez des événements axés sur le développement de compétences en leadership qui peuvent faire passer votre carrière au niveau supérieur. Par exemple, Dale Carnegie® Training’s Confiant, assertif, responsable: développer les attitudes de leadership aidera les professionnels expérimentés souhaitant assumer un rôle d'OM à acquérir les compétences nécessaires pour prendre des décisions difficiles.


Il existe un chemin vers une carrière de gestionnaire de bureau florissante, que vous commenciez votre carrière à partir de zéro ou que vous quittiez le rôle d’assistant exécutif ou de coordonnateur de bureau. Voici quelques conseils pour vous lancer, peu importe où vous en êtes dans votre carrière.

Commencez à développer vos capacités d'écoute

La capacité d'écoute

Une partie des compétences non officielles d’un gestionnaire de bureau consiste à fournir de temps à autre une thérapie en milieu de travail. Les employés qui ont commencé à développer leurs muscles en apprenant à écouter tous ceux qu’ils voient trouveront cette tâche particulière plus facile à gérer lorsque le moment sera venu de l’accepter plus facilement.

Pointe: Vous voulez connaître le moyen le plus simple d'inciter les gens à s'ouvrir? Souriez et établissez un contact visuel avec tout le monde. La première étape pour devenir un auditeur maître est de devenir cette personne accessible à laquelle tout le monde s'ouvre.

  • Si votre carrière est toute nouvelle…

Commencez à parler de n'importe quoi à tout le monde. Posez des questions ouvertes pour inciter les gens à partager. Qu'est-ce qui vous occupe ces derniers temps? Sur quoi êtes-vous le plus impatient de travailler cette semaine et cette année? Soyez curieux, posez des questions et prêtez attention à tout ce que les gens disent. Plus vous faites cela, plus il vous sera facile d'apprendre exactement quelles questions poser et de déterminer exactement ce que les gens ont besoin d'entendre dans certaines situations.

  • Si vous espérez changer de rôle…

Si vous avez été plusieurs fois au bureau, concentrez-vous sur le fait de rendre vos compétences d'écoute déjà établies aussi précises que possible. Votre objectif est d'amener les gens à vous voir comme un ' thérapeute de bureau non officiel »Et confidente de confiance avant même que vous n'assumiez un rôle d'OM.

Pour affiner vos compétences de thérapeute de bureau émotionnellement intelligent, jetez votre définition de base de l'écoute. Vous pouvez écouter attentivement quelqu'un et vous concentrer uniquement sur ce que vous voulez dire ensuite. Au lieu de cela, concentrez-vous à la fois sur l'écoute et sur la réaction en conséquence. Pendant que quelqu'un parle, pensez à ce qu'il pourrait ressentir. Que voudraient-ils entendre pour se sentir mieux? Validez vos hypothèses en posant des questions avant de fournir votre réponse réfléchie.

Sautez pour résoudre les problèmes, même s'ils n'ont rien à voir avec vos tâches habituelles

Résolution de problème

Quand il s'agit de problèmes de bureau, la plupart des employés tournent un aveugle, et à juste titre; ils ont trop d'autres choses à faire et trop de délais se profilent pour se plonger dans les problèmes qui surgissent chaque jour au bureau. Cependant, lorsque vous êtes Office Manager, chaque problème - du désordre dans la salle de conférence à l'erreur dans le rapport de paie - relève de votre compétence. Les espoirs de l'OM devraient s'habituer à considérer tous les problèmes de bureau comme les leurs. Cela les aidera à s'habituer à faire face à tout ce qui se présente à eux et cela les aidera également à acquérir les compétences de résolution de problèmes dont ils ont besoin pour résoudre les problèmes.

Pointe: Certains experts utilisent le Modèle IDEAL (et acronyme) pour aborder n'importe quel problème. Voici les étapes:

  • je dentifier le problème
  • affiner le contexte
  • EST xplorer et évaluer des solutions
  • À ct
  • L ook en arrière pour voir ce qui a fonctionné
  • Si votre carrière est toute nouvelle…

Soyez à l'affût des problèmes dans tous les domaines et aspects du travail. Lorsque vous débuterez, vous souhaiterez apprendre à gérer un éventail de problèmes aussi divers que possible.

  • Si vous espérez changer de rôle…

Quels problèmes potentiels vous laissent le moins confiance? Recherchez ces problèmes pour compléter vos compétences en résolution de problèmes. Vous devez être prêt à tout en tant que gestionnaire de bureau. La diversification de vos compétences devrait donc être une priorité si vous changez de rôle et avez l'habitude de ne traiter qu'un nombre restreint de problèmes.

Si vous êtes Office Manager, nous voulons savoir comment vous avez commencé! Aidez les directeurs de bureau en herbe et partagez votre histoire dans les commentaires ci-dessous.

(PS - Si vous êtes Office Manager, rejoignez notre groupe privé FB ici . C’est un endroitpour vous connecter, collaborer et partager des conseils sur la façon de surmonter le large éventail de défis auxquels vous êtes confronté dans votre rôle.)

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