Comment devenir un assistant exécutif sans expérience

Carrière d

objetivos y metas del asistente ejecutivo

Vous souhaitez donc devenir Executive Assistant (EA), mais vous n'avez aucune expérience directement liée…

Ne vous inquiétez pas, il existe des moyens de devenir assistant de direction, même si vous venez de terminer vos études ou si vous cherchez à changer de carrière. Voici tout ce que vous devez savoir pour accéder à un poste d'assistant exécutif.

L'un de nos outils préférés pour EA actuellement est le logiciel de ivité monday.com . Testez la période d'essai gratuite et voyez ce que vous en pensez!



Un explicateur adjoint exécutif

Résumé des rôles

Selon nos État du rapport de l'adjoint exécutif ,«L'adjoint de direction moyen doit être un résolveur de problèmes professionnel, un maître de l'organisation, un confident de confiance et un conseiller stratégique - le tout en un.»

Les assistants de direction portent de nombreux chapeaux

En d'autres termes, les adjoints de direction portent beaucoup de chapeaux et, par conséquent, ilsprofitez de certaines des carrières les plus diversifiées, passionnantes et stimulantes de la main-d'œuvre moderne. Les étudiants et les professionnels de divers horizons et avec une gamme de compétences et d'intérêts affluent vers des postes d'assistant exécutif.

Tout en occupant un rôle d'EA, tout professionnel motivé a la possibilité de gérer des entreprises et des opérations de bureau dans les coulisses. Un assistant exécutif prend les décisions clés, a une voix importante dans les opérations de bureau et la politique, et contribue souvent à l'orientation stratégique d'une entreprise pendant des années.

Responsabilités spécifiques

Alors, que font les assistants de direction pour compléter le résumé ci-dessus? Voici quelques-unes, mais certainement pas toutes, des responsabilités typiques d'un adjoint exécutif:

  • Calendrier
  • Planification
  • Organisation
  • Dépannage informatique
  • Fournir des conseils stratégiques
  • Gérer les avantages
  • Mettre en œuvre des processus
  • Gérer la paie
  • Conception agencements de bureaux
  • Embarquement / débarquement
  • Gestion des communications
  • Coordination des voyages
  • Planification d'événements

Compétences fondamentales

La plupart des adjoints de direction possèdent certains, sinon tous, de ces compétences fondamentales :

  • Ingéniosité tenace pour accomplir l'impossible
  • La capacité de rester calme sous pression et de gérer tout ce qui arrive
  • Prouesses techniques pour corriger les problèmes informatiques et trouver des solutions
  • Réflexion globale pour devenir des confidents de confiance et des conseils pour les dirigeants
  • Hiérarchisation impitoyable pour accomplir les choses importantes
  • Discrétion à toute épreuve pour traiter les informations délicates
  • Organisation irréprochable pour maintenir les éléments tangibles (fournitures, etc.) et les processus de travail en ordre de marche
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches de manière stratégique pour accomplir les tâches importantes
  • Anticipation surnaturelle pour agir sur les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes à part entière
  • L'intelligence émotionnelle pour travailler efficacement avec les autres
  • Communication de niveau expert pour faire passer les points clés dans toutes les situations
  • Rapidité et détermination pour faire la bonne chose au bon moment
  • Un sens de l'humour qui met toujours les choses en perspective
  • La capacité de réseauter pour créer et maintenir un groupe de soutien solide
  • Négocier des compétences pour faire bouger les choses comme par magie
  • Compétences analytiques pour prendre des décisions dans toutes les situations

Un salaire

Selon le Bureau des statistiques du travail du Département du travail des États-Unis , Les adjoints de direction gagnent un salaire horaire de 57 410 $ (moyenne).

Les adjoints de direction travaillent de longues heures

Heures

Selon la plupart des rapports Les adjoints de direction travaillent de longues heures et souvent des heures bizarres. Ces positions ne viennent pas nécessairement avec une mentalité de chronomètre-départ. Les adjoints de direction doivent être prêts et disposés à intervenir chaque fois que le devoir les appelle.

Comment devenir un assistant de direction lorsque vous êtes nouveau sur le terrain ou changez de rôle

Les assistants de direction en herbe avec peu d'expérience préalable peuvent trouver de nombreuses façons de développer les compétences dont ils ont besoin pour réussir, qu'ils partent de zéro ou qu'ils essaient de tirer parti de l'expérience des postes précédents.

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En général, les aspirants AE peuvent commencer leur carrière en incarnant à tout moment une mentalité axée sur le service. Cela implique:

  • Découvrez les meilleures pratiques et les meilleures ressources en vous inscrivant à une newsletter, telle que L'assistant , qui fournit de nouvelles informations et informations exploitables chaque semaine.
  • Chercher constamment des opportunités pour fournir de l'aide et participer sans hésitation
  • Toujours remettre en question les processus et se demander comment ils pourraient être améliorés
  • Répondre rapidement et efficacement à chaque demande
  • Faire du réseautage avec n'importe qui et tout le monde en demandant aux associés ce qu'ils font dans l'entreprise, dans quel département ils travaillent, quels objectifs de carrière ils ont, etc.

Passons maintenant aux tâches plus spécifiques pour les espoirs d'EA. Les assistants de direction en herbe peuvent explorer une variété de la mise en réseau , entraînement et des opportunités de développement où ils peuvent acquérir rapidement un assortiment de compétences qui, autrement, prendraient des années d'expérience sur le terrain. Voici quelques ressources et idées pour vous aider à démarrer!

Les assistants de direction en herbe devraient se porter volontaires

Bénévole pour acquérir de l'expérience

Les experts en recherche d'emploi de ZipRecruiter recommander de faire du bénévolat pour acquérir de l'expérience. De nombreuses organisations, en particulier les organisations à but non lucratif, ont besoin de l'aide administrative de personnes organisées et motivées. Vous pouvez rechercher des opportunités de bénévolat sur les agrégateurs en ligne, y compris VolunteerMatch , Catchafire , et Idéaliste .

Si votre carrière est toute nouvelle…

Recherchez des opportunités qui incluent une liste complète de responsabilités. De cette façon, vous pouvez acquérir des compétences dans autant de domaines clés que possible.

Si vous espérez changer de rôle…

Recherchez des opportunités qui comblent certaines lacunes de votre expérience. Par exemple, si vous maîtrisez déjà la création de présentations, mais que vous n'avez aucune expérience de l'agenda ou de la planification de voyages d'affaires, essayez de trouver des opportunités de bénévolat où vous gérerez les horaires et les plans de voyage.

Apprenez les outils et astuces du métier

Comme tout autre maître d'un métier, les EA utilisent des outils et des astuces pour améliorer leur travail, faire plus et se faciliter la vie. Plus vous en saurez sur d’outils et d’astuces, plus vous en aurez dans votre «boîte à outils», prêts à être utilisés lorsque le besoin se fait sentir. Vous pouvez facilement découvrir de nouveaux outils, conseils et astuces en vous inscrivant à L'assistant , un bulletin hebdomadaire gratuit conçu spécifiquement pour aider les AE à faire de leur mieux.

Si votre carrière est toute nouvelle…

Essayez les trucs et astuces que vous avez lus et commencez à définir les stratégies qui vous conviennent. Plus vous explorez, plus vite vous deviendrez un expert.

Si vous espérez changer de rôle…

Lis L'assistant pour apprendre comment les AE font leur meilleur travail et élaborer votre propre stratégie pour être le meilleur EA jamais obtenu lorsque vous décrochez ce poste.

Proposer de l'aide

Si vous avez remarqué une personne au travail qui semble un peu trop occupée ces derniers temps, demandez-lui si vous pouvez lui retirer quelques tâches administratives. La personne n'a pas besoin d'être un cadre pour vous aider à acquérir les compétences nécessaires pour devenir un adjoint de direction.

Si votre carrière est toute nouvelle…

Commencez par entreprendre de petites tâches. Concentrez-vous sur le perfectionnement d'une tâche avant d'accepter de vous occuper d'autre chose. De cette façon, vous serez en mesure de maîtriser la tâche sans le stress d’en prendre trop en plus de vos autres responsabilités. Au fur et à mesure que vous participez à de petites tâches, vous saurez également combien de temps chacune prend et vous serez prêt à déterminer la quantité de travail supplémentaire que vous pouvez raisonnablement effectuer.

Si vous espérez changer de rôle…

Essayez de proposer une assistance dans les domaines stratégiques clés qui vous intéressent le plus. Si vous souhaitez vous concentrer sur les stratégies de développement commercial, découvrez comment vous pourriez être en mesure d’aider dans ces domaines. Pensez à offrir une aide qui vous facilite vraiment la vie. Vous ne pourrez peut-être pas apporter d'idées novatrices lors des réunions de stratégie, mais vous pourriez vous porter volontaire pour taper (et faire circuler) comptes rendus des réunions . De cette façon, vous serez présent et attentif à chaque réunion, en acquérant les connaissances dont vous avez besoin pour apporter plus d'idées plus tard.

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Suivez des cours de formation

Accélérez votre parcours de développement des compétences EA avec des cours de formation. Les cours vous permettent d'acquérir des compétences, souvent en peu de temps. Certains cours fournissent même des certificats pratiques que vous pouvez réellement utiliser pour valider vos compétences si vous n'avez aucune expérience de travail directement liée.

Si votre carrière est toute nouvelle…

Trouvez des formations d'introduction axées sur les compétences de base telles que les options ci-dessous.

Diplôme d'associé du Collège technique de Chippewa Valley (en ligne ou en personne) - Assistant exécutif

Ce haut Sélection de formation d'assistant exécutif est parfait pour tous ceux qui essaient de s'introduire dans le domaine et d'acquérir une expérience de CV pertinente pour démarrer une carrière florissante. Le cours de deux ans aide les étudiants à se transformer en EA bien équilibrés qui savent comment gérer les horaires, faciliter les projets, soutenir les gens d'affaires de haut niveau, créer des présentations, et bien plus encore.

Hawkeye Community College - Cours en ligne pour adjointe exécutive AAS Degree

Ce cours de formation complet aide les nouveaux assistants de direction à acquérir des compétences qui, autrement, pourraient prendre plusieurs années de travail à maîtriser, c'est donc une idée pour tous ceux qui cherchent à accélérer leur carrière. De plus, les connaissances démontrables fournies par le cours pourraient même aider les étudiants à décrocher des postes souhaitables. Le programme comprend des cours tels que, introduction aux affaires, mathématiques appliquées, comptabilité de la paie et éthique des affaires.

Si vous espérez changer de rôle…

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Trouvez des formations ciblées pour vous aider à renforcer vos compétences dans des zones isolées.

Cours d'assistant exécutif Eventrix

Ce cours en ligne pratique aide les étudiants à développer de nombreuses compétences générales nécessaires pour être des assistants de direction hors pair. Le programme cible la communication, la gestion du temps, l'étiquette liée au patron et même des conseils pour démarrer une carrière EA.

Programme de certificat en ligne eCornell Critical Thinking

Tous les emplois nécessitent des compétences de pensée critique, mais les emplois d'assistant exécutif font passer les demandes au niveau supérieur. Les AE doivent constamment recourir à la pensée critique pour prendre des décisions clés, communiquer efficacement avec tout le monde, résoudre les conflits, gérer les émotions des autres, et bien plus encore. Ce cours en ligne aidera toute personne ayant une expérience dans n'importe quelle carrière à acquérir des compétences de pensée critique essentielles qui seront utiles pour une carrière EA.

Conférence des assistants de direction

Participez aux événements et conférences de réseautage

Rencontrer des personnes dans le domaine dans lequel vous souhaitez travailler vous préparera à votre nouvelle carrière à bien des égards. Vous découvrirez de nouvelles ressources, serez témoin des principales tendances et établissez des liens qui pourraient vous aider à acquérir de nouvelles compétences ou même à trouver des opportunités que vous ne sauriez pas autrement.

Si votre carrière est toute nouvelle…

Choisissez des événements et des conférences qui présentent des compétences clés (et des personnes clés) pertinentes pour le domaine.

Soyez l'assistant ultime des ateliers de deux jours

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Ces ateliers multi-sites donnent aux EA pleins d'espoir, débutants et expérimentés de nombreuses informations pour démarrer ou améliorer leur carrière. Les ateliers sont offerts à plusieurs endroits et à plusieurs dates; Ainsi, même s’ils ne sont offerts qu’en personne, ces ateliers proposent des dates et des lieux qui conviennent aux adjoints de direction à travers le pays.

Les ateliers se concentrent sur les compétences classiques des assistants bien équilibrés, y compris les compétences en communication, les techniques d'organisation, les stratégies de résolution de problèmes et les techniques de gestion de carrière. De plus, étant donné que ces événements attirent des professionnels motivés qui cherchent à devenir encore meilleurs dans leur travail, ils sont parfaits pour le réseautage et rassemblent les EA de tous les niveaux pour apprendre les uns des autres.

Si vous espérez changer de rôle…

Choisissez des événements et des conférences qui vous aideront à compléter vos compétences existantes et devenez un candidat qualifié pour n'importe quel poste d'assistant exécutif.

Le forum de soutien aux dirigeants exécutifs

Les planificateurs de ce forum d'assistance multi-sites et multi-dates ont ceci à dire à propos du potentiel des assistants de direction: 'Nous pensons que les assistants de direction peuvent atteindre des sommets dans leur carrière.'

Le forum rassemble les EA de tous les niveaux pour se parler, offrir du soutien, acquérir de nouvelles compétences, et plus encore.

(- Obtenez plus de merde avec L'assistant - la première newsletter hebdomadaire gratuite conçue pour les assistants par des assistants.)

Déjà assistant exécutif? Dites-nous comment vous avez commencé votre carrière dans les commentaires ci-dessous!