Comment devenir un expert en planification de voyages d'entreprise

Planification de voyages d

Planification des voyages d'entreprisegest un travail à temps plein, voire prolongé. Si vous avez une planification de voyage dans votre assiette en plus d'une liste exhaustive d'autres choses à faire, vous pouvez probablement utiliser des conseils, des outils et des listes de contrôle pour vous faciliter la vie. Nous avons rassemblé des ressources de planification que vous pouvez appliquer à tout scénario de planification de voyage d'entreprise, que vous soyez assistant virtuel ou en interne.

La meilleure façon de créer, suivre et surveiller les suggestions de cet article est d'utiliser un logiciel de ivité comme Lundi .



Conseils de planification de voyage d'entreprise

Suivez ces conseils de pro pour rendre la planification de voyage d'entreprise fluide et efficace pour chaque voyage.

1. Élaborer un guide de planification des voyages d’entreprise. Le guide décrit simplement les ressources et les approches qui ont bien fonctionné pour vous. Il permet à n'importe qui de participer et d'aider à planifier son voyage sans «réinventer la roue». De plus, si vous passez des mois sans planifier votre voyage, le guide vous aidera à vous souvenir des meilleures pratiques que vous avez établies (mais éventuellement oubliées) depuis votre dernière session de planification. N'oubliez pas de faire vos devoirs quand il s'agit de Gestion des voyages , car ce guide continuera de croître et de s'améliorer au fil du temps. Voici ce qu'il faut inclure dans votre guide:

  • Processus d'approbation. Pouvez-vous réserver une chambre d'hôtel sans l'approbation du patron ou devez-vous d'abord la gérer par un comité entier?
  • Fournisseurs, hôtels et services de voyage préférés. Vous pourriez passer des heures à rechercher des vols et des hôtels et ne jamais détecter de différences perceptibles, sauf peut-être des prix légèrement différents. (En d'autres termes, ce qui semble être une diligence raisonnable peut être une perte de temps dans le monde de la planification de voyage.) Une fois que vous avez sélectionné vos ressources de voyage préférées, vous pouvez aller directement à celles-ci et éviter des heures de recherche préliminaire. Revenir aux mêmes ressources crée de la cohérence, facilite le partage des responsabilités de planification de voyage et permet à votre entreprise d'économiser de l'argent en tirant le meilleur parti des programmes de fidélité. (Voir le conseil n ° 2.)

2. Sélectionnez les fournisseurs de voyages préférés, inscrivez-vous aux programmes de fidélité et économisez. Même les experts en voyages d'affaires ne jurent que par cette astuce, selon Interne du milieu des affaires . Pour le voyageur occasionnel, les programmes de fidélité peuvent sembler promettre des récompenses vides. Mais pour les clients fidèles du voyage d'affaires, les avantages et les économies du programme de fidélité s'additionnent. Rejoignez des programmes pour autant de fournisseurs de voyages que possible: compagnies aériennes, services automobiles, chaînes hôtelières, restaurants, trains, stations-service, etc.

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3. Établir des budgets limites pour chaque dépense de voyage (généralement) flexible. (Par exemple, vous pouvez décider que les chambres d'hôtel ne doivent jamais dépasser 300 USD par nuit.)

4. Enregistrez la fenêtre de réservation idéale pour chaque service de voyage, en fonction de votre expérience. Peut-être devriez-vous réserver un service de voiture 1 semaine à l'avance, un hôtel 1 mois à l'avance et un vol 2 mois à l'avance.

5. Notez les fournisseurs qui proposent des offres parce que vous les connaissez bien ou parce que vous avez négocié dans le passé.

6. Printemps pour un abonnement au salon d'aéroport. À l'instar des programmes de fidélité, les adhésions aux salons peuvent sembler inutiles pour les voyageurs occasionnels et économes, mais pour les entreprises et les voyageurs d'affaires fréquents, un salon d'aéroport présente des avantages majeurs . Les voyageurs peuvent travailler, faire une sieste entre les vols, participer à des conférences téléphoniques, réseauter avec d'autres voyageurs ou même divertir des compagnons de voyage qui pourraient également être des clients ou des clients potentiels

7. Donnez la priorité aux compagnies aériennes qui proposent des vols à l'heure. Un des Les hacks de voyage les plus appréciés de l'INC , favoriser les services de transport qui arrivent et partent à l'heure peut faire gagner beaucoup de temps et de stress aux voyageurs. De plus, un vol longue distance retardé pourrait compromettre le succès d'un voyage entier en raison de correspondances manquées, de sauts de fuseau horaire, etc.

Outils de planification de voyages d'entreprise

Outils de planification de voyages d

Fuseau horaire Ninja

Time Zone Ninja facilite la planification de réunions et d'événements dans tous les fuseaux horaires.

Pourquoi c'est génial: L'interface fait le travail de calcul des heures pour vous, vous n'avez donc jamais à déterminer exactement à quelle heure il sera à une date ou à un endroit différent.

TripIt
TripIt vous permet d'organiser des informations sur les vols, les hôtels, les restaurants et les locations de voitures en un seul endroit. Il dispose même d'une fonction d'itinéraire automatisée pour partager des informations clés avec vos voyageurs.

Pourquoi c'est génial: Cet outil construit essentiellement des itinéraires pour vous. Vous réservez les préparatifs de voyage et transférez les e-mails de confirmation à TripIt. L'outil ajoute tous les détails à votre itinéraire principal.

Dépenser

Cet outil changera la façon dont vous gérez les frais de déplacement.

Pourquoi c'est génial : Expensify automatise le processus de dépense de voyage. Scannez vos reçus pour demander à Expensify de générer et de soumettre un rapport en votre nom. Expensify dispose même d'une fonction pour capturer les transactions liées aux voyages et créer des rapports pour vous aider à suivre le coût global d'un voyage.

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Enregistrement d

Pendant que vous restez
Utilisez cette application pour réserver une chambre pour quelques heures seulement et répondre à une variété de besoins d'arrivée et de départ.

Pourquoi c'est génial: Cette application vous libère des contraintes des heures habituelles d'enregistrement et de départ des hôtels. Il vous suffit de télécharger l'application et de saisir l'emplacement et les préférences de votre hôtel, et l'application propose des options adaptées à vos besoins.

Concur

Concur dispose d'une technologie intégrée qui révolutionne la façon dont vous suivez les frais de déplacement.

Pourquoi c'est génial: Il offre une visibilité approfondie du suivi des dépenses et même de la projection des dépenses. Les planificateurs peuvent avoir un aperçu complet des frais de voyage avant, pendant et après le voyage.

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Portefeuille Award

Suivez tous vos programmes de récompenses en un seul endroit avec Award Wallet.

Pourquoi c'est génial: En gardant une trace de vos récompenses, Award Wallet vous aide à maximiser (et à utiliser au mieux) vos récompenses.

SkyRoam

Obtenez un appareil et un abonnement aux données pour profiter d'un WiFi illimité partout où vous allez.

Pourquoi c'est génial: Avec SkyRoam, les voyageurs peuvent vraiment être assurés de pouvoir travailler en utilisant le WiFi en tout lieu et à tout moment.

GroundLink

Ce service facilite la réservation de chauffeurs dans les grandes villes du monde.

Pourquoi c'est génial: Le service a pensé à tous les détails qui facilitent vraiment la vie d’un voyageur d’affaires. GroundLink suivra votre vol pour ajuster les heures de prise en charge et fournira même des prix 100% transparents avant de réserver.

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Application de transport en commun

L'application Transit indique que son service a commencé avec une question: 'Quand mon trajet arrivera-t-il ici?' L'application vous permet de vérifier en temps réel les informations sur les transports en commun à proximité directement depuis votre téléphone.

Pourquoi c'est génial: Vous pouvez saisir les détails du trajet pour obtenir des conseils et des mises à jour en temps réel depuis l'application. Vous verrez combien d'arrêts il vous reste, quand vous devez prendre votre transport en commun, et plus encore.

Nomades du monde

Cette compagnie d'assurance voyage contribue à rendre les voyages d'affaires plus sûrs et plus intelligents.

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Pourquoi c'est génial: Cette société aide les voyageurs à être assurés qu'ils seront pris en charge si les choses tournent mal pendant un voyage.

GetThere

Cette ressource de gestion de voyages en ligne vous aide à gérer tous les aspects de la planification de voyages d'entreprise.

Pourquoi c'est génial: L'outil a une option d'intégration de politique de voyage qui facilite les règles de planification de voyage établies.

WikiTravel

Les esprits qui ont créé votre encyclopédie gratuite préférée ont également créé un énorme guide de voyage provenant de la foule.

Pourquoi c'est génial: Les vrais voyageurs rédigent le contenu de WikiTravel, vous pouvez donc être sûr que les informations et les conseils que vous recevrez seront pertinents et utiles. Chaque emplacement a même Restez en sécurité et Reste en bonne santé sections pour aider à apaiser et informer les voyageurs anxieux.

Trippy

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Obtenez des réponses à vos questions de voyage les plus délicates, à celles auxquelles même Google ne peut pas répondre.

Pourquoi c'est génial: Lorsque vous voulez des informations de voyage, vous voulez généralement parler à quelqu'un qui a été là où vous allez; vous voulez des réponses de quelqu'un avec une expérience de première main. En utilisant Trippy, vous pouvez obtenir ces conseils sûrs sans abandonner le confort de votre ordinateur.

Listes de vérification des voyages d'affaires

Liste de contrôle de voyage

Liste de contrôle de voyage:

  • Réserver le transport sortant
  • Réservez le transport de retour
  • Réserver un voyage intermédiaire
  • Réserver l'hébergement
  • Créer partageable itinéraires
  • Réservez des réunions et des événements et mettez à jour les calendriers
  • Achetez tous les pass et billets pertinents
  • Faites des copies des documents pertinents, y compris les passeports, les cartes d'identité et les billets
  • Finaliser toutes les présentations et pitchs d'ascenseur
  • Créez et imprimez une feuille de contacts de voyage critiques
  • Déplacer les réunions et les engagements à domicile chevauchant les dates de voyage
  • Créer une liste de tâches cruciale avant le départ
  • Créer et partager une liste de contrôle d'emballage

Liste de contrôle d'emballage:

  • Tenues pour chaque jour
  • Pyjamas
  • Vêtements d'entraînement
  • Essentiels de travail, y compris les ordinateurs de travail, les téléphones et les casques
  • ID et passeports
  • Chaussure
  • Adaptateurs d'alimentation
  • Livres
  • Des cahiers
  • Cartes de visite
  • Cartes et imprimés
  • Documents d'itinéraire
  • Cosmétiques et articles de toilette
  • Impressions de réservation
  • Trousse de premiers soins, y compris les médicaments

Modèles de planification de voyage d'entreprise

Itinéraire de planification des voyages d

Utilisez ces listes comme modèles à utiliser rapidement pour établir, enregistrer et partager les détails pertinents du voyage. Comme vous le verrez dans la liste ci-dessous, vous pouvez échanger quelques détails clés pour planifier différents types de voyage.

Voyages de vente

  • Heure et date d'arrivée générales:
  • Heure et date de départ générales:
  • Date et heure d'enregistrement de l'hébergement:
  • Date et heure de départ de l'hébergement:
  • Dates, heures, durées et lieux de chaque réunion de vente:
  • Détails du transport entre les réunions:
  • Horaires des repas:
  • Pauses:

Voyage de conférence

  • Heure et date d'arrivée générales:
  • Heure et date de départ générales:
  • Date et heure d'enregistrement de l'hébergement:
  • Date et heure de départ de l'hébergement:
  • Dates, heures, durées et lieux de chaque session de la conférence:
  • Dates, heures, durées et lieux de chaque session de réseautage:
  • Dates, heures, durées et lieux des réunions des participants:
  • Fenêtres de travail:
  • Horaires des repas:
  • Heures de pause de la conférence:

Voyage de pitch-meeting

  • Heure et date d'arrivée générales:
  • Heure et date de départ générales:
  • Date et heure d'enregistrement de l'hébergement:
  • Date et heure de départ de l'hébergement:
  • Dates, heures, durées et lieux de chaque réunion de pitch:
  • Itinéraire détaillé pour chaque pitch meeting:
  • Horaires des repas:

Voyage de retraite

  • Heure et date d'arrivée générales:
  • Heure et date de départ générales:
  • Date et heure d'enregistrement de l'hébergement:
  • Date et heure de départ de l'hébergement:
  • Itinéraire détaillé pour chaque jour:
  • Fenêtres de relaxation:
  • Horaires des repas:

Quels sont vos conseils de planification de voyage d'entreprise préférés? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!