Comment être un assistant exécutif, comme l'ont dit les experts

Assistant exécutif

Vous voulez donc savoir comment devenir assistant exécutif (EA)?



Eh bien, nous ne sommes pas surpris! Les adjoints de direction bénéficient de certaines des carrières les plus diversifiées, passionnantes et stimulantes du marché, des carrières qui attirent des étudiants et des professionnels possédant un large éventail de compétences et d'intérêts. Le rôle souvent entrepreneurial, toujours essentiel, de l'assistant de direction implique:



  • Prendre des décisions commerciales clés
  • Avoir une voix importante dans l'entreprise
  • Orienter l'orientation stratégique

Et ce n’est qu’un échantillon de certaines responsabilités communes d’assistant de direction.

Êtes-vous prêt à en apprendre davantage sur l'assistant exécutif moderne?



Ci-dessous, nous avons décrit tout ce que vous devez savoir sur la façon d'être un assistant exécutif. La plupart de ces résultats proviennent de notre État du rapport de l'adjoint exécutif (ou SOTEAR, comme nous l'appelons plusieurs fois ci-dessous). Il y a quelque chose dans le rapport pour les assistants de direction expérimentés ainsi que pour les futurs assistants de direction qui n’ont même pas encore obtenu leur diplôme universitaire. Nous avons fait le rapport juste pour vous; prendre plaisir!

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Qui sont les adjoints de direction?

Qui sont les assistants de direction



Les adjoints de direction proviennent d'un large éventail de postes antérieurs et de formations. Lors de la rédaction de notre rapport sur l’état des adjoints de direction, nous avons étudié les emplois antérieurs des adjoints de direction et les majors universitaires. Nous n'avons vu aucune tendance thématique hors du commun qui pourrait donner aux futurs assistants de direction des conseils sur le sujet à spécialiser ou les emplois à prendre. Cependant, nous avons observé que la plupart des adjoints de direction entrent dans leurs rôles avec beaucoup d'expérience.

Plus de la moitié (54%) des SD que nous avons sondés pour créer le rapport avaient 11 ans ou plus d'expérience; 23% des répondants avaient 20 ans ou plus d'expérience. En d’autres termes, les adjoints de direction ont fait le tour du pâté de maisons à plusieurs reprises et ils savent exactement ce qu’ils font.

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Que font exactement les assistants de direction faire ?

Ça dépend. Pas vraiment; Cela fait.

Les tâches d'un assistant exécutif dépendent de l'entreprise, de la direction ou de l'équipe de direction. Un adjoint de direction dans une entreprise de relations publiques peut passer les journées à planifier un événement après un événement, tandis qu'un adjoint de direction à une organisation à but non lucratif peut passer les jours à appeler des représentants du gouvernement.

Assistants exécutifs

Selon une définition de Merriam-Webster, un cadre est «celui qui exerce un contrôle administratif ou de gestion, et un assistant est« une personne qui assiste ou apporte généralement un soutien ou une aide supplémentaire ». Donc, un assistant de direction, essentiellement, aide l'exécutif à gérer l'entreprise.

Dans notre SOTEAR, nous mettons en évidence un manifeste du formateur et expert adjoint exécutif Adam Fidler . Son manifeste capture l'essence du rôle d'assistant exécutif:

«Je suis un conseiller neutre et indépendant de mon exécutif qui permet les routines de gestion quotidiennes qui améliorent l'efficacité de mon patron et de l'organisation dans son ensemble. J'opère en tant que chef d'entreprise à part entière - et je fais partie intégrante de l'équipe de direction.

En résumé, une réponse définitive nous échappe car les assistants de direction font à peu près tout. Si vous êtes vous-même assistant de direction, vous pouvez obtenir les informations et le soutien dont vous avez besoin pour tout faire et bien le faire en vous inscrivant à L'assistant , un bulletin hebdomadaire gratuit conçu spécifiquement pour aider les AE à faire de leur mieux.

En savoir plus sur certaines tâches plus spécifiques de l'adjoint exécutif ci-dessous.

Assistants de direction: les statistiques vitales

Un salaire

Une étude que nous avons trouvée lors de la fabrication de notre SOTEAR indique que l'assistant exécutif moyen gagne un peu plus de 63 000 $ par an. (C'est plus élevé que le Administration de la sécurité sociale dernière moyenne nationale.)

Et n'oubliez pas: lorsque vient le temps d'accepter le poste d'adjoint de direction dont vous rêvez, vous pouvez toujours négocier votre salaire. Donc, en réalité, la gamme de salaires EA que vous rencontrerez est probablement aussi étendue que la gamme des tâches EA que vous exercerez probablement au cours de votre longue carrière.

Fonctions

Tâches d'assistant exécutif

Les tâches d'un assistant exécutif moderne comprennent, sans toutefois s'y limiter:

Comment être un assistant exécutif

Compétences d'assistant exécutif

Si vous avez de l'ambition et que vous êtes prêt à passer du temps à développer votre expérience et votre CV, alors vous avez l'étoffe d'un assistant exécutif exceptionnel. Maintenant, vous voulez probablement savoir de quelles compétences spécifiques vous aurez besoin pour réussir. Nous avons ce qu'il vous faut; c'est un sujet majeur de notre SOTEAR.

Compétences absolument essentielles

Maîtriser le multitâche: Selon notre SOTEAR, la compétence d'assistant de direction la plus désirée, la plus utilisée et la plus recherchée est la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois. (20% de nos répondants citent le multitâche comme la compétence la plus importante à maîtriser pour un EA.)

  • Perfectionnez vos compétences: nous recommander remplir «l'espace vide» lors de certaines tâches avec des tâches simples. Au lieu de rêver lorsque quelqu'un vous met en attente pendant un appel téléphonique, ouvrez une feuille de calcul et effectuez une saisie de données.

Apprenez à communiquer: Les compétences en communication figuraient également en tête de la liste de nos répondants des compétences d'assistant de direction les plus importantes à maîtriser.

  • Perfectionnez vos compétences: Il existe des tonnes de façons de améliorer vos compétences en communication , mais voici une règle simple que les AE expérimentés savent utiliser toute la journée, tous les jours: soyez réaliste. L'honnêteté et l'ouverture peuvent vous mener loin.

Compétences préférées

Pensée globale, la capacité de traiter les informations et de prendre des décisions dans le contexte des objectifs à long terme de votre entreprise

  • Perfectionnez vos compétences: Réseau au sein de votre entreprise. Écoutez attentivement chaque réunion à laquelle vous assistez. Posez des questions jusqu'à ce que vous compreniez vraiment ce qui se passe et quel rôle vous jouez dans le projet en cours.

Priorisation, la capacité d’allouer votre temps, et celui de votre exécutif, aux tâches et activités ayant le plus grand impact sur votre mission.

  • Perfectionnez vos compétences: Gardez à tout moment la mission et les objectifs de votre entreprise à l'esprit. Lisez-les chaque jour si cela vous aide. Pesez toutes vos décisions de priorisation par rapport à ces objectifs.

Anticipation, la capacité de savoir ce que vos cadres veulent avant eux.

  • Perfectionnez vos compétences: Posez beaucoup de questions à vos dirigeants. Observez leurs réactions à différents types de situations. Prenez note de la façon dont ils se comportent lorsqu'ils sont stressés, heureux, en colère et tristes. Appliquez vos découvertes pour leur faciliter la vie.

Intelligence émotionnelle, la capacité de comprendre et de gérer vos sentiments et ceux des autres.

  • Perfectionnez vos compétences: Écoutez, faites une pause et réfléchissez. Suivez ces étapes lorsque vous interagissez avec vos collègues, et votre QI émotionnel deviendra plus fort avec le temps.

Dépannage et résolution de problèmes, la capacité d'appliquer un ensemble de compétences de base pour résoudre presque tous les problèmes qui surviennent.

  • Perfectionnez vos compétences: Développez vos compétences en résolution de problèmes grâce à la modélisation mentale. Imaginez des scénarios réels se déroulant dans des environnements à basse pression. (C’est ce que vous voulez faire pendant votre pause déjeuner, n’est-ce pas?) Imaginez comment vous résoudriez un problème en l’absence de pression d’un problème réel renforce vos muscles de dépannage. Lorsqu'un vrai problème survient, vous serez prêt.

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Tout ce que vous devez savoir: les principales leçons tirées de notre rapport sur l'état du poste d'adjoint exécutif

Assistant exécutif

Ces meilleures leçons de notre SOTEAR couvrent tout ce que vous devez savoir pour lancer ou continuer à prospérer dans votre carrière d'assistant exécutif.

  1. Les adjoints de direction bénéficient d'un salaire supérieur à la moyenne, mais ils ont l'impression qu'il y a un plafond de verre. Comme nous l'avons dit plus haut, l'adjoint exécutif moyen gagne un peu plus de 63 000 $ par année. Les adjoints de direction veulent toujours gagner plus d’argent (qui ne le fait pas?) Et considèrent la négociation d’un salaire plus élevé comme un défi majeur.
  2. Les EA sont un groupe fidèle. Plus d'un tiers (34%) des répondants travaillent dans leur entreprise actuelle depuis plus de 5 ans. Selon le Bureau of Labor Statistics , le travailleur américain moyen occupe son emploi actuel depuis 4,2 ans, et ce nombre tombe à seulement 2,8 ans si l'on considère les travailleurs âgés de 25 à 34 ans.
  3. La plupart des assistants de direction font le travail que des équipes entières d'assistants faisaient auparavant. 52% des répondants soutiennent directement 3 cadres ou plus, et la grande majorité n’a pas d’équipe à qui ils peuvent déléguer.
  4. La franchise est essentielle, mais toujours difficile pour les assistants de direction . Les adjoints de direction ont déclaré que l'un des moyens les plus efficaces de traiter avec un cadre difficile ou exigeant est «d'être franc avec eux et de communiquer votre frustration» (32%). Cependant, la rétroaction est toujours un défi. 32% ne se sentent toujours pas à l'aise de donner des commentaires négatifs à leur patron.
  5. La portée du rôle d'adjoint exécutif s'est élargie. Si le calendrier, la planification et l'organisation sont toujours une partie fondamentale du travail, être assistant de direction en 2021 signifie désormais effectuer des tâches autrefois reléguées à l'informatique, aux opérations et même aux RH.
  6. Les adjoints de direction ne prennent pas suffisamment de vacances. Les adjoints de direction qui prennent plus de vacances ont déclaré être moins stressés et plus heureux au travail, mais 40% d'entre eux ne prennent que 10 jours de vacances ou moins par an - bien en dessous de l'allocation moyenne.
  7. Les adjoints de direction aiment que leur travail les garde sur leurs gardes. Lorsqu'on leur a demandé quelle partie de leur travail ils appréciaient le plus, la réponse principale était «de nouveaux défis» (33%).
  8. Les adjoints de direction ne reçoivent pas suffisamment de commentaires, mais pas faute de temps de parole. 30% ont déclaré ne recevoir des commentaires sur la façon de s'améliorer au travail qu'une fois par an, mais 56% des répondants ont une réunion en face à face avec leur patron chaque semaine
  9. Les adjoints de direction sont toujours sur appel. Les répondants nous ont dit que «se déconnecter en dehors du travail» est la chose la plus difficile à faire dans le rôle par rapport à il y a 2 ou 3 ans. 52% des adjoints de direction devraient être de garde en dehors des heures de travail. Les adjoints de direction qui sont censés être sur appel en dehors des heures de travail sont près de 12% moins satisfaits de leur patron que les adjoints de direction qui ne sont pas censés être sur appel. 28% des répondants ont déclaré que leur patron les contacte en dehors des heures de travail ou le week-end avec des demandes au moins deux fois par semaine.

Avez-vous des conseils pour les futurs assistants de direction? Partagez votre sagesse dans les commentaires ci-dessous!