Le guide de l'assistant exécutif: conseils pour obtenir une promotion ou une augmentation

Conseils pour les assistants de direction

«La chance est une question de préparation à l'occasion d'une réunion.» - Oprah Winfrey

À un moment donné, nous avons tous dû grandir et apprendre que les souhaits ne se réalisent pas simplement. Nous devons faire eux vrai.



Si vous souhaitez une augmentation ou une promotion, vous êtes au bon endroit. Nous ferons plus que simplement vous dire comment obtenir une augmentation ou une promotion. Ces conseils d'assistant de direction vous aideront non seulement à obtenir le nouveau rôle que vous souhaitez, mais vous montreront également comment maîtriser complètement vos nouvelles responsabilités. Considérez cette liste comme le livre de jeu de l'assistant exécutif pour une accélération totale de carrière.

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Et il est grand temps que davantage d’assistants de direction commencent à exprimer leur valeur et à demander une rémunération et un avancement proportionnés. Selon Dcbeacon's 2018 State of the Executive Assistant Report , la plupart des assistants de direction font le travail qui des équipes entières des assistants le faisaient. Un énorme 52% des répondants soutiennent 3 cadres ou plus. De plus, le rapport a également révélé que les responsabilités et les attentes des assistants de direction se sont développées pour inclure une variété de tâches - allant du support informatique aux tâches des ressources humaines telles que l'intégration de nouveaux employés ...

Alors qu'est-ce que tu attends? Vous méritez tellement de réaliser vos souhaits de carrière.

Un de nos outils préférés pour EA en ce moment (qui peut vous aider à montrer toutes les tâches que vous effectuez pour une augmentation) est le logiciel de ivité monday.com . Testez la période d'essai gratuite et voyez ce que vous en pensez!

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Obtenir une promotion ou une augmentation

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Que vous espériez un tout nouveau rôle ou simplement l'augmentation de salaire que vous méritez, ces conseils vous aideront à y parvenir en vous montrant comment démontrer explicitement votre valeur et votre ambition.

1. Demandez plus de responsabilités et suivez vos progrès.

Montrez à votre patron que vous êtes prêt pour une promotion en recherchant activement de nouvelles responsabilités et en lui donnant des coups de pied tout en les accomplissant.

Le plan:

  • Identifiez les besoins de l'entreprise ou de l'équipe que vous pensez pouvoir satisfaire si vous assumiez quelques responsabilités supplémentaires.
  • Évaluez votre capacité à assumer ces responsabilités. (Votre équipe a peut-être besoin d'un nouveau développeur Web, mais si vous ne pouvez même pas lire le code HTML de base, eh bien, vous connaissez le reste. Le point: faites attention de ne pas devenir aveuglé par votre ambition et votre optimisme.)
  • Communiquer vos intentions à votre patron et expliquez comment vous prévoyez de vous acquitter de vos responsabilités existantes lorsque vous en assumez les nouvelles.
  • Suivez vos progrès. Documentez les nouvelles responsabilités que vous avez assumées, et une fois par semaine (les vendredis sont parfaits), enregistrez tous les progrès que vous avez accomplis dans la nouvelle responsabilité. Par exemple, si vous avez choisi la planification de réunions et minutes , puis après la première semaine, vous constaterez peut-être que vous avez proposé de nouveaux systèmes de planification de salles de conférence qui rendront la réservation de salles de réunion plus efficace. Le suivi de votre progression vous donnera les preuves dont vous avez besoin pour prouver empiriquement que vous êtes prêt pour une promotion.

Conseils et astuces:

Dans notre guide pour demander une augmentation pour Office Managers , Office Manager Megan recommandé «Tenir une liste détaillée de tout ce que vous faites et de tout ce dont vous êtes responsable. Les présenter clairement vous aidera à valider votre valeur. »

Elle a même fourni un modèle utile vous pouvez utiliser pour suivre vos responsabilités.

2. Préparez une analyse de rentabilisation étanche pour votre augmentation ou promotion.

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Votre expérience en demandant une augmentation ou une promotion sera différente de celle des autres à bien des égards. Il aura également une chose en commun avec l’expérience de tout le monde: votre patron va vous demander pourquoi vous méritez cette promotion.

C’est pourquoi il est essentiel pour le succès de votre promotion de préparer une réponse détaillée et spécifique à cette question.

Le plan:

Comme nous l'avons dit, vous devez déterminer les raisons précises et détaillées pour lesquelles vous méritez une augmentation ou une promotion. Des réponses vagues reflétant un travail acharné en général, la permanence, la fiabilité et la positivité ne fourniront pas la réponse percutante dont vous avez besoin ici.

Développez une réponse qui rendra votre demande impossible à refuser en utilisant ces conseils de Ramit Sethi , Auteur à succès du New York Times Je t'apprendrai à être riche et fondateur de la site éponyme .

  • Déterminez les résultats que vous avez obtenus et évaluez leur valeur financière.
  • Décrivez les nouvelles compétences que vous avez acquises et comment elles pourraient bénéficier à l'entreprise.
  • Commencez à planifier des mois avant votre grande demande afin de pouvoir collecter soigneusement les résultats de performance et les éloges pour renforcer votre attrait.
  • Travaillez avec un partenaire pour déterminer comment répondre à toutes les objections que le leadership pourrait soulever.
  • Établissez le montant de votre augmentation ou la position spécifique que vous souhaitez. (Cette étape cruciale est facile à oublier dans l'émotion de se préparer à se vendre, mais une demande spécifique garantit que vous n'obtenez pas seulement une augmentation, mais que vous obtenez également l'augmentation que vous souhaitez.)

Conseils et astuces:

Répétez votre grande demande pour éviter toute nervosité ou oubli de dernière minute qui pourrait ruiner votre appel et ébranler votre confiance.

3. Évaluez le temps que vous économisez à votre exécutif.

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Si le temps d’un cadre est précieux, le travail que vous faites pour gagner du temps à votre chef est également précieux. Faites vos devoirs pour attribuer une valeur spécifique au travail que vous faites pour gagner du temps à votre direction. Utilisez ce chiffre pour justifier une augmentation.

Le plan:

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Ecrire pour le Harvard Business Review, Melba Duncan tombe en panne exactement comment attribuer une valeur au temps que vous enregistrez votre dirigeant. Elle écrit:

«À des niveaux très élevés, le retour sur investissement d'un assistant qualifié peut être substantiel. Prenons l'exemple d'un cadre supérieur dont la rémunération totale est de 1 million de dollars par an, qui travaille avec un assistant qui gagne 80 000 dollars. Pour que l'organisation atteigne le seuil de rentabilité, l'assistant doit rendre le cadre supérieur 8% plus if qu'il ne le ferait en solo - par exemple, l'assistant doit économiser environ cinq heures au cadre en une semaine de travail de 60 heures. En réalité, les bons assistants sauvent bien plus que cela leurs patrons.

Pour créer votre évaluation, passez en revue une liste de vos responsabilités et calculez le temps qu'il vous faut pour effectuer des tâches que votre cadre pourrait autrement avoir à faire. Multipliez ces heures par votre meilleure estimation du salaire horaire de votre cadre.

Conseils et astuces:

Ne vous vendez pas trop cher! Et n'oubliez pas que vous êtes un expert dans le travail que vous faites pour gagner du temps à votre direction. Un cadre peut prendre deux fois plus de temps pour accomplir certaines tâches qui vous viennent naturellement.

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4. Sollicitez les commentaires des gestionnaires et suivez vos progrès vers tous les domaines d'amélioration.

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À moins que vous ne puissiez lire dans les pensées, il se peut que vous manquiez certains domaines d'amélioration qui pourraient vous empêcher de bénéficier d'une promotion. Demandez à votre responsable de révéler ces domaines, puis travaillez à les améliorer. Encore une fois, assurez-vous de suivre votre progression afin de pouvoir l'utiliser dans votre appel pour une augmentation ou une promotion.

Le plan:

Si vous avez une réunion en face à face avec votre patron, demandez-lui si vous pouvez avoir environ une demi-heure pour discuter des façons dont vous pouvez aider davantage. Expliquez que vous ne voulez pas seulement continuer à exceller dans votre rôle actuel, mais que vous voulez également accroître vos responsabilités.

Travaillez avec votre patron pour établir une liste de vos nouvelles responsabilités. Suivez vos progrès sur chacun d'entre eux au moins une fois par semaine afin de disposer de nombreuses preuves à utiliser lorsque vous demandez une augmentation ou une promotion.

Conseils et astuces:

N'ayez pas peur de demander des commentaires! Il y a de fortes chances que vous ayez déjà le facetime, et il s'agit simplement de s'approprier une partie de ce temps face pour discuter de votre carrière. Dans notre État du rapport de l'adjoint exécutif , nous avons révélé que 30% des répondants ont déclaré ne recevoir de commentaires sur la façon de s'améliorer au travail qu'une fois par an, mais 56% des répondants ont une réunion en face à face avec leur patron chaque semaine

5. Recherchez les salaires et les tâches dans l'industrie pour voir où vous en êtes.

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Savoir où vous vous situez dans le grand schéma des salaires et des responsabilités de l'industrie renforcera votre appel pour une augmentation ou une promotion, même si vous trouvez que vous êtes au-dessus de la moyenne. (Parce que vous devrez développer un contre-argument au cas où votre patron le ferait remarquer.)

Le plan:

Dans notre guide pour demander une augmentation pour Office Managers , Office Manager Chelsey a recommandé d'utiliser des sites comme PayScale ou Comparably pour déterminer les échelles salariales pour votre poste et vos responsabilités. Elle vous conseille également de prendre en compte votre niveau d'expérience et toutes les responsabilités supérieures et supérieures que vous assumez. Ensuite, mettez tout le monde dans une liste afin que votre patron ait quelque chose de visuel à examiner au fur et à mesure que vous présentez votre cas.

6. Recueillez les éloges et les approbations des gestionnaires et des collègues.

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Semblable aux critiques cinq étoiles de restaurants, cette tactique constitue un excellent moyen de fournir une évaluation impartiale de vos compétences, de vos talents et de votre valeur globale.

Le plan:

  • Lorsque vous recevez des compliments et des félicitations, notez-les. Notez qui a dit quoi et notez à quel projet ou tâche le compliment était associé. Ce conseil de Carrière Contessa fournira des éléments qui ne proviennent pas de votre dernier examen formel.
  • Demandez les commentaires de vos collègues. Si les compliments ne viennent pas naturellement, soyez honnête. Approchez-vous de vos collègues, expliquez ce que vous essayez de faire et demandez-leur de vous dire ce qu'ils aiment le plus dans le fait de travailler avec vous. (Cela ne fait pas de mal de mentionner que vous serez heureux de rendre la pareille à tout moment.)
  • Demandez des lettres de recommandation. Vous avez fait cela pour entrer à l'université, alors pourquoi ne pas le faire pour obtenir une augmentation ou une promotion? Votre patron sera impressionné par votre initiative et votre organisation.

sept. Évaluez le marché pour voir si votre entreprise peut se permettre une augmentation.

Avant de demander une augmentation, assurez-vous que votre entreprise est en mesure de vous en offrir une.

Le plan:

Ecrire pour le Interview Guys, conseille Mike Simpson vous devez évaluer si votre employeur peut se permettre de vous donner une augmentation. Il dit,

«Commencez par examiner le marché et la place de votre entreprise dans l’ensemble.

Ensuite, regardez votre entreprise dans son ensemble. Est-il en mesure de vous aider à vous payer plus?

S'agit-il d'une toute nouvelle start-up qui vient de démarrer ou est-ce une entreprise bien établie?

Cela a-t-il augmenté depuis que vous avez commencé à y travailler, ce qui a entraîné une augmentation des responsabilités et du travail pour vous? Est-ce une bonne année? Les bénéfices sont-ils en hausse?

Vous ne voulez pas demander une augmentation si une entreprise a des difficultés financières et cherche des opportunités de réduire les coûts. '

Conseils et astuces:

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Utilisez vos compétences de détective. Connaissez-vous des associés qui ont récemment été promus? Votre entreprise a-t-elle attiré de nouveaux clients? Avez-vous remarqué que les dirigeants effectuaient des achats ou des investissements importants?

8. Demandez à votre patron de vous aider à gagner une promotion.

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Au lieu de simplement demander une promotion, travaillez avec votre patron pour déterminer comment vous pourriez en gagner une. Cette astuce de Paul Petrone sur le blog LinkedIn Learning vous aide à établir des relations avec votre patron tout en travaillant à votre promotion.

Le plan:

L'honnêteté est au cœur de ce plan. Dites simplement à votre patron ce que vous voulez et ce que vous êtes prêt à faire pour y arriver. Demandez à votre patron d'être également honnête - sur ce que vous devez vraiment faire et apprendre pour atteindre un niveau promouvable. Cette approche vous enlève une partie de la pression, car vous n’avez pas à deviner ce que vous devez faire pour vous vendre. Et votre patron pourrait vous surprendre - elle peut très bien apprécier votre franchise et respecter votre ambition.

Conseils et astuces:

Soyez prêt à faire des compromis si votre patron a une vision différente de votre avancement professionnel et, bien sûr, soyez assuré. Dans notre guide pour demander une augmentation pour Office Managers , A déclaré Selena, responsable du bureau,

«Les bouches fermées ne se nourrissent pas. Soyez ouvert et honnête sur vos objectifs et ce que vous voulez. Si vous voulez une augmentation, si vous pensez que vous méritez quelque chose, vous devez en parler.

9. Déterminez comment votre performance est mesurée et déterminez les moyens de dépasser vos attentes.

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Savez-vous quelles mesures votre patron utilise pour évaluer vos performances? Sinon, vous devez déterminer ces paramètres afin de trouver des moyens de dépasser les attentes.

Le plan:

Une PDG dans ce BON article dit qu'une approche basée sur des métriques pour un appel de promotion aide les jeunes travailleurs à se faire des atouts stratégiques. Alors, comment pouvez-vous commencer à évaluer vos performances en fonction de statistiques spécifiques au lieu de votre impression globale?

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  • Revenez à votre dernière évaluation des performances ; de nombreux formats mettent tous les critères d’évaluation de votre poste sur la table.
  • Reportez-vous à tous les commentaires occasionnels que vous avez reçus. Même des commentaires occasionnels peuvent indiquer des domaines prioritaires de votre rendement au travail.
  • Demandez à votre patron. Si vous ne savez pas comment vous êtes évalué, il est tout à fait normal de clarifier ces points avec votre patron. S'il n'y a pas de paramètres, travaillez avec votre patron pour en élaborer. Cela ne montre pas seulement votre initiative, mais cela fournit également une orientation claire pour vos efforts.
  • Évaluer les commentaires . Plongez dans votre Revue de la performance et apprenez de ce qui a été dit. Comprendre les commentaires que vous avez reçus vous aidera à vous améliorer dans les domaines sur lesquels vous devrez peut-être travailler.

Conseils et astuces:

Le verbiage de l'évaluation des performances peut être lourd; n’ayez pas peur de clarifier tout ce que vous trouvez confus ou vague.

10. Mettez en évidence un problème que vous avez résolu.

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Si vous avez résolu un problème pour votre entreprise, en particulier un problème majeur, indiquez votre succès dans votre appel à une promotion.

Le plan:

Décrivez le problème que vous avez résolu et les résultats positifs de la solution. Prenez note de toutes les mesures que vous avez prises pour résoudre le problème et de toutes les façons dont vous êtes allé au-delà des attentes à la recherche de solutions. Transformez votre résumé en argumentaire en expliquant comment vous pouvez canaliser votre succès vers de futures solutions aux problèmes futurs.

Conseils et astuces:

Si vous choisissez de créer un appel autour de votre capacité à résoudre des problèmes, il peut être judicieux d'identifier quelques autres problèmes que vous prévoyez de résoudre. Vous pourriez même proposer une promotion dans le cadre de votre récompense si vous facilitez une autre solution réussie.

Basculer le travail

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Maintenant que vous avez fait valoir votre point de vue et décroché une foule de nouvelles tâches, voici comment gérer - et même exceller - dans vos nouvelles responsabilités.

1. Tenez compte de vos nouvelles responsabilités et créez une stratégie pour gérer votre temps.

Quelles nouvelles responsabilités avez-vous? Combien de temps avez-vous pour tous les gérer? Comment allez-vous tout faire? Consultez notre article sur gestion du temps pour certains pointeurs pour les gestionnaires de bureau qui s'appliquent à n'importe quel rôle.

2. Demandez des commentaires fréquents.

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Des commentaires fréquents peuvent vous avoir aidé à obtenir votre promotion, et maintenant, ils peuvent vous aider à exceller dans votre nouveau rôle. Une fois que vous avez commencé votre nouveau rôle, demandez des commentaires fréquents, même des commentaires occasionnels, afin de savoir exactement ce que vous devez faire pour faire une impression positive au début.

3. Augmentez votre quotient de leadership en cultivant des compétences en intelligence émotionnelle.

La psychologie aujourd'hui définit l'intelligence émotionnelle comme suit:

«L'intelligence émotionnelle est la capacité d'identifier et de gérer vos propres émotions et les émotions des autres. On dit généralement qu'il comprend trois compétences: la conscience émotionnelle; la capacité d'exploiter les émotions et de les appliquer à des tâches comme la réflexion et la résolution de problèmes; et la capacité de gérer les émotions, ce qui comprend la régulation de ses propres émotions et le soulagement ou l'apaisement des autres.

Check-out Les 10 commandements de l'intelligence émotionnelle d'Inc pour savoir comment vous pouvez développer vos compétences relationnelles.

4. En savoir plus sur votre entreprise.

Notre État du rapport de l'adjoint exécutif recommande des dates de déjeuner fréquentes:

«Organisez un dîner chaque semaine avec une personne d’un service différent dans le but précis d’en savoir plus sur ce qu’elle fait et sur la contribution de son équipe à la mission plus large de l’entreprise.

Vraiment creuser. Posez des questions telles que, quelles ont été les plus grandes victoires de votre équipe? Les plus grands défis? Lequel de nos concurrents vous empêche de dormir la nuit? Si vous aviez une baguette magique, que changeriez-vous du jour au lendemain dans l'entreprise? L'industrie?

Après votre conversation, notez les deux ou trois principaux points à retenir de votre conversation. Conservez-les dans une feuille de calcul pour pouvoir les consulter facilement. C'est non seulement un excellent moyen de réseauter au sein de votre entreprise, mais vous aurez bientôt acquis les connaissances de base dont vous avez besoin pour fournir des informations précieuses à votre patron. »

5. Fixez-vous des objectifs spécifiques et élaborez un plan pour les atteindre.

Déterminez ce que vous devez faire et comment vous y parviendrez. Considérez cette liste comme une feuille de route pour réussir dans votre nouveau poste et consultez-la souvent pour vérifier vos progrès.

6. Maintenant que vous avez vos objectifs, déterminez les nouvelles compétences dont vous avez besoin pour les atteindre.

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Jetez un œil à votre liste d'objectifs et voyez si vous devez développer de nouvelles compétences pour les atteindre. Reconnaissez vos lacunes afin de vous préparer au succès.

7. Demandez une formation.

Vous n'êtes peut-être pas nouveau dans l'entreprise, mais si vous avez des responsabilités que vous n'avez jamais abordées auparavant, n'ayez pas peur de demander une formation. La préparation bat la correction de cours tous les jours.

8. Identifiez vos ressources «humaines».

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Avec qui allez-vous interagir le plus dans votre nouveau rôle? Qui connaît les cordes? Identifiez les personnes susceptibles de vous soutenir dans l'acquisition d'un nouvel ensemble de compétences et demandez-leur de l'aide.

9. Prendre une pause.

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Avant de vous lancer dans votre nouveau rôle, partez en vacances! C’est bon pour votre corps et votre esprit, et vous l’avez également mérité.

Avez-vous des conseils utiles pour les assistants de direction? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!

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