Tout ce dont vous avez besoin pour rédiger les codes de conduite d'un employé stellaire

Codes de conduite des employés

Les entreprises utilisent les codes de conduite des employés pour aider les travailleurs à comprendre comment respecter les valeurs de l'entreprise dans tout ce qu'ils font.

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Les codes de conduite des employés, généralement des documents contenant de nombreuses pages contenant du texte, vont plus loin que les énoncés de mission et de valeur, les manuels et les chartes. Les codes de conduite ne laissent pas les spécificités quotidiennes de la mission d’une entreprise à l’interprétation; ils donnent aux employés un manuel pour pratiquer un comportement axé sur la mission.



Pièce A:

  • Énoncé de mission: Nous rendons le monde meilleur en innovant dans les solutions de gestion des déchets.
  • Code de conduite: nous attendons des employés qu'ils rendent le monde meilleur, au moins sur notre campus, en respectant nos directives d'élimination des déchets.

les codes de conduite des employés ont des implications juridiques

Les codes de conduite sauvent également la situation en période d'incertitude juridique ou éthique. Par exemple, si un employé est reconnu coupable de faute éthique, le entreprise peuvent bénéficier d'une réduction de peine grâce à la mise en place de codes de conduite. (Oui, un mauvais œuf peut impliquer toute l'entreprise!) le système judiciaire évalue la «présence d’un programme de conformité et d’éthique efficace» lors de la détermination niveau de responsabilité pour la faute d’un employé. Une entreprise peut s'appuyer sur des codes de conduite bien documentés pour obtenir une culpabilité atténuée.

Remarque si vous travaillez avec des agents financiers supérieurs: le Loi Sarbanes-Oxley ou loi de 2002 sur la responsabilité des entreprises (article 406) prescrit un «code d'éthique pour les hauts dirigeants financiers». Dans ce cas, l'établissement de codes de conduite et d'éthique pour les employés n'est pas seulement une bonne idée; c'est une exigeance.

La ligne du bas? Un code de conduite est une colonne vertébrale facile à référencer de la culture et des politiques de l'entreprise. Même si les codes prennent de la poussière pendant des années, ils font toute la différence lorsqu'une «situation» surgit de façon inattendue.

Voici tout ce que vous devez savoir pour développer ou actualiser les codes de conduite des employés de votre entreprise.

Principes essentiels des codes de conduite des employés

Langage normatif et non restrictif

Si le langage de vos codes de conduite définit uniquement ce que les employés ne peuvent pas faire, alors les employés pourraient se sentir étouffés, restreints et peut-être même un peu irrités. (La plupart des gens n'aiment pas qu'on leur dise ce qu'ils ne peuvent pas faire.) C'est pourquoi les codes de conduite devraient énoncer les règles dans un langage positif dans la mesure du possible. Voir les différences subtiles entre les deux exemples ci-dessous:

  • Contraignant: Les employés ne doivent jamais arriver au travail plus de 45 minutes après leur heure d'arrivée prévue.
  • Prescriptif: Nous attendons des employés qu'ils soient rapides et qu'ils fournissent un préavis raisonnable des retards.

Pointe: Lorsque vous rédigez vos codes de conduite, assurez-vous d'inclure des exemples pour rendre les concepts faciles à comprendre. Nous allons vous expliquer comment dans certains des exemples ci-dessous.

Codes de conduite généraux

Dans cette section, répertoriez les comportements louables qui s'appliquent à toutes les personnes et processus de l'entreprise. De nombreuses entreprises basent ces codes sur leurs valeurs fondamentales. (Certains ont même des valeurs déjà écrites sous la forme d'un code.)

les codes de conduite des employés favorisent un bon comportement

Certaines entreprises rendent leurs codes et leur éthique faciles à comprendre en attribuant aux principes un terme clé qui décrit le comportement. Par exemple, la Fédération internationale des comptables a créé cinq principes fondamentaux de l'éthique : intégrité, objectivité, compétence professionnelle et diligence, confidentialité et comportement professionnel. La fédération clarifie chaque principe avec un langage normatif; par exemple, «objectivité» est suivi de «Un professionnel comptable ne doit pas tolérer les préjugés, les conflits d'intérêts ou l'influence indue d'autrui.»

Stratégies

Un document sur les codes de conduite constitue la plate-forme idéale pour décrire les politiques et procédures clés. (D'une certaine manière, les politiques et procédures sont aussi simplement des codes de conduite.) Par exemple, Réalisable recommande d'inclure des lignes directrices relatives au respect sur le lieu de travail (également appelées politiques anti-harcèlement), au traitement des biens, à la présence, à l'apparence et aux codes vestimentaires.

Codes de conduite spécifiques aux processus

Des problèmes d'éthique et de conduite peuvent survenir dans divers processus sur le lieu de travail. L'ajout de beaucoup de contexte et d'exemples rendra vos codes de conduite faciles à comprendre et à respecter.

Pour couvrir autant de sujets que possible…

  • Faites une liste de vos processus d'entreprise réguliers. Si vous facturez des clients sur n'importe quel type de système, cette tâche devrait être relativement facile. Sinon, faites simplement une liste de tous les processus de l'entreprise, y compris des éléments tels que la facturation, les relations avec les clients, les achats et la comptabilité.
  • Pour chaque processus, incluez un code de conduite simple. Exemple: les employés à tous les niveaux traiteront les clients avec respect et professionnalisme.
  • Pour chaque processus, incluez au moins un exemple de conduite louable. Exemple: Sarah a envoyé à un client une note de remerciement manuscrite pour un délicieux déjeuner de travail.
  • Pour chaque processus, incluez au moins un exemple de mauvaise conduite. Exemple:Jeanine a envoyé un texto à un client après les heures de travail pour lui poser une question sans importance.

Comportements universellement inacceptables

Les catégories courantes pour cette section comprennent:

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Actes illégaux

Bien que cela puisse sembler du bon sens, vous pouvez ajouter une déclaration générale annonçant que tous les comportements illégaux, à la fois civile et pénale , sont inacceptables.

Actes contraires à l'éthique

Pour clarifier à quoi ressemble un acte contraire à l'éthique, de nombreuses entreprises juxtaposent deux scénarios différents: l'un qui démontre une éthique admirable et l'autre qui démontre une éthique douteuse.

les codes de conduite des employés favorisent l

Par exemple, pour un principe éthique d '«équité», vous pouvez citer les comportements suivants:

  • Admirable équité: Un responsable du recrutement connaît bien une candidate et pense qu'elle serait parfaite pour un poste vacant. Le responsable du recrutement choisit d'interroger en profondeur tous les candidats internes, quelle que soit sa relation avec le candidat idéal.
  • Équité douteuse: Un responsable du recrutement choisit de gagner du temps et d'éviter le processus d'entrevue pour un poste vacant; elle connaît déjà le candidat absolument parfait.

Conseil: concentrez certains comportements inacceptables sur les risques potentiels pour votre entreprise en particulier.

Services de gouvernance d'entreprise de Deloitte recommande aux entreprises de couvrir leurs domaines de risque particuliers. L'entreprise cite l'exemple suivant dans ses directives utiles: «Par exemple, une entreprise de fabrication mettrait davantage l'accent sur les responsabilités environnementales qu'une entreprise de services professionnels.»

Directives pour les rapports

Projet inclure recommande de préciser comment les employés peuvent signaler toute violation du code de conduite dont ils sont témoins. En outre, l'entreprise recommande d'ajouter des détails pour apaiser les craintes des employés à propos de l'idée de signaler un collègue.

Signaler des manquements au comportement peut effrayer certains employés

Assurez-vous de préciser si le processus de rapport est anonyme et de décrire précisément ce qui se passera après la soumission du rapport. (L'employé devra-t-il se présenter à une réunion? L'employé sera-t-il informé lorsque quelqu'un aura appréhendé la personne dénoncée?)

Un avertissement anti-représailles

Associée aux directives de signalement des violations des codes de conduite, une clause de non-responsabilité anti-représailles permet aux employés de savoir que l'entreprise ne les pénalisera pas pour avoir signalé une violation du code de conduite, même si ladite violation implique le patron de l'employé ou un autre haut fonctionnaire.

Par exemple, voici le langage que le géant de la technologie utilise dans son Disponible publiquement code de conduite:

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'Google interdit les représailles à l'encontre de tout employé de Google qui signale ou participe à une enquête sur une éventuelle violation de notre Code, de nos politiques ou de la loi. Si vous pensez être victime de représailles, veuillez contacter Éthique et conformité. »

Politiques d'application

Expliquez clairement les rouages ​​de l'application, même si vous choisissez de n'appliquer aucune des règles.

Votre objectif dans cette section est de:

Assurez-vous que les employés savent comment vous prévoyez de mesurer leur conformité aux codes de conduite généraux, ou en d'autres termes, évaluez comment un employé mesure les valeurs globales.

Dans cette section, spécifiez

    • Si les employés seront tenus responsables de la mémorisation de tous les codes de conduite
    • Si un aspect de évaluation des performances inclura le respect des codes par un employé

Assurez-vous que les employés connaissent les conséquences de la violation des codes de conduite.

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Dans cette section, spécifiez:

  • Lesquels (le cas échéant / violations) peuvent être considérés comme des infractions licenciables
  • Les peines les moins sévères (probation, travaux d'intérêt général, etc.) pour d'autres manquements

Informations de contact

Assurez-vous que les employés savent qui contacter s'ils ont des questions sur les codes de conduite.

Modèles de codes de conduite des employés

Modèles de codes de conduite des employés

Choisissez votre modèle et remplissez les champs (avec l'aide de toutes les informations ci-dessus) pour vous lancer dans vos propres codes de conduite.

Modèle 1

Nom de la compagnie:

Date de création ou de mise à jour:

Mission:

Comment les codes de conduite contribuent à la mission:

Codes de conduite généraux:

Stratégies:

Comportements de tolérance zéro:

Codes de conduite spécifiques aux processus:

Détails de l'application

Modèle 2

Nom de la compagnie:

Date de création ou de mise à jour:

Ethique d'entreprise:

Comportements de tolérance zéro:

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Détails de l'application:

Modèle 3

Nom de la compagnie:

Date de création ou de mise à jour:

Mission:

Codes de conduite généraux:

Détails de l'application:

Modèle 4

Nom de la compagnie:

Date de création ou de mise à jour:

Mission:

Codes de conduite spécifiques aux processus:

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Stratégies:

Détails de l'application:

Liste de contrôle des codes de conduite des employés

Liste de contrôle des codes de conduite des employés

Prêt à diffuser le document de codes de conduite que vous avez créé? Exécutez d'abord votre brouillon dans cette liste de contrôle!

Votre document sur les codes de conduite comprend-il…

  • Une date précise?
  • Nom et informations de la personne à contacter pour les questions de conduite?
  • Des en-têtes et des puces qui facilitent la lecture du document?
  • Un équilibre entre informations restrictives et prescriptives?
  • Une liste de codes?
  • Des exemples concrets qui clarifient les codes?

Maintenant, il y a une dernière question importante: votre document de conduite a-t-il un sens?

Votre premier instinct pourrait être de dire: «Oui; bien sûr que oui!

Mais vous devriez vraiment considérer cette question, en particulier lorsque vous évaluez quelque chose d'aussi crucial pour votre organisation que vos codes de conduite. C’est pourquoi nous vous recommandons de faire un petit test à votre document avant de le publier.

  • Demandez à quelques-uns de vos collègues de confiance de lire les codes.
  • Asseyez-vous tour à tour avec chaque lecteur. Demandez à chaque personne de décrire ce que signifie chacun des codes. Faites cela même si vous avez inclus un exemple illustratif pour l'un des codes; vous avez peut-être inclus des exemples que d’autres ne trouvent pas faciles à comprendre.
  • Parlez avec chaque personne jusqu'à ce que vous conveniez tous les deux que vous avez tout décrit clairement.

Que pensez-vous des codes de conduite? Nous serions ravis d'entendre vos pensées et questions!