Modèles d'itinéraire de voyage d'affaires essentiels pour des voyages réussis

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La planification des itinéraires de voyage est un aspect important du travail d’un adjoint exécutif. Les dirigeants se déplacent généralement pour rencontrer des partenaires commerciaux clés, conclure des accords qui changent la donne et assister à des conférences et des réunions de haut niveau. Le succès de ces plans de voyage essentiels à la mission repose entre les mains d'assistants de direction intelligents et compétents.



Pour aider les EA à réussir chaque voyage, nous avons créé des modèles d'itinéraires de voyage d'affaires qui accélèrent le processus de planification de voyage et établissent un itinéraire standard cohérent que les dirigeants adoreront recevoir encore et encore.



Beaucoup de ces modèles proviennent directement de notre Groupes Facebook pour les assistants de direction ! Découvrez les pépites de sagesse que notre communauté a à offrir et participez à la conversation.

Itinéraire de voyage de la conférence

Pour avoir l'expérience de conférence la plus réussie possible, les dirigeants doivent suivre un calendrier militaire précis. Les conférences exigent une planification minutieuse plutôt que la spontanéité; si un participant souhaite réseauter avec certaines personnes et assister à certaines sessions, il doit suivre un itinéraire soigneusement conçu qui met fortement l'accent sur la logistique.



Détails indispensables pour un itinéraire de voyage de conférence:

  • Temps de voyage / transport et détails
    • Les heures d’arrivée et de départ générales du voyage et les détails essentiels du transport. Quand l'exécutif doit-il quitter la maison pour se rendre à l'aéroport? Fournira-t-elle son propre transport ou a-t-il été organisé à l'avance? Considérez toutes les petites questions que vous posez inconsciemment lorsque vous planifiez vos propres voyages et incluez les réponses comme détails de l'itinéraire.
    • Allez au-delà: Si le cadre avec lequel vous travaillez aime avoir tous les détails, incluez quelques-unes des puces ci-dessous dans votre itinéraire. Comme vous le verrez dans nos modèles, nous vous recommandons de subordonner bon nombre de ces détails pour rendre les parties vraiment essentielles de l'itinéraire faciles à parcourir.
      • Les numéros de confirmation / réservation de voyage (il est bon d'avoir sous la main pour faciliter les détails du voyage pour que les représentants du service client des différents centres de transport puissent rechercher s'il y a des questions ou des problèmes avec les plans de l'exécutif.
      • Détails du parking, y compris les restrictions, les coûts et les adresses physiques des parkings et des garages, dans toutes les destinations. (Une situation de stationnement délicate pourrait entraîner des réunions ou des sessions de conférence manquées.)
      • Numéros de siège. (Il est toujours utile pour un voyageur de les mémoriser.)
      • Adresses des centres de transport concernés, tels que l'aéroport, le bureau de location de voitures et la gare.
      • Captures d'écran ou copies imprimées des e-mails de confirmation et des billets.
      • Détails du terminal. (Ceci est particulièrement important pour les grands aéroports ou les gares où les terminaux ou les portes peuvent être distants de plusieurs kilomètres et obligent les voyageurs à prendre des navettes vers et depuis.)
      • Cartes imprimées (téléchargées à partir d'outils en ligne) à utiliser comme sauvegarde pour le GPS des téléphones portables dans les zones sans Internet fiable.
    • Horaires et détails relatifs à l'hébergement
      • Heures et dates d’enregistrement et de départ, ainsi que les adresses de tous les hébergements du voyage.
      • Allez au-delà: Certains détails supplémentaires sur l'hébergement rendent le voyage d'un cadre plus agréable.
        • Commodités d'hébergement. Y a-t-il une salle de sport sur place, un spa ou peut-être une buanderie? Connaître ces détails clés permet aux dirigeants de mieux planifier leurs déplacements. Par exemple, un voyageur peut décider de se réveiller deux heures plus tôt chaque jour pour aller à la salle de sport sur place avant le début de la conférence.
        • Conseils de transport. Facilitez la navigation de l'exécutif vers et depuis l'hôtel. Prenez des notes sur les restaurants ou les lieux d'intérêt à distance de marche du domicile du dirigeant loin de chez lui. Vous pouvez également signaler les hôtels qui offrent des services de navette et les hôtels à proximité de centres de transports publics fiables.
        • Captures d'écran ou copies imprimées des e-mails de confirmation d'hébergement pertinents.
      • Détails de l'horaire au jour le jour
        • Heures et lieux des réunions et des conférences.
        • Horaires des repas et des collations. (Personne ne veut réseauter pendant qu'il a faim et que l'estomac vide)
        • Fenêtres de travail. Mettez en évidence les délais relativement ouverts pendant lesquels les dirigeants peuvent prévoir d'effectuer des suivis immédiatement après des réunions et des conférences importantes. Les cadres peuvent également utiliser ces fenêtres pour vérifier le travail régulier et les associés au bureau à domicile.
        • Allez au-delà:
          • Quoi porter. Vous pouvez fournir des conseils d’habillage en fonction de l’emploi du temps du dirigeant pour la journée. Par exemple, vous pouvez conseiller à l'exécutif de s'habiller avec désinvolture pour un petit-déjeuner le matin, mais dites-lui d'emporter un blazer pour habiller la tenue s'il n'a pas le temps de se changer avant une réunion de l'après-midi.
          • Temps et durées de pause. Mettez en évidence le moment où le cadre aura du temps libre pour travailler, aller à la salle de sport ou simplement prendre un café. Gagnez des points brownie supplémentaires en incorporant des éléments, tels que la méditation ou les appels téléphoniques familiaux, importants pour la routine quotidienne du dirigeant.
          • Heures de réveil et de coucher recommandées.
          • Prévisions météo et suggestions d'emballage.
          • Des endroits pour manger. (Faites vos recherches sur Yelp pour éviter de tromper votre cadre!)
          • Conseils de pro de voyage. Décrivez les zones bondées ou touristiques, les routes à fort trafic et d'autres facteurs influençant l'expérience de voyage.
          • Coordonnées des personnes participant aux réunions programmées de la direction

Modèle d'itinéraire de voyage de conférence

Itinéraire - Titre de la conférence - Nom du dirigeant

Dates de la conférence -
Lieu de la conférence -

Voyage et transport

un événement Date Temps Détails Temps de transport

ALLER



Ex: quitter la maison pour l'aéroport - - Ex: par voiture régulière -
Ex: l'avion décolle - - Ex: Siège 17A -

ENTRÉE

EX: Quitter l'hôtel pour l'aéroport - - - -
EX: L'avion décolle - - - -

REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]

Ex: numéro de vol entrant Ex: FlightXYZ
Ex: adresse de l'aéroport d'arrivée Ex: 123 Airplane Avenue, Big Sky, CO
Ex: e-mail de confirmation Ex: Copiez et collez la capture d'écran ici

Hébergement

un événement Date Temps Adresse
Ex: enregistrement - -
Ex: vérifier - -

REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]

Ex: Services de l'hôtel Ex: Gym, spa suédois, massothérapeute sur place
Programme
Jour 1
Heure / Délai un événement Emplacement
Ex: 6 h 00 Ex: Réveillez-vous Lieu - adresse
Ex: 6h30 - 7h30 Ex: Gym Lieu - adresse
Ex: 9h00 - 12h00 Ex: sessions de conférence Lieu - adresse
Ex: 12h00 - 13h00 Ex: déjeuner de réseautage Lieu - adresse
Ex: 14h00 - 15h00 Ex: réunion de leadership Lieu - adresse
Ex: 15h00 - 17h00 Ex: sessions de conférence Lieu - adresse
Ex: de 18 h à 21 h Ex: dîner de bienvenue Lieu - adresse
Jour 2
Heure / Délai un événement Emplacement
- - -
Jour 3
Heure / Délai un événement Emplacement
- -

REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]

Ex: quoi porter Ex: Tenue de soirée professionnelle

Itinéraire de la visite des médias

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Contrairement aux itinéraires de conférence, les itinéraires de visite médiatique reposent sur la flexibilité et la marge de manœuvre. Planifiez un itinéraire avec beaucoup de marge de manœuvre entre les réunions des médias pour accueillir et même encourager la possibilité que les réunions se déroulent au fil du temps. Dans le monde de la tournée médiatique, une réunion de longue durée peut simplement signifier qu'un dirigeant établit des relations solides avec des professionnels des médias.

Détails indispensables pour un itinéraire de visite médiatique:

  • Temps de voyage / transport et détails
    • Incluez les heures générales d'arrivée et de départ du voyage et les détails essentiels du transport, ainsi que les heures d'arrivée, les heures de départ et les adresses pour chaque réunion de chaque jour. Lors d'une visite médiatique, un cadre rebondira d'un endroit à l'autre, il est donc essentiel de définir toute la logistique du voyage.
    • Allez au-delà:
      • Options de transport de dernière minute. (Aidez les dirigeants à éviter les réunions manquées en s'assurant qu'ils disposent d'options de sauvegarde au cas où le choix de transport prévu échouerait.)
      • Détails du parking, y compris les restrictions, les coûts et les adresses physiques des parkings et des garages, dans toutes les destinations. (Une situation de stationnement délicate pourrait entraîner des réunions ou des sessions de conférence manquées.)
      • Cartes imprimées (téléchargées à partir d'outils en ligne) à utiliser comme sauvegarde pour le GPS des téléphones portables dans les zones sans Internet fiable.
    • Horaires et détails relatifs à l'hébergement
      • Heures et dates d’enregistrement et de départ, ainsi que les adresses de tous les hébergements du voyage.
      • Allez au-delà: Certains détails supplémentaires sur l'hébergement rendent le voyage d'un cadre plus agréable.
        • Commodités d'hébergement.
        • Conseils de transport.
        • Captures d'écran ou copies imprimées des e-mails de confirmation.
      • Calendrier détaillé des réunions
        • Heures et lieux de réunion.
        • Allez au-delà:
          • Dossiers sur les professionnels des médias et leurs publications. Cela aidera les cadres à se préparer à des réunions réussies.
          • Fenêtres de travail. Mettez en évidence les délais relativement ouverts pendant lesquels les dirigeants peuvent prévoir de faire des suivis immédiatement après des réunions importantes.
          • Lieux d'intérêt / arrêts recommandés autour de chaque lieu de réunion. Le calendrier chargé des tournées médiatiques ne permet pas aux cadres de faire beaucoup d’exploration. Aidez-les à avoir un petit aperçu de la ville en appelant des arrêts aux stands faciles d'accès.

Modèle d'itinéraire de visite médiatique

Itinéraire - Visite des médias - Nom du dirigeant

Dates de la tournée des médias Dates ici
Lieu de la tournée des médias Emplacement ici
Arriver en avion Date et heure ici
Départ via plan Date et heure ici
Enregistrement d'hôtel Date et heure ici
Départ de l'hôtel Date et heure ici
Calendrier des réunions
Jour 1
Réunion Début terminer Arriver via Adresse
Media Outlet - Contact principal - - Ex: voiture -
Media Outlet - Contact principal - - Ex: marcher -
Media Outlet - Contact principal - - Ex: voiture -
Media Outlet - Contact principal - - Ex: marcher -
Jour 2
Réunion Début terminer Arriver via Adresse
- - - - -
Jour 3
Réunion Début terminer Arriver via Adresse
- - - - -

REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]

Ex: transport de dernière minute Ex: QwickCabXYZ [555-555-5555]

Itinéraire de voyage international

modèles-d'itinéraire-de-voyage-internationaux

Le succès d'un itinéraire de voyage international repose sur une préparation conçue pour donner aux voyageurs les outils dont ils ont besoin pour comprendre les bases de la communication et de la navigation dans différents pays.

Détails indispensables pour un itinéraire de voyage international:

  • Temps de voyage / transport et détails
    • Incluez les heures générales d'arrivée et de départ du voyage et les détails essentiels du transport. Prévoyez que l'exécutif arrive suffisamment tôt à l'aéroport pour éviter tout snafus de voyage et assurez-vous d'inclure les détails d'arrivée et de départ pour tout vol de correspondance.
    • Inclus des détails pertinents sur le principal mode de transport que l'exécutif utilisera pour naviguer dans l'autre pays. Par exemple, si un homme d'affaires américain effectue un voyage à Londres, il voudra probablement avoir toutes les bases du métro de Londres, y compris le type de laissez-passer requis par le système, comment planifier des itinéraires et comment comprendre les horaires.
    • Allez au-delà:
      • Appelez les applications de voyage internationales pertinentes qui pourraient aider l'exécutif à se déplacer facilement.
      • Détails du parking.
      • Numéros de siège et détails des repas et des boissons en vol internationaux.
      • Adresses des centres de transport concernés.
      • Captures d'écran ou copies imprimées des e-mails de confirmation et des billets.
      • Détails pour tous les terminaux. (Ceci est particulièrement important pour les grands aéroports internationaux ou les gares où les terminaux ou les portes peuvent être distants de plusieurs kilomètres.)
      • Cartes imprimées (téléchargées à partir d'outils en ligne) à utiliser comme sauvegarde pour le GPS des téléphones portables dans les zones sans Internet fiable.
  • Horaires et détails relatifs à l'hébergement
    • Heures et dates d’enregistrement et de départ, ainsi que les adresses de tous les hébergements du voyage.
    • Allez au-delà: Certains détails supplémentaires sur l'hébergement rendent le voyage d'un cadre plus agréable.
      • Commodités d'hébergement. L'hôtel dispose-t-il des adaptateurs d'appareils nécessaires? Offrent-ils une connexion Wi-Fi gratuite?
      • Conseils de transport. Recommandez les meilleures façons de naviguer dans une ville inconnue pour que les cadres se sentent aussi à l'aise que possible pendant le voyage.
      • Captures d'écran ou copies imprimées des e-mails de confirmation.
    • Horaire au jour le jour.
      • Heures et lieux de réunion.
      • Horaires des repas et des collations.
      • Fenêtres de travail.
      • Allez au-delà:
        • Extrayez certains mots fréquemment utilisés dans la langue maternelle de la destination, en particulier si la plupart des gens de la destination parlent une langue que le dirigeant ne connaît pas.
        • Incluez les points clés des guides de voyage. Offrez des plats à emporter sur la culture locale, en particulier les normes culturelles qui ont un impact sur les interactions commerciales. Ces normes peuvent inclure des choses comme les salutations standard, les pratiques de pourboire, l'étiquette des réunions et des repas et les styles de communication.
        • Que porter pour éviter de ressembler à un étranger.
        • Réveil et heures de coucher recommandés pour atténuer les effets du décalage horaire.
        • Prévisions météo et suggestions d'emballage, surtout si la destination sera au milieu d'une saison différente de la saison à la maison.
        • Des endroits pour manger. (Vous pouvez également inclure des plats populaires et des mots de «vocabulaire» culinaire pour aider les dirigeants à naviguer dans les menus.)
        • Conseils de pro de voyage.

Modèle d'itinéraire de voyage international

Itinéraire - International - Nom du dirigeant

Dates de voyage Dates ici
Destination Emplacement ici
Différence de temps Heures d'avance / de retard
Voyage et transport
un événement Date Temps Détails Temps de transport
ALLER
Ex: quitter la maison pour l'aéroport - - Ex: train -
Ex: l'avion décolle - - Ex: porte -
Ex: Arriver au lieu d'escale - - Ex: porte -
Ex: départ du lieu d'escale - - Ex: porte -
Ex: arrivée à destination - - Ex: transport terrestre -

ENTRÉE

Ex: quitter l'hôtel pour l'aéroport - - Ex: transport terrestre -
Ex: l'avion décolle - - Ex: porte -
Ex: Arriver au lieu d'escale - - Ex: porte -
Ex: départ du lieu d'escale - - Ex: porte -
Ex: arrivée à destination - - Ex: train -

REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]

Ex: applications de voyage utiles Ex: Gourou de la porte
Hébergement
un événement Date Temps Adresse
Enregistrement - - - -
Check-out - - - -

REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]

Ex: Services de l'hôtel Ex: WiFi et spa
Programme
Jour 1
Heure / Délai un événement Emplacement
- - Lieu - adresse
- - Lieu - adresse
- - Lieu - adresse
- - Lieu - adresse
- - Lieu - adresse
- - Lieu - adresse
- - Lieu - adresse
Jour 2
Heure / Délai un événement Emplacement
- - -
Jour 3
Heure / Délai un événement Emplacement
- - -
REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]
Ex: Conseils de communication

-

Itinéraire de voyage Roadshow de vente

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Ne prenez jamais la route sans un itinéraire de tournée de vente bien planifié.

Détails indispensables pour un itinéraire de roadshow de vente:

  • Temps de voyage / transport et détails.
    • Incluez les heures générales d'arrivée et de départ du voyage et les détails essentiels du transport pour tous les arrêts du roadshow.
    • Incluez des détails pertinents sur le mode de transport principal que l'équipe de direction ou de direction utilisera pour se rendre d'un événement à l'autre. S'agit-il d'un roadshow international, d'un roadshow cross-country ou simplement d'un roadshow intra-étatique?
    • Allez au-delà:
      • Détails du parking.
      • Captures d'écran ou copies imprimées des e-mails de confirmation et des billets.
      • Cartes imprimées (téléchargées à partir d'outils en ligne) à utiliser comme sauvegarde pour le GPS des téléphones portables dans les zones sans Internet fiable.
    • Horaires et détails relatifs à l'hébergement.
      • Incluez les heures d’arrivée et de départ, les dates et également les adresses de tous les hébergements du voyage.
      • Allez au-delà: Certains détails supplémentaires sur l'hébergement rendent le voyage d'un cadre plus agréable.
        • Commodités d'hébergement.
        • Conseils de transport.
        • Captures d'écran ou copies imprimées des e-mails de confirmation.
      • Horaire au jour le jour.
        • Horaires et lieux des tournées.
        • Horaires des repas et des collations.
        • Allez au-delà:
          • Prévisions météo et suggestions d'emballage pour chaque lieu de tournée.
          • Endroits pour manger le long de la route. (Faites vos recherches sur Yelp!)
          • Endroits pour s'arrêter le long de la route. Quelques arrêts rapides à des points de repère amusants aideront à garder les cadres et les vendeurs rafraîchis et prêts pour le reste de la tournée.

Modèle d'itinéraire de roadshow de vente

Itinéraire - Sales Roadshow - Nom du dirigeant

Dates des tournées

Dates ici

Emplacement du roadshow

Emplacement ici

Horaire du roadshow
Arrêt 1
Réunion Début terminer Arriver via Adresse

Objectif de vente - Contact principal

- - - -

Objectif de vente - Contact principal

- - - -

Objectif de vente - Contact principal

- - - -

Objectif de vente - Contact principal

conócete actividades para adultos
- - - -
Arrêt 2
Réunion Début terminer Arriver via Adresse

Objectif de vente - Contact principal

- - - -

Arrêt 2

Réunion

Début terminer Arriver via Adresse

Objectif de vente - Contact principal

- - - -

REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]

Ex: arrêts de restauration le long de l'itinéraire

-

Itinéraire de voyage personnel de vacances

Itinéraire-de-voyage-Dcbeacon

Même des vacances personnelles détendues peuvent bénéficier d'itinéraires structurés.

Détails indispensables pour un itinéraire de vacances personnel:

  • Temps de voyage / transport et détails.
    • Incluez les heures générales d'arrivée et de départ du voyage et les détails essentiels du transport.
    • Allez au-delà:
      • Détails du parking.
      • Captures d'écran ou copies imprimées des e-mails de confirmation et des billets
      • Cartes imprimées (téléchargées à partir d'outils en ligne) à utiliser comme sauvegarde pour le GPS des téléphones portables dans les zones sans Internet fiable.
    • Horaires et détails relatifs à l'hébergement.
      • Incluez les heures d’arrivée et de départ, les dates et les adresses pour tous les hébergements du voyage.
      • Allez au-delà: Certains détails supplémentaires sur l'hébergement rendent le voyage d'un cadre plus agréable.
        • Commodités d'hébergement. L'hôtel ou la maison de location dispose-t-il d'une cuisine, d'un cinéma maison, d'un bar chic au sous-sol, d'une piscine ou d'une table de ping-pong? Les voyageurs peuvent mieux planifier leurs voyages lorsqu'ils savent à quoi ils auront accès chez eux, loin de chez eux.
      • Allez au-delà:
        • Prévisions météo et suggestions d'emballage.
        • Endroits pour manger à proximité de l'hôtel ou de la location.
        • Conseils de pro de voyage. Personnalisez les conseils que vous incluez en fonction des personnes avec lesquelles le dirigeant voyage. Incluez des endroits romantiques pour les voyages en couple, des attractions adaptées aux enfants pour les voyages en famille, et plus encore.
      • Détails du calendrier.
        • Décrivez les horaires et les détails des principaux divertissements / événements de chaque jour.
        • Laissez suffisamment de temps pour des repas relaxants.
        • Allez au-delà:
          • Plan extras. L’exécutif fournira probablement les principaux événements de la journée, mais vous pouvez rechercher des arrêts rapides sur le chemin de ces événements et le voyageur peut choisir des arrêts spontanés.

Modèle d'itinéraire de vacances personnel

Itinéraire - Voyage personnel - Nom du dirigeant

Dates de vacances

Dates ici

Destination

Emplacement ici

Voyage et transport

un événement

Date

Temps

Détails

Temps de transport

ALLER

- - - - -
- - - - -

ENTRÉE

- - - - -
- - - - -

REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]

Ex: numéro de vol entrant Ex: FlightXYZ

Hébergement

un événement

Date

Temps

Adresse

Enregistrement - - - -
Check-out - - - -

REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]

Ex: Services de l'hôtel Ex: cuisine complète, table de billard et bain à remous

Programme

Jour 1

Heure / Délai

un événement

Emplacement

- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -
- - - - -

Jour 2

Heure / Délai un événement Emplacement
- - - - -

Jour 3

Heure / Délai un événement Emplacement
- - - - -

REMARQUES [Choisissez et choisissez les éléments 'Au-dessus et au-delà' pour cette section]

Ex: Lieux d'intérêt

-

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Quel itinéraire vous aiderait? Faites-nous savoir dans la section commentaire ci-dessous!

P.S. Beaucoup de ces modèles proviennent directement de notre Groupes Facebook pour les assistants de direction ! Découvrez les pépites de sagesse que notre communauté a à offrir et participez à la conversation.