Guide du gestionnaire de projet définitif pour diriger une équipe distante

Le chef de projet définitif

En tant que chef de projet, vous pouvez avoir une relation d'amour-haine avec des modalités de travail flexibles (FWA).

Bien que l'utilisation d'une équipe virtuelle puisse vous aider à attirer et à retenir les meilleurs talents de n'importe où dans le monde, la gestion d'employés distants ajoute souvent une complexité importante aux projets et oblige les PM à embaucher. nouvelles techniques , des outils et des compétences générales pour surmonter les défis.



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Voici quelques défis majeurs que vous pouvez rencontrer lorsque vous dirigez une équipe à distance et ce que vous pouvez faire pour les surmonter.

Table des matières

1) Communiquez efficacement sans interactions en personne

Communiquer, gérer efficacement une équipe distante

La plupart des travailleurs à distance s'appuient sur des communications écrites telles que les e-mails et les SMS. Cependant, cela peut conduire à des malentendus car ils ne permettent pas aux signaux verbaux et non verbaux tels que le ton et l'inflexion ou l'expression faciale et le langage corporel de communiquer les nuances dans les messages.

Les chefs de projet doivent encourager et faciliter la visioconférence entre les membres de l'équipe . Il y a un certain nombre de plates-formes de visioconférence qui sont faciles à configurer et offrent des fonctionnalités telles que la vidéo HD, le partage d'écran et l'enregistrement. Assurez-vous que les membres de l'équipe ont accès à la plate-forme de visioconférence et fournissez la formation nécessaire pour que chacun puisse utiliser la technologie efficacement.

L'un des éléments les plus importants de la communication avec les équipes distantes est les réunions individuelles . Ces réunions peuvent donner aux gestionnaires un aperçu de la façon dont chaque membre de l'équipe fait et préfigurer des problèmes qui peuvent devenir des problèmes plus importants.

Lors de réunions individuelles, recherchez des indices indiquant que les employés sont confrontés à des défis tels que le retard dans leurs affectations ou l'épuisement professionnel. Voici quelques moyens de garantir l'efficacité de ces réunions 1: 1:

Consacrez du temps à des réunions 1: 1

Trop de réunions est un fléau pour la communauté des affaires, mais pour un chef de projet, il devrait y avoir très peu de choses dans son agenda qui remplacent la gestion de son équipe. En annulant ces réunions, un responsable peut avoir l'impression qu'il ouvre du temps dans son calendrier pour un problème plus urgent. En fait, le contraire est vrai selon Elizabeth Grace Saunders, coach en gestion du temps.

Saunders a écrit dans un Article de la Harvard Business Review que «l’annulation de ces réunions pose des problèmes évidents en ce qui concerne le travail de vos subordonnés directs. Le fait de ne pas avoir de temps planifié prévisible avec vous peut amener les employés à travailler sur quelque chose de manière incorrecte, ce qui peut entraîner des urgences inutiles et une perte de temps à corriger des erreurs. Ou cela peut entraîner une diminution de la ivité parce que les employés sont confus et ne connaissent pas leurs priorités et ne font donc pas grand-chose. '

'Le fait de ne pas avoir un horaire prévisible avec vous peut amener les employés à travailler sur quelque chose de manière incorrecte, ce qui peut entraîner des urgences inutiles et une perte de temps à corriger les erreurs.'

Définir à l'avance les attentes pour la réunion 1: 1

Ne vous contentez pas de tenir des réunions 1: 1 à votre horaire, car vous devez respecter les règles de l’entreprise ou pour les administrateurs. Utilisez ces réunions pour établir des relations avec les membres de l'équipe distante tout en fournissant des conseils et des commentaires précieux.

Prenez le temps d'établir un ordre du jour avant la réunion et demandez à vos employés de faire de même. Partagez cet ordre du jour avec eux à l'avance afin que vous ayez tous les deux des attentes claires sur ce qui sera discuté.

Fournir des éléments d'action clairs

Tout aussi important que l'établissement de relations et la révision du travail, Les réunions 1: 1 devraient se terminer par des actions pour toutes les personnes impliquées . Cela garantit que vous et vos employés tirez de la valeur de chacune de ces conversations. Par exemple, vous auriez pu consulter l'un des derniers articles de blog de votre rédacteur et une action pourrait être pour eux d'écrire un nouveau contenu en utilisant les techniques dont vous avez discuté avec eux.

Vos prochaines réunions 1: 1 pourraient impliquer de revoir comment ils ont mis en œuvre ces techniques dans leur prochaine pièce.

Il est également important d'impliquer votre équipe interne lors de la communication avec des groupes de membres distants de l'équipe. Lors des réunions d'équipe, encouragez les membres de l'équipe colocalisée à se connecter aux appels vidéo afin que tout le monde puisse vivre la même expérience et que les employés distants ne manquent pas d'indices non verbaux.

2) Collaborez dans différents endroits et fuseaux horaires

Collaboration entre différents emplacements et fuseaux horaires

Les membres de l’équipe distante ne peuvent pas simplement se rendre au bureau de leurs collègues pour communiquer et collaborer . Pour orchestrer efficacement le travail d'équipe à distance, vous devez définir des attentes et utiliser bons outils .

Mettre en place plates-formes de collaboration basées sur le cloud pour la communication en temps réel, le partage de fichiers, etc. Ces applications incluent un logiciel de gestion de projet (par exemple, monday.com), une plateforme de communications unifiées (par exemple, 8 × 8), une application de messagerie d'équipe (par exemple, Slack) et un outil de partage de fichiers (par exemple, Dropbox).

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Ces plates-formes vous permettent de tout conserver au même endroit pour éviter les erreurs de communication. Les membres de l'équipe peuvent se connecter à tout moment et de n'importe où pour rattraper toutes les conversations afin de minimiser les erreurs et les retards.

Également, viser le chevauchement d'horaires afin que les membres de l'équipe de différents fuseaux horaires puissent établir des communications en temps réel (par exemple, des appels vidéo ou vocaux) sans que personne ne doive travailler pendant des heures impaires. Documentez les fuseaux horaires et les heures de travail des employés, puis mettez en surbrillance les plages horaires qui se chevauchent sur les calendriers partagés pour une planification efficace. Par exemple, votre siège pourrait être en EST et vous avez des membres d'équipe distants répartis entre la côte ouest et l'Europe. 10 h 00 HNE pourrait être un bon moment pour que la réunion ne soit ni trop tôt ni trop tard pour qui que ce soit.

3) Créer des flux de travail bien définis

Créer-Workflows-Project-Management

Une chaîne de montage me vient à l'esprit lorsque je pense à la création de workflows. Vos flux de travail doivent être faciles à suivre des processus répétables qui crachent des produits exceptionnels ou offrent des expériences client incroyables. Ces flux de travail créent une structure claire autour du travail dans lequel les équipes distantes s'engagent et sont la pierre angulaire de toute équipe réussie.

Des flux de travail peuvent être créés pour une tâche ou un ensemble de tâches en cours d'exécution vers un objectif final . Par exemple, votre stratégie de contenu globale doit avoir des flux de travail clairement définis, de l'idéation du contenu à la rédaction, à la publication et, en fin de compte, à la promotion. Chaque étape de la stratégie globale peut nécessiter la contribution de plusieurs membres de l'équipe. Un flux de travail potentiel pourrait ressembler à:

  • L'équipe marketing effectue des recherches sur des sujets qui résonneront avec la personnalité de leur client cible.
  • Ces sujets sont examinés et approuvés par la direction.
  • L'équipe de rédaction produit le contenu.
  • Ce contenu est examiné pour tout changement par l'équipe marketing.
  • L'équipe de rédaction apporte les modifications demandées.
  • Le contenu est approuvé par l'équipe marketing.
  • L'équipe de rédaction publie le contenu.
  • L'équipe marketing fait la promotion du contenu sur les réseaux sociaux et par e-mail.

Ce processus aurait nécessité plusieurs courriels, appels téléphoniques et réunions dans le passé. Aujourd'hui, la technologie permet de garder tout cela organisé et automatisé avec des outils comme monday.com et Ruche . Celles-ci plateformes de gestion de projet donne aux équipes la possibilité de créer des flux de travail reibles pour des projets spécifiques, d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe, de créer des délais et mettre à disposition des chefs de projet en toute transparence.

4) Dotez vos projets des bons membres de l'équipe

Dotez vos projets des bons membres de l

Le plus grand facteur de succès est certainement l'équipe, mais tout le monde ne fonctionne pas bien dans un environnement distant. Un employé qui fonctionne bien dans un environnement de bureau ne sera pas nécessairement aussi efficace dans une équipe distante.

Lors du recrutement pour un projet, assurez-vous que les membres de l'équipe ont la bonne combinaison d'éthique de travail, de compétences techniques et d'attributs personnels pour le travail à distance. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la recherche de membres d'une équipe distante:

Trouver des acteurs

Les pratiquants font juste des choses. Peu importe s'ils travaillent à partir d'une île isolée ou de leur lit à la maison. Ces personnes n'ont pas besoin de micro-gestion ou d'affectation de tâches autres que l'objectif global de l'organisation et des conseils sur leur direction. L'ajout d'acteurs augmenter la ivité globale du travail de l'équipe.

Vous pouvez repérer les acteurs par la façon dont ils réagissent à une mission. Disons que vous venez de tenir une réunion générale au cours de laquelle vous avez annoncé une nouvelle ligne d’activité que la société lancera dans 60 jours. Le réalisateur se mettra immédiatement au travail et abordera son équipe de direction avec des idées, des stratégies et des questions. Le non-pratiquant continuera sa journée en attendant de nouvelles tâches associées à l'annonce.

Trouvez des personnes de confiance

La confiance est essentielle dans une main-d'œuvre éloignée. Vous devez avoir confiance que les personnes travaillant en dehors de votre bureau font ce qu’elles disent faire. Bien sûr, vous pouvez surveiller une partie de cela dans le produit de travail qu'ils livrent, mais vous ne savez pas s'ils consacrent des heures ou des demi-journées à la maison pour produire le strict minimum.

Vous devez faire confiance aux travailleurs à distance pour que l'ensemble du concept fonctionne. D'un autre côté, la direction doit faire preuve de confiance avec les personnes embauchées. La direction doit définir des attentes claires et bien définies pour les travaux à distance, puis avoir confiance qu'elle répond à ces attentes.

Trouvez des personnes capables d'écrire

Contrairement à un bureau colocalisé où les informations sont partagées vocalement en personne, une main-d'œuvre distante partage la plupart des informations par courrier électronique et chat. Les travailleurs à distance qui peuvent expliquer les choses et fournir des instructions par écrit sont impératifs pour la communication dans les équipes à distance.

Trouvez des personnes qui peuvent travailler sans environnement social

Il ne fait aucun doute que les environnements de travail à distance sont moins sociaux que les colocalisés. Les membres d'équipes distantes devraient naturellement être à l'aise de travailler dans ce type d'environnement, voire y prospérer. Cela ne signifie pas que vos travailleurs distants doivent être complètement coupés du reste de l'équipe. Vous devez toujours favoriser la socialisation grâce à des espaces numériques de «fontaine d'eau» comme les chaînes Slack à l'échelle de l'équipe, soirées virtuelles et les happy hours de vidéoconférence du vendredi. Cela permettra de renforcer le moral et la culture d'entreprise entre les travailleurs à distance.

Demandez l'aide des RH, ainsi que des ressources de recrutement , pour identifier les employés qui conviennent bien aux rôles distants. Recherchez des personnes motivées, ayant de bonnes compétences en communication verbale et écrite, à l'aise avec les technologies de communication et ayant d'excellentes compétences en gestion du temps.

Lors de l'embauche pour un poste à distance, organisez des entretiens en personne ou vidéo pour évaluer les compétences interpersonnelles des candidats. Utilisez également des évaluations en ligne pour évaluer leur niveau d'auto-motivation et d'autres attributs qui en feront un membre efficace de votre équipe.

5) Comprenez votre technologie

Surmonter les défis liés à la technologie

À partir de ce premier moment de la processus d'intégration à distance , un chef de projet solide doit reconnaître que diriger une équipe à distance efficace signifie s'appuyer sur une technologie qui peut créer des défis de temps en temps. Bien que ces défis puissent vous mettre à l'épreuve, ils vous aideront certainement à devenir un meilleur leader pour votre équipe distante. Nous avons défini quelques domaines clés qui nécessitent un peu plus d'attention pour exceller sur le long terme.

Fournir une intégration complète

Que vous recrutiez un nouveau membre d'une équipe à distance ou que vous fassiez la transition d'un employé actuel vers une équipe virtuelle, tout le monde doit comprendre les différents processus et politiques associés au travail à distance.

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Documentez toutes les procédures et partagez-les dans un emplacement centralisé. Automatisez les processus pour rationaliser les flux de travail, éviter les goulots d'étranglement et vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Établissez des directives de communication afin que les membres de l'équipe comprennent comment utiliser les bons outils à différentes fins et le temps de réponse approprié.

Offrez une formation complète sur les différentes plates-formes de communication et de collaboration utilisées par l'équipe virtuelle et tenez tout le monde au courant des dernières fonctionnalités pour améliorer la rentabilité. Il est important que tout le monde garde toutes les conversations dans un emplacement centralisé pour éviter les problèmes de communication ou d'avoir à répéter les instructions.

Enfin, comme les membres de l'équipe doivent se connecter à vos systèmes à distance à l'aide de leurs propres équipements et réseaux, ne négligez pas l'importance de la cybersécurité afin que vous puissiez protéger les informations sensibles et les données des clients afin d'éviter le coût élevé des violations de données. Voici quelques-uns des protocoles de cybersécurité que vous pouvez mettre en place avec vos équipes distantes:

Gestion solide des mots de passe

Des mots de passe faibles causés 30% des infections par ransomware rien qu'en 2019. De nombreuses personnes répètent les mots de passe sur de nombreux comptes en ligne qu'ils utilisent à la fois pour des raisons professionnelles et personnelles. Cela crée une énorme menace de cybersécurité pour les particuliers et les entreprises. De plus, seulement 12% des personnes utilisent les gestionnaires de mots de passe. Les entreprises doivent mettre en place des politiques de mot de passe telles que l'obligation pour les membres de l'équipe d'utiliser des gestionnaires de mots de passe comme Dernier passage . Ces gestionnaires de mots de passe génèrent automatiquement des mots de passe très difficiles pour chaque compte en ligne dont ils disposent et les chiffrent à des fins de sécurité.

Évitement de sites Web suspects

Il ne fait aucun doute que votre équipe distante effectuera des recherches sur Internet pour des raisons professionnelles et personnelles. Cela ouvre finalement leurs appareils aux cybermenaces potentielles provenant de sites Web malveillants. COVID-19 en est un parfait exemple actuellement avec des milliers de faux sites Web COVID-19 surgissant constamment. En plus de demander à tous les membres de l'équipe distante d'installer des outils de cybersécurité comme McAfee sur leurs appareils, ils devraient également recevoir une formation sur les sites approuvés où ils peuvent obtenir leurs mises à jour.

Connexions sécurisées

Votre équipe distante peut se connecter à Internet à partir d'emplacements non sécurisés lorsqu'elle travaille sur des tâches professionnelles. Cela crée une énorme menace cybernétique car les pirates peuvent facilement intercepter des informations sur ces points finaux. Tout d'abord, votre politique devrait être que tous les travailleurs distants n'accèdent à Internet qu'à partir d'un point de connexion sécurisé. Deuxièmement, fournissez tout membres de l'équipe distante avec une solution VPN qu'ils sont tenus d'utiliser lorsqu'ils se connectent à Internet à des fins commerciales.

L'intégration est une étape cruciale pour que les nouveaux membres de l'équipe distante s'acclimatent rapidement à vos outils, flux de travail et protocoles de sécurité. Une intégration approfondie au début de leur intégration dans l'équipe entraînera moins de maux de tête sur la route.

Conclusion

Diriger une équipe à distance peut parfois être difficile. Pourtant, avec les bonnes stratégies et technologies, vous pouvez accéder aux meilleurs talents et profiter des nombreux avantages de l'utilisation d'une main-d'œuvre distante en permettant à votre équipe de collaborer de manière transparente et de maintenir vos projets dans les délais et le budget.