Le guide complet en 8 étapes pour organiser une réunion virtuelle efficace en 2021 [avec liste de contrôle]

Liste de contrôle de la réunion virtuelle

que es un plan de bienestar

Les réunions virtuelles semblent en quelque sorte futuristes…

Est-ce que «virtuel» signifie que nous nous rassemblons tous via un hologramme comme dans les films de science-fiction?



Est-ce que nous mettons des casques pour entrer dans des bureaux virtuels qui ont un mobilier et des vues légèrement meilleurs que nos vrais bureaux ?

Alors que de plus en plus de gens commencent travailler à domicile , nous sommes nombreux à demander:

Qu'est-ce qu'une réunion virtuelle?

Une réunion virtuelle est un un événement qui rassemble les gens via Internet ou un réseau numérique, généralement pour atteindre un objectif commun. Une réunion virtuelle bien organisée permet aux gens de collaborer et de partager des informations en temps réel sans avoir besoin d'être au même endroit physique.

Monica Linares de notre État du groupe Facebook de l'assistant exécutif explique plus loin:

«Les réunions virtuelles nous connectent lorsque nous ne pouvons pas être ensemble en raison de pandémies, de longues distances, de conditions météorologiques défavorables et d’autres obstacles. Lorsqu'elles sont bien planifiées, ces réunions peuvent nous aider à transcender les barrières spatiales pour maintenir les relations de travail, la continuité des activités et les collaborations ives. »

C'est vrai! La planification est le secret pour tirer le meilleur parti de vos réunions virtuelles.

Voulez-vous entendre un autre secret?

La planification n'a pas à être difficile, car nous avons décrit toutes les étapes pour vous.

Pour rendre vos réunions virtuelles aussi efficaces que possible, consultez les étapes détaillées ci-dessous et téléchargez notre liste de contrôle exploitable.

Consultez notre liste de contrôle de la réunion virtuelle en 8 étapes

Table des matières

Votre liste de contrôle de réunion virtuelle

Que voulez-vous accomplir lors de votre rencontre virtuelle g ?

Effectuer des vérifications préalables à la réunion

Votre objectif peut être «souple» (obtenir un contact de qualité avec vos collègues) ou il peut être «difficile» (parvenir à un consensus sur la stratégie de vente annuelle modifiée), mais dans tous les cas, un plan de jeu de réunion virtuelle vous aidera à faire ce que vous devez faire.

Les réunions virtuelles s'accompagnent d'une poignée d'obstacles spécialisés (défis technologiques, faible engagement et flux de réunions disjoints) qui pourraient s'interposer entre vous et votre objectif.

Parler à Inc., formateur expert Lee E. Miller résume parfaitement le problème:

«La plus grande erreur que font les gens est de supposer qu'influencer lorsque vous vous rencontrez face à face équivaut à influencer lorsque vous interagissez virtuellement. Ce n'est pas. Les règles sont différentes car les gens réagissent différemment lorsqu'ils interagissent virtuellement. »

Cette liste de contrôle vous aidera à surmonter les défis des réunions virtuelles.

Étape 1: Clouez les détails

Faites ceci: 1 à 2 semaines avant votre réunion virtuelle

Clouer les détails

Pourquoi :

  • Clouer les détails vous aidera à identifier les moyens de surmonter les défis des réunions virtuelles, notamment:
    1. Difficultés technologiques
    2. Interruptions et distractions
    3. Manque de flux conversationnel (en l'absence d'indices physiques, les gens ont tendance à se parler et à s'interrompre davantage)

Comment :

  • Imaginez exactement comment votre réunion se déroulera du début à la fin en tenant compte des facteurs décrits ci-dessous.
  • Documentez votre flux pour référence lors des prochaines étapes de planification.

Technologie et équipement :

  • Découvrez le fonctionnement de ces outils de réunion virtuelle.
  • Partagez les instructions de base de l'outil avec les participants.
  • Réfléchissez à ce que les capacités de votre outil vous permettent de faire:
    1. Activer / désactiver le son des participants
    2. Désactiver la vidéo des participants
    3. Ignorer les participants si nécessaire
    4. Définir un arrière-plan
    5. Si vous avez besoin d'utiliser d'autres plates-formes logicielles pendant la réunion virtuelle, envisagez d'utiliser une plate-forme de collaboration telle que Grillé .
    6. Choisissez un cadre neutre / professionnel où vous pouvez organiser la réunion avec une interruption minimale
    7. Testez votre outil de réunion sur votre ordinateur

Conseil de pro: il existe une tonne de plates-formes de réunion virtuelles complètes qui sont parfaites pour organiser une réunion avec des participants distants dans plusieurs endroits. Si vous recherchez une option fiable, Nextiva offre une configuration rapide et une excellente expérience utilisateur globale.

Logiciel de travail à distance Nextiva

Engagement:

  • Créez une liste de contrôle des participants à marquer pendant que les gens parlent. Faites appel à des personnes qui n’ont pas encore eu leur tour.
  • Prévoyez de prendre la parole au début de la réunion pour que tout le monde puisse dire «bonjour».
  • Développez un itinéraire court et un résumé objectif à envoyer avec votre invitation à une réunion. Tous les participants doivent savoir:
    1. Le but de la réunion
    2. Quels sujets vous allez couvrir
    3. Combien de temps durera la réunion

Astuce de pro: l'ajout de l'ordre du jour de la réunion directement dans l'invitation du calendrier est un bon moyen de donner aux participants un aperçu rapide de l'objet de la réunion et sert également de point de référence pratique au cas où ils auraient besoin d'un rappel.

  • Définissez les attentes des participants.
    1. Invitez-vous les participants à partir après certaines parties de la réunion? (Cela pourrait maintenir l'engagement)
    2. Allez-vous demander aux participants de parler à tour de rôle?
    3. Vous pouvez utiliser les fonctions de sourdine ou d'élévation de la main pour faciliter les virages.

Dépannage :

  • Engagez-vous à n'attendre que 3 minutes environ avant de commencer votre réunion.
    • Coupez le son de tous les participants à l'entrée pour éviter de dérailler lorsque les retardataires arrivent.
  • Demandez à quelqu'un de modérer les e-mails des participants qui ne peuvent pas se connecter.
    • En tant qu'hôte, vous ne serez pas en mesure de diriger une réunion attrayante tout en fournissant une assistance informatique.
  • Demandez à quelqu'un (peut-être votre modérateur de courrier électronique) d'aider à couper le son des participants qui font des bruits de fond distrayants depuis 3 minutes ou plus. (Demander à ces personnes de se mettre en sourdine ne fera que perturber davantage la réunion)
  • Demandez à quelqu'un d'être votre co-hôte. Au fur et à mesure que vous vous concentrez sur la couverture des points clés, cette personne peut surveiller l'engagement.
  • Engagez-vous à une stratégie de résolution de problèmes «identifier et éliminer» les défis imprévus.
    1. Les temps de réunion limités ne laissent aucune marge de manœuvre pour un dépannage fastidieux.
    2. Par exemple, si quelqu'un ne parvient pas à se connecter, dites-lui simplement que vous allez le manquer et rappelez-lui que vous enverrez un résumé de la réunion.

Étape 2: envoyer des invitations à des réunions virtuelles

Faites ceci: 1 à 2 semaines avant votre réunion virtuelle

Envoi de réunions virtuelles

Pourquoi :

  • Les participants peuvent donc se préparer et s’exciter. (Cela aidera également votre processus de planification à compter les effectifs!)

Quoi inclure :

  • Date et heure de la réunion.
  • Format technologique.
  • Incluez des liens pour vous connecter ainsi que toutes les instructions que vous avez développées à l'étape 1.
  • Attentes des participants. (Surtout si vous avez décidé de mettre en œuvre des tours d'enceintes)
  • Itinéraire de la réunion.
  • Objectifs de la rencontre.

Étape 3: envoyer des rappels de réunion virtuelle

Faites ceci: 24 heures avant votre réunion virtuelle

Envoyer des rappels de réunion virtuelle

Pourquoi:

  • Cela contribue à accroître la sensibilisation et rappelle aux participants de se préparer.

Quoi inclure:

  • Une demande pour tout le monde de tester la technologie de réunion.
  • Les détails décrits dans l'invitation à la réunion d'origine.

Étape 4: Effectuer des vérifications préalables à la réunion

Faites ceci: 15 minutes avant votre réunion virtuelle

Pourquoi:

  • Cela revient à configurer une salle de réunion physique avant l'arrivée des participants. Vous voulez être prêt à commencer dès l'arrivée de votre premier participant.

Comment:

  • Connectez-vous à votre réunion avec vos collègues hôtes et modérateurs.
  • Vérifiez votre microphone et vos haut-parleurs.
  • Vérifiez les paramètres de votre réunion, y compris les paramètres des participants (mise en sourdine / caméra désactivée) que vous souhaitez mettre en place.
  • Lancez une salle d'attente si votre technologie le permet. (Si quelqu'un se connecte quelques minutes à l'avance, ce ne sera pas un problème)
  • Passez en revue votre flux de réunion et votre itinéraire une dernière fois.

Étape 5: Lancez votre réunion virtuelle avec style

Faites ceci: au début de votre réunion virtuelle

Lancez votre réunion virtuelle avec style

Pourquoi :

Comment :

  • Faites un appel nominal pour donner à chacun une chance de sourire et de se saluer.
  • Livrez le brise-glace que vous avez sélectionné à l'étape 1.

Idées supplémentaires :

  • Fais jouer de la musique
  • Jouez à des anecdotes
  • Participez à un sondage ou à un quiz
  • Organisez une soirée dansante virtuelle
  • Partagez une vidéo hilarante pour faire rire tout le monde

Étape 6: Soyez le meilleur hôte de réunion virtuelle de tous les temps

Faites ceci: pendant votre réunion virtuelle

Meilleur hôte de réunion virtuelle

Pourquoi :

  • L'hébergement fait vraiment ou casse les réunions virtuelles. L'hôte définit le rythme et le ton et peut influencer le niveau d'engagement, en faisant parler les gens au lieu de regarder leurs téléphones.

Comment :

  • Respectez le flux et l'itinéraire de votre réunion. Pourquoi? Cela rend votre réunion organisée et utile.

Utilisez ces stratégies / techniques pour rendre vos participants aussi à l'aise que possible :

  • Sourire.
  • Habillez-vous comme vous le feriez pour une réunion en personne.
  • Parlez plus lentement que vous ne le feriez en personne.
  • Désactivez les notifications pour toutes vos autres applications.
  • Concentrez-vous uniquement sur la réunion pendant toute sa durée.
  • Parlez clairement et dans votre microphone.
  • Prolongez les pauses après tout ce que vous dites pour donner aux gens suffisamment de temps pour peser.
  • Établissez un «contact visuel» en regardant dans votre appareil photo.
  • Demandez fréquemment si quelqu'un a des questions ou des idées supplémentaires. (Les réunions virtuelles peuvent parfois ressembler à des émissions de télévision ou des présentations. Les questions et les invites rappellent aux gens qu'ils sont des participants actifs et non des consommateurs passifs.)
  • Prenez un selfie de groupe (juste une photo de votre écran) toutes les 15 minutes pour cultiver l'attention et le contact visuel.
  • Parlez avec vos mains pour encourager les participants à vous regarder et à établir un contact visuel.
  • Évitez de vous regarder. (Cachez votre vue si vous devez)
  • Reconnaissez les contributions des orateurs avec un signe de tête silencieux. (Les commentaires verbaux ralentiront la réunion, mais une confirmation physique permet aux participants de savoir qu'ils ont été entendus.)
  • Appelez les participants qui n’ont pas eu l’occasion de dire quoi que ce soit.
  • Si votre réunion est longue, faites des pauses.
  • Utilisez des brise-glaces supplémentaires ou blagues de brise-glace pour engager les participants qui restent à leur bureau.

Vous voulez plus de conseils? Essayez de pirater certaines de ces techniques pour agissant devant la caméra.

Étape 7: Ne vous contentez pas de mettre fin à votre réunion virtuelle, fermez-la

Faites ceci: avant de vous déconnecter de votre réunion virtuelle

Terminez votre réunion virtuelle

Pourquoi :

  • Les formats virtuels nous permettent de quitter les réunions d'un simple clic sur un bouton. Évitez l'envie d'appuyer sur ce bouton et de rebondir. Clôturez votre réunion avec détermination et contrôle.

Comment :

  • Demandez si quelqu'un a d'autres idées à ajouter.
  • Résumez les points clés.
  • Résumez les prochaines étapes et clarifiez les parties responsables.
  • Dites aux participants que vous enverrez un e-mail de suivi sous peu afin qu'ils sachent qu'il faut le surveiller.

Étape 8: Faites un suivi immédiatement

Faites ceci: une fois votre réunion virtuelle terminée

Suivi immédiat

Pourquoi :

  • Le suivi vous aide immédiatement poursuivre l'engagement tandis que les participants ont votre réunion à l'esprit.

Ce qu'il faut inclure dans un e-mail de suivi :

  • Résumé du procès-verbal de la réunion .
  • Résumé des étapes suivantes.
  • Réalisation clé de la réunion. (Avec un peu de chance, cela correspondra à votre objectif clé de réunion)
  • Enregistrement. (le cas échéant)
  • Lien d'enquête de satisfaction ou simplement une demande de vous envoyer directement un e-mail avec des commentaires. (Cette réunion a-t-elle été utile? Pourquoi ou pourquoi pas?)

Étapes de suivi supplémentaires :

  • Contactez tous ceux qui ont des difficultés à se connecter à l'événement depuis leur bureau à domicile .
  • Ils seront bien sûr inclus dans votre principal e-mail de suivi, mais des excuses supplémentaires sont une bonne idée.

Consultez notre liste de contrôle de la réunion virtuelle en 8 étapes

Les gens posent également ces questions sur les réunions virtuelles

Q: Quels sont les avantages des réunions virtuelles?

Q: Combien de temps doit durer une réunion virtuelle?

  • R: Les réunions virtuelles ne devraient pas durer plus d'une heure. Divisez votre réunion en segments de 15 minutes et prenez des pauses pour garder les participants sous tension. Soyez prêt à utiliser votre jugement. Si vous sentez que l'engagement a chuté, il peut être plus if à long terme de terminer votre réunion tôt.

Q: Comment rendre une réunion virtuelle interactive?

  • R: Rendez une réunion virtuelle interactive en planifiant soigneusement chaque aspect de votre réunion. Cela comprend la compréhension des techniques d'hébergement qui mettent les gens à l'aise et l'identification des stratégies d'engagement qui encouragent la participation.

Q: Comment savoir si ma réunion virtuelle a été efficace?

  • R: Sachez si votre réunion virtuelle a été efficace en demandant des commentaires dans votre e-mail de suivi de réunion. Vous pouvez également prendre des mesures pour rendre votre réunion aussi efficace que possible dans le processus de planification.

Q: Quelle est la première étape pour mener une réunion virtuelle efficace?

Q: Pourquoi les réunions virtuelles fonctionnent-elles en 2021?

  • R: Les réunions virtuelles fonctionnent en 2021 parce que notre besoin de nous rencontrer à distance est plus grand que jamais, notre technologie de réunion est meilleure que jamais et notre connaissance de ce qui fait le succès des réunions virtuelles augmente chaque jour.

Q: De quoi ai-je besoin pour démarrer une réunion virtuelle?

  • R: Pour démarrer une réunion virtuelle, vous avez besoin d'un espace de travail présentable, d'un ordinateur portable ou de bureau, d'une connexion Internet fiable, d'un logiciel de réunion virtuelle, des participants à la réunion et d'une bonne question brise-glace pour lancer les choses. Trouvez d'autres étapes pour planifier des réunions virtuelles.

Q: Existe-t-il des moyens d'améliorer l'engagement des employés à distance dans ma réunion virtuelle?

  • R: Améliorez l'engagement des employés à distance dans votre réunion virtuelle en prenant la parole, en utilisant des questions brise-glace, en partageant votre itinéraire et vos objectifs de réunion, et en modérant soigneusement votre réunion pour vous assurer que tout le monde y participe.

Q: Quel est le but d'une réunion virtuelle?

  • R: Le but d'une réunion virtuelle est de rassembler numériquement les gens pour discuter de questions importantes, atteindre des objectifs critiques ou établir et maintenir des relations de bureau saines.

Q: Comment dois-je démarrer ma réunion virtuelle?

  • R: Vous devriez commencer votre réunion virtuelle en prenant le rouleau et en présentant une courte question brise-glace. Découvrez comment planifier, héberger et terminer votre réunion virtuelle.

Q: Comment dois-je mettre fin à ma réunion virtuelle?

  • R: Terminez votre réunion virtuelle en rassemblant les dernières réflexions et en résumant les points clés et les étapes suivantes. Vous devez également prévoir d'envoyer un e-mail de suivi immédiatement après la réunion. Découvrez d'autres conseils de planification de réunions virtuelles du début à la fin.

Y a-t-il quelque chose que nous avons manqué? Merci de nous le faire savoir dans les commentaires!