Gestion du calendrier pour les assistants de direction pour gagner du temps et du stress

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Combien de temps consacrez-vous à la gestion du calendrier?



Nous vous entendons et nous savons que vous êtes bien trop occupé à gérer les agendas pour rechercher des moyens de le faire enregistrer temps sur la gestion des calendriers. De plus, il semble que de bonnes vieilles compétences en organisation ne peuvent vous mener aussi loin que lorsque vous utilisez le calendrier moderne, que ce soit pour un cadre, une salle de conférence ou une équipe entière.



C'est pourquoi nous avons élaboré une liste pour simplifier la gestion des calendriers des assistants de direction. Ces outils et stratégies complètent vos compétences innées, vous font gagner du temps et vous font gagner du temps, et permettent de créer un calendrier magique sans effort.

Catégories:

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Soyez coloré

La pratique intemporelle du code couleur ne manque jamais de rendre n'importe quel calendrier plus facile à comprendre et moins accablant pour tous ceux qui le regardent. Le développement d'un système de couleurs qui fonctionne peut prendre un certain temps, mais vous pouvez choisir une palette que vous aimez pour rendre le processus un peu plus amusant.

Avantage clé: En codant par couleur vos agendas, vous n'apportez pas de changements importants à votre processus de calandrage. Vous n’avez pas besoin d’expliquer les nouveaux outils ou systèmes; vous rendez simplement les agendas que vous utilisez déjà plus faciles à afficher et à comprendre.

Comment l'essayer:

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  • Consultez les calendriers et définissez vos «compartiments». Chaque seau aura sa propre couleur. (Certains seaux incluent les catégories internes, client, personnelles, récurrentes, de rappel et de voyage.)
  • Passez en revue les seaux avec vos équipes et vos dirigeants. La coordination des couleurs ne fonctionnera pas si personne ne comprend les catégories que vous avez choisies.
  • Code couleur de votre calendrier, qu'il soit en ligne, dans une application ou sur papier.
  • Créez une feuille de règles de référence rapide pour faciliter le processus de codage couleur pour vous-même et pour toute autre personne qui participe à la gestion du calendrier.

Gardez une trace de la chronologie de chacun avec monday.com

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monday.com vous permet de gérer facilement les dates, les échéanciers et les tâches de tous les membres de votre liste de gestion de calendrier.

Avantage clé: monday.com vous permet d'avoir une vue d'ensemble du flux de travail de votre équipe afin que vous puissiez voir où les calendriers et les calendriers doivent être modifiés. Vous n’avez même pas besoin d’envoyer un seul e-mail ou d’organiser une seule réunion d’état pour savoir où se situent tous les délais.

Comment l'utiliser: Créez simplement un compte gratuit, invitez des membres de l'équipe, ajoutez des projets et des calendriers, et commencez à gérer de manière transparente les calendriers et les flux de travail.

Bloquer le temps pour gestion du calendrier et planification

mise à l'heure de la gestion du calendrier

Si des poussées aléatoires de gestion du calendrier mangent toujours votre journée, commencez à réserver stratégiquement des heures pour vous concentrer uniquement sur la gestion du calendrier.

Avantage clé: Le blocage du temps rendra la gestion de l'agenda moins chaotique, car vous serez en mesure de tout faire en même temps au lieu d'opérer par impulsions aléatoires.

Comment l'essayer: Bloquez un moment où le bureau n'est pas trop occupé, comme le vendredi après-midi ou le lundi matin. Utilisez ce temps pour consulter tous les calendriers que vous gérez. Créez un résumé de calendrier rapide que vous pouvez partager avec d'autres ou simplement le garder pour vous; le résumé est particulièrement utile si vous avez plusieurs calendriers dans votre assiette.

Informez tout le monde de vos plans de blocage de temps et établissez des délais pour les demandes de calendrier. Tout ce qui ne vous parvient pas à la date limite, à moins que ce ne soit vraiment urgent, ne sera traité que la semaine suivante.

Organisez des réunions de gestion du calendrier

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Semblable à la stratégie de blocage du temps, les réunions de calendrier vous aident à regrouper une semaine d'e-mails et de demandes fragmentaires dans une réunion qui, avec espoir, dure moins d'une heure.

Avantage clé: Ces réunions rationalisent la gestion du calendrier.

Comment l'essayer: Utilisez vos compétences en gestion de calendrier pour trouver une heure qui convient à tout le monde, organiser une réunion récurrente et voir comment le processus se déroule.

Essayer Double

Utilisation Double d'envoyer des briefings quotidiens avec le contexte des réunions.

Tout le contexte autour des réunions que vous réservez se perd souvent dans la traduction. Double aide à résoudre ce problème en facilitant le partage de détails supplémentaires, la description de l'événement privé et les suivis avec votre exécutif dans un simple briefing format des minutes de réunion .

Avantage clé: Ajoutez des informations supplémentaires sur les événements au fur et à mesure que vous les planifiez, ce qui permet à votre cadre de rester au top de sa journée sans perdre de temps.

Comment l'essayer: Inscrivez-vous à Double sur leur site Web et téléchargez l'extension Chrome. Vous serez alors en mesure de coller facilement des informations utiles dans des événements, ainsi que de créer des descriptions privées avec un contexte supplémentaire pour votre cadre. Les briefings quotidiens peuvent ensuite être envoyés par e-mail ou via l'application mobile.

Sachez quand ne pas partager

gestion des problèmes avec le calendrier

Si vous avez dû faire face à des conflits et à des communications concurrentes parce que trop de personnes participent à l’agenda de votre exécutif, de votre réunion ou de votre salle de conférence, n’ayez pas peur de prendre le contrôle. Insistez pour que toutes les demandes passent par vous et évitez les doubles réservations, la confusion et beaucoup de communication inutile.

Avantage clé: La centralisation du calendrier vous fera gagner du temps, du stress et beaucoup de chaos de communication. Cela montrera également votre attitude de prise en charge.

Comment l'essayer: Créez un mini-argumentaire pour le leadership expliquant à quel point le processus de calandrage sera plus fluide pour toutes les personnes impliquées si vous pouviez avoir un contrôle total. Demandez-leur de communiquer le changement au reste de l'équipe afin que vous n'ayez pas à ébouriffer des plumes.

Profitez de votre service informatique interne

Si vous disposez d'un service informatique en interne, profitez de leurs compétences et créez un calendrier personnalisé. Le calendrier peut vivre sur votre site Web public ou sur un intranet; peut-être que cela peut même être interactif.

Avantage clé: Personnalisation. Si vous vous plaignez toujours du fait que les outils en ligne disponibles ne répondent pas tout à fait à vos besoins, cela pourrait être l'option parfaite.

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Comment l'essayer: Identifiez tous vos besoins en matière de calendrier en ligne et présentez-le à votre service informatique pour voir quelle magie ils peuvent fonctionner. Accédez à la liste complète des fonctionnalités que vous souhaitez. Ce n’est pas grave si elles ne peuvent pas répondre à toutes vos demandes.

Imprimer et publier des calendriers

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Si vous ne voulez pas devenir trop technique, vous pouvez également imprimer des calendriers partagés et les publier partout - dans les salles de bain, sur les portes, dans la salle de repos. Vous pouvez même imprimer et distribuer des copies à de petites équipes ou à des dirigeants individuels. Les impressions ne sont pas fantaisistes, mais de nombreuses personnes aiment toujours pouvoir jeter un coup d'œil sur une simple feuille de papier pour avoir une idée de ce que leur journée leur réserve.

Avantage clé: Les calendriers imprimés complètent vos autres efforts de communication de calendrier. De plus, l'impression pourrait aider les programmes importants à se démarquer.

Comment l'essayer: Si vous avez une imprimante et une bande, vous êtes prêt à partir. Si vous avez une équipe de conception qui peut faire ressortir votre calendrier, demandez leur aide pour attirer plus de globes oculaires vers les calendriers importants.

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Intégrez votre calendrier à Slack

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Souvent utilisé pour la communication au bureau, Slack aide également les utilisateurs à gérer les calendriers via une variété d'applications pratiques, notamment Google Agenda , Kyber , Zapier , Eventbot , et Sunsama .

Avantage clé: Les applications intégrées permettent aux utilisateurs de gérer les calendriers dans Slack, de sorte que tout peut se passer en un seul endroit. (Oubliez les multiples onglets et le deuxième écran que vous envisagiez d'obtenir pour la gestion de l'agenda.) Avec une variété d'applications de calendrier Slack parmi lesquelles choisir, vous en trouverez une qui répond à vos besoins. Certaines applications génèrent même des événements directement à partir de votre calendrier et les publient sur Slack pour que tout le monde puisse les voir.

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Comment l'essayer:

  • Créer un nouveau lieu de travail .
  • Interface avec les Slack Bots pour comprendre comment tout fonctionne.
  • Parcourez les applications de calendrier Slack pour voir celle qui vous convient.
  • Connectez cette application et c'est parti!

Utilisation Logiciel BambooHR

BambooHR vous permet de créer un profil informatif pour toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez. Il est donc parfait pour gérer les calendriers d'anniversaire (et référencer les friandises préférées), les calendriers d'anniversaire de travail, les calendriers de congé, etc.

Avantage clé: Vous n’avez pas à attendre que les employés occupés vous donnent la réponse dont vous avez besoin pour avancer avec les calendriers; BambooHR met toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main.

Comment l'essayer:

Commencer un essai gratuit et découvrez comment BambooHR peut vous faciliter la vie.

Si vous continuez, vous devrez consacrer du temps à la configuration initiale - les employés devront saisir de nombreuses informations à l'avance.

Essayez d'écrire et d'effacer les tableaux

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Les tableaux d'écriture et d'effacement aident les petits bureaux à rationaliser la gestion du calendrier et même à réduire certains courriers électroniques et communications.

Avantage clé: Simplicité.

Comment l'essayer:

  • Obtenez un tableau de calendrier d'écriture et d'effacement ou dessinez votre propre modèle de calendrier.
  • Après vos réunions d’état du lundi, demandez à tout le monde d’écrire les réunions et les événements importants, notamment les anniversaires, les vacances et les rendez-vous chez le médecin.
  • Fixez et communiquez une date limite pour ajouter des éléments au calendrier. Après la date limite, prenez le tableau et enregistrez tous les événements dans votre outil de calendrier en ligne. Gardez le tableau affiché pour que les gens puissent s'y référer lorsqu'ils franchissent la porte.

Tirez le meilleur parti de Google Sheets

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Google Sheets peut être parfait pour le suivi des dépenses et la création de rapports, mais il est également parfait pour la gestion de l'agenda.

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Avantage clé : Comme un simple alternative à Google Tables , Google Sheets est gratuit et facile à utiliser. Ils permettent également aux gens de travailler dans une feuille de calcul en même temps, une fonction collaborative parfaite pour les salles de conférence, les calendriers d'équipe, etc.

Comment l'utiliser: Visitez simplement le Site Web de Google Sheets et commencez gratuitement. Utilisez une variété de modèles gratuits (et attrayants) pour suivre les projets, les calendriers, les calendriers, etc.

Si vous devez gérer des calendriers hebdomadaires, vous pouvez envoyer un lien à l'équipe et demander à tout le monde de saisir les dates clés. Les cadres peuvent insérer des commentaires sur les changements et les questions dans la feuille. Vous pouvez même utiliser une feuille Google pour gérer les demandes de réunion; listez simplement les heures disponibles et demandez aux gens d'insérer leurs noms dans les cellules voisines pour prendre un créneau horaire. Les modifications sont immédiatement enregistrées, de sorte que toute personne réservant simultanément du temps verra la mise à jour et vous n'obtiendrez pas de réservations doubles.

Utilisation Camp de base pour prendre les demandes et éviter les suivis inutiles

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Connu pour la gestion de projet, Basecamp peut également vous aider dans la gestion de calendrier. Cet outil aide les utilisateurs à perfectionner l’art de la communication transparente. Vous pouvez prendre les demandes et tenir le demandeur informé de l’état de la demande afin qu’il n’appelle pas, ne transmette pas de messages et n’envoie pas d’e-mail pour poser des questions à ce sujet.

Avantage clé: Les mises à jour de statut réduisent le temps perdu à informer les gens du statut de leur demande de calendrier. Cela signifie vous aurez plus de temps pour terminer réellement les demandes de calendrier.

Comment l'essayer: Commencez Camp de base puis indiquez que vous «pilotez» un nouveau système de demande d'agenda. Demandez aux gens de vous soumettre leurs demandes dans Basecamp, ajoutez puis utilisez la fonction «tâches ajoutées et terminées» pour partager les progrès.

Utilisation Microsoft à faire pour la gestion des tâches

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Cet outil vous permet de vous concentrer tout au long de la journée en renforçant une planification quotidienne intelligente. L'une des fonctionnalités les plus intéressantes est sa capacité à proposer des suggestions intelligentes et personnalisées pour mettre à jour votre liste de tâches quotidiennes.

Avantage clé: Vous n'avez plus à vous rappeler d'ajouter manuellement des tâches importantes à vos calendriers, car la synchronisation des tâches vous a couvert.

Comment l'essayer: Téléchargez l'application gratuite et commencez à gérer vos tâches de la bonne manière! To Do inclut également une prise en charge multiplateforme et une synchronisation rapide qui vous permettent de gérer votre vie au bureau, à la maison ou en déplacement. Donc, si vous aidez un cadre qui a l'habitude d'oublier les réunions et les tâches, la fonction de rappels vous aidera à fournir des coups de pouce rapides, faciles et discrets. Un facile alternative à Wunderlist et d'autres outils de gestion similaires, To Do peut aider les assistants de direction à rester sur la bonne voie malgré un emploi du temps chargé.

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Utilisation Robin logiciel de planification de salle de conférence

Robin simplifie plus que jamais la gestion des calendriers des salles de conférence.

Avantage clé: Vous pouvez configurer l'outil pour permettre aux employés de rechercher des chambres en fonction de la disponibilité, des équipements et de l'emplacement. Vous pouvez voir tout ce qui se passe, mais vous n’avez plus à rechercher fastidieusement des salles, car les employés peuvent le faire eux-mêmes.

Comment l'utiliser:

  • Démarrez un essai gratuit ou planifiez une démo.
  • Dites aux employés que vous lancez un programme pilote.
  • Laissez le programme s'exécuter, puis envoyez une enquête pour voir ce que tout le monde pense de l'outil.

Voir quoi Éviter peut apporter au suivi RSVP

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Evite offre bien plus que des invitations de fête pour votre enfant… ou votre chat. Le service d'invitation sans papier rend plus amusant le suivi des réponses aux événements et la communication sur vos réunions.

Avantage clé: Suivi RSVP convivial.

Comment l'utiliser: Connectez-vous, créez une invitation, envoyez-la et suivez-la.

Utilisez des outils de haute technologie comme Steelcase RoomWizard

Ce système de planification de salle basé sur Internet vise à résoudre tous les problèmes que vous rencontrez en essayant de gérer la façon dont tout le monde dans votre bureau réserve espaces de réunion .

Avantage clé: Le système est livré avec un simple écran tactile que vous pouvez monter à l'extérieur des pièces. Il brille une lumière rouge pour indiquer une pièce prise et une lumière verte pour indiquer une pièce ouverte.

Comment l'utiliser: Vérifiez Spécifications du produit pour déterminer si RoomWizard convient à votre bureau.

Utilisation Calendrier Boomerang pour Gmail

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Le système de calendrier Boomerang vous aide à ajouter des réunions à un calendrier Google directement dans votre messagerie.

Avantage clé: Planification de réunion en un clic, vous pouvez terminer dans un seul e-mail.

Comment l'utiliser: Si vous utilisez Google Agenda pour les communications de votre bureau, vous pouvez simplement télécharger Boomerang et commencer à l'utiliser dès aujourd'hui.

(- Obtenez plus de merde avec L'assistant - la première newsletter hebdomadaire gratuite conçue pour les assistants par des assistants.)

Signet Daysoftheyear.com

Si jamais vous avez besoin d'ajouter des événements amusants au calendrier dans le cadre de vos tâches de gestion de calendrier, vous devez ajouter ce site Web à vos favoris.

Avantage clé: Le site Web offre une raison de célébrer n'importe quel jour auquel vous pouvez penser. (Saviez-vous que le 25 mai est en fait le jour de la serviette?)

Comment l'utiliser: Accédez à ce site Web la prochaine fois que votre patron vous rappellera ces e-mails de «courage au bureau» que vous êtes censé envoyer.

Quels outils de gestion de calendrier vous facilitent la vie? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!