Les 9 caractéristiques indéniables d'un gestionnaire de bureau Rockstar

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Apprendre à être un bon gestionnaire de bureau? Choisissez votre conseil préféré ci-dessous!

Ce n’est pas un secret - dans les secteurs concurrentiels, les gens sont tout.

Attirer et fidéliser les meilleures personnes peut littéralement faire ou défaire votre entreprise, et le succès dépend de la victoire de la «guerre des talents».



Les meilleures entreprises savent que pour gagner, il faut créer une culture de l'engagement et un environnement où les gens veulent passer leur temps.

C’est là qu’un chef de bureau rockstar devient indispensable, quelqu'un qui peut cultiver la culture dont votre entreprise a besoin et orienter le navire dans la bonne direction à mesure que votre entreprise se développe.

Si seulement c'était si simple…

Le chef de bureau est un poste unique et exigeant. Il faut un ensemble diversifié de compétences - et une personne incroyable - pour vraiment s'épanouir dans le rôle.

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Considère ceci:

Le chef de bureau est l'une des rares personnes (à part peut-être le PDG ou le personnel senior des ressources humaines) qui interagit avec les employés à tous les niveaux et au sein de chaque service pratiquement tous les jours.

Chez Dcbeacon, nous sommes de grands défenseurs des gestionnaires de bureau talentueux. C’est parce que nous avons le privilège de travailler directement avec des milliers d’incroyables directeurs de bureau dans certaines des entreprises les plus engagées de tout le pays.

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Alors, que faut-il pour être l'un de ces gestionnaires de bureau de niveau supérieur? Comment trouver et embaucher quelqu'un qui est parfait pour ce poste?

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Nous avons parlé à la fois aux directeurs de bureau et aux personnes qui les embauchent dans certaines des entreprises qui réussissent bien en matière de culture et d'engagement. Voici ce qu'ils avaient à dire sur les principales caractéristiques dont vous avez besoin pour être un responsable de bureau rockstar.

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1. Flexibilité inégalée

Nous l'avons entendu encore et encore - la flexibilité était le trait le plus important selon les personnes interrogées. Pour être un bon gestionnaire de bureau, vous devez suivre les coups et être capable de gérer tout ce qui se présente à vous.

Shannon McLendon, responsable des opérations et des événements chez Le fou hétéroclite , explique:

shannon-motely-imbécile«Un chef de bureau au Fool est un homme à tout faire, portant de nombreux chapeaux différents.

Les choses changent rapidement, je dois donc réfléchir sur mes pieds et être proactif pour faire avancer les choses. »

Et cela va de soi - il n'y a pas de «journée type» pour un chef de bureau. Une minute, vous planifiez peut-être un événement hors site pour 150 personnes, la suivante, vous coordonnez l’arrivée d’un investisseur important ou aidez à la décoration intérieure d’un nouvel espace de bureau.

La capacité à s'adapter et à improviser est essentielle.

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2. Organisation stellaire et suivi

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Cette deuxième astuce peut sembler une évidence, mais être organisé est l'un des plus grands facteurs de réussite dans ce rôle. Là encore, le rôle de l’OM est si vaste et varié qu’il peut être facile de perdre de vue les tâches à accomplir. Et comme vous soutenez souvent des cadres de niveau C, la plupart des choses sont hautement prioritaires et la marge d'erreur est mince.

Lindsey Ingalls, Client Success Manager et Office Manager chez Leadquizzes , le décompose pour nous.

lindsey-leadquizzes«En tant que responsable de bureau, vous avez ce qui semble être un million de choses différentes en même temps et vous devez vous assurer qu'elles sont toutes traitées. Je ne pourrais pas vivre sans mon agenda Google et y mettre toutes mes tâches et le temps que je vais y consacrer.

Quelle que soit la taille de la tâche, même quelque chose qui prend 5 minutes, il y va et c'est fait. »

Cependant, il ne s’agit pas seulement d’être organisé - il est suffisamment attentif pour s’assurer que les tâches que vous suivez sont effectuées à temps et bien.

3. Accessibilité complète

Un chef de bureau doit être accessible - à la fois en termes de disponibilité et en termes de chaleur de sa personnalité. Votre équipe doit se sentir à l'aise d'approcher le chef de bureau pour les tâches qui lui appartiennent.

Paul Marshall, Influitif Directeur financier et vice-président principal des opérations, explique pourquoi il a désigné l'accessibilité comme la qualité numéro un d'un chef de bureau exceptionnel:

paul-marshall-influent«Par-dessus tout, un excellent gestionnaire de bureau doit être accessible à ses collègues pour s'assurer que chacun travaille à son maximum de ivité», dit-il. «Une expérience personnalisée permet à chaque employé de se sentir spécial et valorisé.

Un exemple de la façon dont nous faisons cela chez Influitive est via ask@influitive.com, où les employés peuvent demander à notre équipe tout ce qui améliorera leur expérience de travail. »

Selon Paul, ce trait est incarné par Rebecca Shaffer, qui a été initialement embauchée en tant que coordonnatrice des opérations, mais a été promue directrice des opérations / gestionnaire de bureau en un an à peine.

Voici Shannon de The Motley Fool avec une autre raison pour laquelle l'accessibilité est si importante dans ce rôle:

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shannon-impertinentMon accessibilité a aidé Fools à se sentir à l'aise de venir me voir avec n'importe quelle préoccupation et a contribué à favoriser de bonnes relations avec Fools dans toute l'entreprise.

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Mon plus grand succès en tant que chef de bureau est dû à l'équipe qui travaille avec moi au quotidien. La confiance que j'ai en eux pour faire un effort supplémentaire et prendre des décisions s'est avérée inestimable.

Mon équipe s'occupe de tout, des opérations internes, de la planification des événements, de la sécurité, de la maintenance, ainsi que du bonheur général des employés. Je ne pourrais pas être le bon manager que je suis sans eux.

4. Communication solide

communiquer authentiquement

La communication est une compétence souvent négligée (mais non moins importante) lorsqu'il s'agit de s'épanouir dans le rôle de gestionnaire de bureau.

Le travail nécessite souvent de prendre des idées du c-suite et de les traduire pour le reste de l'organisation.

Cela est particulièrement vrai lorsque vous êtes responsable de la mise en œuvre des politiques à l'échelle de l'entreprise. Vous devez faire attention à communiquer le raisonnement derrière les politiques de votre bureau afin de garantir l'adhésion la plus élevée possible de votre équipe. Vous devez également être capable d'anticiper les questions et être prêt à y répondre à la volée.

Liza Goldberg, notre incroyable Vibe Manager ici à Dcbeacon , a fait de la communication interne un élément indispensable de son répertoire.

liza-headshot«La communication interne dans ce rôle est si importante.

Chaque semaine, je suis devant toute l'entreprise, annonçant de nouvelles activités ou expliquant les politiques, et je dois m'assurer de le faire d'une manière qui soit sensible aux besoins de l'équipe, que tous les détails soient corrects, et aussi explique clairement les raisons derrière cela - qu'il s'agisse d'une nouvelle politique de stationnement ou de notre prochain team building hors site. '

(Fait amusant: Liza a remporté le prix très convoité Value Victor de l'entreprise un peu plus d'un mois de travail - elle est géniale!)

5. Optimisme déraisonnable

Lorsque les gens visitent le bureau - qu'il s'agisse d'une nouvelle recrue potentielle, d'un investisseur potentiel ou d'un futur partenaire stratégique - le chef de bureau est généralement la première personne qu'ils voient, et son comportement contribue à former ces premières impressions si critiques.

La plupart des bons gestionnaires de bureau ont une attitude naturellement positive et un comportement chaleureux. Mais le vrai défi vient de ces inévitables mauvais jours. Tout le monde en a - des jours où nous préférerions simplement rester au lit - et il peut être tentant de laisser votre humeur assombrir votre personnalité. Mais le chef de bureau n’a pas ce luxe, car son comportement a un impact direct sur l’entreprise. Les responsables de bureau Rockstar savent qu'il faut avoir un visage heureux même si cela ne reflète pas totalement leur humeur à l'intérieur.

Dcbeacon PDG Sean Kelly accepte:

«Avoir une attitude naturellement effervescente est un must. Même lorsque vous êtes déprimé, vous devez avoir un visage positif.

Vous êtes le centre du moral - c’est pourquoi nous appelons cela un «gestionnaire de vibrations» plutôt qu’un gestionnaire de bureau. »

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6. Créativité magique

la créativité

De plus en plus, le chef de bureau d’une entreprise est responsable de l’ambiance du bureau. En fait, c'est pourquoi le titre officiel de notre responsable de bureau est «Vibe Manager». L'ambiance du bureau donne le ton au reste de l'entreprise et aide à créer la culture dont nous avons besoin pour être ifs, créatifs et atteindre nos objectifs chaque mois.

Maintenir une culture et une ambiance demande une créativité considérable. Les gestionnaires de bureau se plongent dans des choses comme la décoration intérieure et la planification d'événements.

Prenons l'exemple de la planification d'un événement hors site, ce que la plupart des employés tiennent probablement pour acquis. Le simple fait de proposer une nouvelle activité amusante que tout le monde appréciera est un défi.

Vous devez vous demander ce que nous n’avons pas fait auparavant? Qu'est-ce que toute notre équipe aimerait faire? Que pouvons-nous faire dans les limites du budget? Comment cette activité aidera-t-elle à soutenir la culture dont nous avons besoin pour réussir? C’est un défi majeur, et il faut une réflexion sérieuse hors des sentiers battus.

(Heureusement, nous avons quelques idées tu peux emprunter.)

7. Une confiance en soi inébranlable

confiance en soi

Ce rôle nécessite assez souvent une interaction quotidienne avec les PDG et les COO, vous devez donc être confiant pour gagner leur respect.

Une partie intégrante de cette confiance en soi est la capacité de repousser de temps en temps. Autant que vous le souhaitiez, vous ne pouvez pas être tout pour tout le monde et vous devez établir des priorités. Apprendre à dire non est essentiel.

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Lindsey de Leadquizzes explique:

lindsey-leadquizzes«Je reçois quotidiennement des demandes de la part des membres du bureau des choses qui sont« nécessaires »et qu’ils veulent faire tout de suite, et il est important de fixer des limites pour que tout le bureau puisse en bénéficier.

Ce n'est pas parce qu'une personne souhaite que la température du bureau soit fixée à 78 ans que tout le bureau en serait satisfait. Vous devez maintenir un équilibre sain pour que tout le bureau soit heureux. »

8. Anticipation à la Jedi

Être proactif et anticiper les besoins futurs est l'un des meilleurs atouts qu'un gestionnaire de bureau puisse avoir.

Une grande partie du travail est réactive, et cela peut être l'un des plus grands défis - réagir et prioriser la myriade de demandes qu'un responsable de bureau reçoit de toute l'organisation. Une façon de rationaliser votre flux de travail et de réduire les tâches réactives consiste à les anticiper et à les planifier.

Liza Goldberg de Dcbeacon développe cette idée:

liza-headshot«Vous devez constamment garder les yeux et les oreilles ouverts.

Vous êtes l'une des seules personnes de l'entreprise à avoir un point de vue vraiment holistique sur de nombreux problèmes, et il est de votre responsabilité à la fois d'anticiper les besoins et de vous assurer que vous reliez les points pour les personnes et les services qui ne bénéficie pas de votre point de vue. »

9. Intelligence émotionnelle vive et calme constant

Comme nous l’avons mentionné, vous traitez avec des personnes à tous les niveaux en tant que chef de bureau - des employés de base au c-suite, et tout le reste. Cela signifie des tonnes de personnalités différentes - certaines plus difficiles que d'autres. En tant que chef de bureau, vous devez être capable de tous les gérer.

Dcbeacon Sean Kelly, PDG de Dcbeacon, explique:

«La première chose qui fait qu'un chef de bureau rockstar est un haut degré d'intelligence émotionnelle. Vous traitez avec tout le monde dans l'entreprise et vivez de nombreuses émotions et attitudes différentes.

Souvent, lorsque les gens demandent des choses, ils ne le font pas nécessairement avec autant de respect qu’ils le devraient. Mais vous devez le prendre dans la foulée, rester calme et résilient. Ces qualités sont inestimables pour réussir dans le rôle. »

Et s'il est essentiel de lire et de répondre aux besoins émotionnels de votre équipe, vous ne pouvez pas avoir la peau fine et être un excellent gestionnaire de bureau. Avoir la tête droite et garder son sang-froid face à la pression est un attribut nécessaire.

Il en faut beaucoup pour être un excellent gestionnaire de bureau . Parfois, il peut sembler encore plus difficile d'en trouver un.

Mais l’importance de la culture ne disparaîtra pas de sitôt, et par conséquent, le rôle du chef de bureau ne fera que gagner en importance.

C'est pourquoi vous devez trouver quelqu'un qui incarne la plupart (ou tous) de ces traits. Trouver la bonne personne peut sembler une tâche impossible, mais croyez-nous, cela en vaut la peine.

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