Le guide 2021 Surest pour organiser un système de classement de bureau

Dites bonjour à une nouvelle décennie et adieu à la confusion des systèmes de classement de bureau anciens et obsolètes. Puisqu'il est devenu plus facile de trouver la meilleure façon d'organiser les fichiers papier et d'intégrer les nouvelles technologies de classement au travail, c'est maintenant le moment idéal pour s'organiser!

Nous avons défini un certain nombre d'étapes importantes pour les entreprises de toute taille qui essaient d'incorporer un système de classement de bureau. De la gestion de fichiers informatiques aux hacks de bureau faciles à faire, bienvenue dans le guide du bureau.



comment organiser le système de classement des bureaux



La perspective de démarrer, d'organiser ou de nettoyer un système de classement de bureau a le pouvoir de faire en sorte que même les plus courageux d'entre nous se cachent derrière une liste d'autres «choses à faire», plus importantes. Vous n’avez plus à vous cacher! Ces conseils testés sur le terrain vous aideront à obtenir et à maintenir votre système de classement de bureau en parfait état de fonctionnement.

Beaucoup de ces conseils proviennent directement de notre groupe Facebook de gestionnaires de bureau! Découvrez les pépites de sagesse que notre communauté a à offrir et participez à la conversation. Rejoignez le groupe ici.



Recherche rapide de conseils de dépôt de bureau:

Code couleur

Les gens utilisent des codes de couleur depuis que la paperasse de bureau - et les systèmes de classement de bureau pour l'organiser - sont devenues une réalité il y a des décennies. La technique éprouvée de codage couleur n’échoue jamais et elle est relativement rapide et facile à mettre en œuvre, même si vous disposez d’un système de classement particulièrement complexe. Le codage couleur vous incitera à trier les fichiers dans des catégories sensibles, à trouver des fichiers rapidement et à ajouter du plaisir au processus de classement.

Cette technique d'organisation est le moyen idéal pour transformer des piles de papier en paquets ordonnés qui sont prévisibles de la meilleure façon possible. Mieux encore, le codage couleur fonctionne à la fois sur les fichiers physiques et numériques, et si vous devez organiser les deux types de fichiers, vous pouvez facilement utiliser le même système de codage couleur pour chacun.



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Comment:

  • Jetez un œil à tous les fichiers dont vous avez besoin pour organiser et établir quelques catégories d'organisation. (Cela peut prendre quelques passages pour vraiment reconnaître les modèles et définir vos catégories.)
  • Attribuez une couleur à chaque catégorie. (Certaines catégories comprennent les finances, les ressources humaines, les contrats et les installations.)

Passez en revue les catégories avec vos équipes et vos dirigeants. La coordination des couleurs ne fonctionnera pas si personne ne comprend les catégories que vous avez choisies.

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  • Rassemblez les matériaux pour le codage couleur. (Il peut s'agir de dossiers colorés à placer sur une étagère ou simplement de morceaux de ruban adhésif coloré en Washi à coller sur les tiroirs des classeurs.)
    • Swag.com propose des tonnes de produits d'organisation dans des couleurs vives qui sont parfaites pour le codage couleur.Ces choix ont une longueur d'avance sur d'autres options, car vous pouvez les faire imprimer avec le logo de votre entreprise ou d'autres motifs.
    • Découvrez ces goodies d'organisation de bureau personnalisables:

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  • Faites le codage couleur! Triez vos fichiers dans des catégories à code couleur et ressentez le zen zen de l'organisation avec chaque fichier que vous déposez (ou glissez-déposez) dans un vaisseau soigné à code couleur.
  • Créez une feuille de règles de référence rapide pour faciliter le processus de codage couleur pour vous-même (lorsque vous ajoutez de nouveaux fichiers) et pour toute autre personne qui vous aidera à organiser le système de classement du bureau à l'avenir.

système de classement à code couleur

Pourquoi ça marche:

Le code couleur est similaire au processus d’apprentissage appelé «segmentation». défini par le coach eLearning comme '… la stratégie consistant à décomposer les informations en morceaux de la taille d'une bouchée afin que le cerveau puisse plus facilement digérer les nouvelles informations.'

Lorsque vous codez en couleur une montagne de papier, vous transformez une masse d'informations au hasard en morceaux que vous et votre cerveau pouvez facilement trier lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose de spécifique. Si vous avez besoin de trouver une facture dans une pile de papier, vous pourriez être débordé et abandonner, mais si vous avez besoin de trouver une facture dans votre nouveau système à code couleur, vous saurez alors rechercher le drapeau vert qui désigne la «paperasse financière».

Numériser

Lorsque vous numérisez des fichiers, vous créez essentiellement un système de classement sans papier. Beaucoup de gens trouvent qu'il est beaucoup plus facile d'organiser un système de classement numérique sur un système de classement papier après que chaque fichier papier a été converti en un format numérique. Si vous choisissez de numériser vos fichiers, vous devrez commencer par numériser et convertir vos anciens fichiers, un processus qui peut prendre beaucoup de temps et de travail.

Comment:

Un merci spécial pour Francisco de notre Groupe Facebook pour décrire ces pointeurs!

  • Décidez comment organiser les fichiers numériquement. Utiliserez-vous un solution logicielle prête à l'emploi , un lecteur réseau géré par votre propre groupe informatique (technologie de l'information) ou une plate-forme cloud gratuite comme Google Drive ?
  • Utilisez une machine de numérisation fiable et efficace. (Francisco a utilisé un Richo machine avec la capacité de numériser des documents et de les envoyer vers des dossiers pré-attribués sur le réseau.)

Francisco recommande également:

«Déterminez si vous disposez d'un espace de sauvegarde dans le cloud pour vos documents. Ceci est particulièrement important si vous manipulez des documents qui, s'ils sont perdus, pourraient nuire considérablement aux clients, aux clients ou à d'autres opérations commerciales. »

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  • Déterminez qui aura accès à la fois à l'ajout et à l'organisation des fichiers dans votre système.
  • Développez une convention de dénomination normalisée pour les fichiers numérisés. Cela rendra les fichiers faciles à trouver et à rechercher dans votre système sans papier.
  • Francisco recommande d'ajouter des dates (ou au moins des années) aux noms de fichiers, il sera donc plus facile de savoir quand les supprimer ou les archiver. Penn Libraries a une merveilleuse liste de meilleures pratiques de dénomination de fichier pour vous aider à démarrer.
  • Créez une carte de votre futur système de classement numérique. Rendez cette maquette aussi précise que possible afin de pouvoir anticiper tout problème lié à votre schéma d'organisation. Mettez à jour la carte lorsque vous avez terminé le projet pour incorporer les modifications que vous avez apportées en cours de route. Lorsque vous aurez terminé, cette carte vous aidera à trouver facilement des éléments à mesure que vous vous familiariserez avec votre nouveau système.
  • Scannez vos documents:
    • Utilisez un tampon ou des autocollants pour marquer les fichiers physiques qui ont déjà été numérisés dans le système.
    • Si votre système de fichiers numériques le permet, ajoutez des mots-clés à chaque document pour faciliter la recherche des fichiers.
    • Prenez votre temps pour éviter les erreurs. Même une simple erreur pourrait un jour rendre impossible la recherche d'un fichier dont vous avez besoin. La numérisation de documents dans votre nouveau système est un processus qui prend du temps, mais n'oubliez pas: vous aurez fini par la suite!

numérisation-système-de-classement

Pourquoi ça marche:

Les systèmes de classement numériques automatisent l'aspect «recherche de fichiers» du système de classement de votre bureau. Au lieu de parcourir les dossiers et les piles tout en risquant des coupures de papier et des maux de tête, un système numérique vous permettra de rechercher quelques mots-clés ou de trier les fichiers dans une liste alphabétique et de trouver facilement ce que vous voulez.

Les systèmes numériques facilitent également l'ajout de nouveaux fichiers et même le partage des responsabilités d'archivage entre les équipes. La configuration nécessite beaucoup de travail, mais le temps et le stress que vous économisez par la suite en valent la peine.

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Fixez une date d'expiration

Cela peut sembler une triche, mais l'un des meilleurs moyens d'organiser un système de classement de bureau est de réduire les fichiers à organiser. L'élimination des fichiers par contenu peut être délicate car il est difficile de déterminer quels fichiers doivent être enregistrés et quels fichiers peuvent être jetés, mais la suppression des fichiers par âge présente un moyen sûr et standardisé de décider de ce que vous pouvez lancer.

Comment:

  • Fixez un âge «jetable» pour vos fichiers - 1 an, 5 ans, 10 ans… tout ce qui vous semble approprié pour les fichiers que vous conservez et le type d'entreprise que vous menez.
    • Si vous craignez d'avoir à nouveau besoin des fichiers, déplacez-les simplement dans une boîte ou un dossier «archive» organisé par année. (Cela évite au moins que votre système de fichiers principal ne soit encombré de documents obsolètes.)
  • Créez une réunion récurrente dans votre calendrier - peut-être la première semaine de la nouvelle année - pour effectuer une purge massive de fichiers.

Pourquoi ça marche:

La suppression des anciens fichiers maintient votre système propre, organisé et pertinent. Cela vous fait également gagner du temps en maintenant le système en état de fonctionnement et vous aide à éviter gaspillage le temps d'organiser les fichiers dont personne n'aura plus jamais besoin.

Diviser et conquérir

système de classement groupé

Si les fichiers que vous devez organiser ne concernent que des services spécifiques, demandez à une personne de chacun de ces groupes d'organiser leurs fichiers pendant que vous créez une structure de gestion de fichiers globale.

Comment:

  • Créez une structure organisationnelle basée sur le service au lieu d'utiliser des catégories qui regroupent les fichiers en fonction de sujets généraux, tels que les finances ou les ressources humaines.
  • Divisez les fichiers en conséquence.
  • Apportez les fichiers à un expert en la matière de chaque département, de préférence quelqu'un que vous connaissez qui possède des compétences organisationnelles incroyables. Demandez à ce volontaire d'organiser logiquement les fichiers et de créer une clé pour votre référence.
  • Collectez les fichiers ministériels organisés et ajoutez-les à votre système global.

Pourquoi ça marche:

En demandant aux personnes qui comprendront - et auront besoin d'accéder - les fichiers à prendre en charge dans le processus d'organisation, vous vous assurez que votre système fonctionnera.

Organiser les fichiers sur les murs

Montez les porte-classeurs directement sur vos murs au lieu d'utiliser un classeur ou une étagère.

Comment:

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  • Établissez vos catégories organisationnelles et définissez les types de documents qui relèveraient de chaque catégorie.
  • Installez des supports muraux spacieux dans l'un des espaces communs de votre bureau. (Obtenez des supports attrayants qui correspondent à la marque de votre entreprise pour faire de cet effort une initiative de conception de bureau.) Étiquetez chaque titulaire par catégorie principale, puis spécifiez les types de fichiers à inclure dans chacun. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez rendre l'étiquette facile à comprendre pour les employés occupés en quelques secondes ou moins.

Quels fichiers vont ici?

  • Les factures
  • Reçus
  • Demandes de remboursement
    • Envoyez un e-mail à tous les membres de l'entreprise pour expliquer votre processus. Au lieu de vous apporter des fichiers, les utilisateurs peuvent les ajouter directement aux détenteurs.
  • Nettoyez les fichiers une fois par semaine si nécessaire.

système de classement au mur

Pourquoi ça marche:

Les fichiers Office sont des ressources collectives, il est donc logique que leur organisation soit une responsabilité collective. Bien que vous ayez des projets ambitieux pour maintenir le système de classement du bureau dans un état parfaitement organisé, tout pourrait s'effondrer si et quand vous êtes occupé. Ce système garantit que les fichiers restent organisés par catégorie au lieu de s'empiler dans un tas au hasard.

Organiser par importance

Quiconque a déjà cherché dans des fichiers comprend le désir ardent de trouver exactement ce dont vous avez besoin au lieu de trouver 100 choses dont vous n'avez pas besoin. Par exemple, essayez d'organiser vos fichiers de bureau par ordre d'importance pour rendre la récupération de documents plus agréable pour tous.

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Comment:

  • Sondez les employés et demandez quels fichiers de bureau ils devaient trouver ou accéder tout au long de l'année. (Rendez cette enquête obligatoire et demandez l'aide de la direction pour la faire respecter si nécessaire.)

Parcourez les réponses et regroupez les types de fichiers en niveaux en fonction des demandes d'accès. (Le niveau supérieur correspond aux cinq types de fichiers les plus couramment consultés selon votre enquête.)

  • Organisez votre système, numérique ou physique, selon ces catégories. Veillez également à classer et à étiqueter les sous-fichiers. Par exemple, vous pouvez étiqueter vos fichiers de niveau supérieur, «Fichiers cruciaux», et inclure des étiquettes distinctes pour «reçus», «contrats» et «résultats de l'enquête».

Pourquoi ça marche:

Tout le monde veut un système de fichiers qui semble anticiper exactement ce qu’il recherche. En organisant votre système en fonction de la «règle de la majorité», vous avez les meilleures chances de créer un système de fichiers qui fournit réellement exactement ce dont les gens ont besoin.

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Prévoyez de vous organiser régulièrement

Même le meilleur système de classement de bureau ne restera pas organisé par lui-même. Il est préférable de garder cela à l’esprit et de prévoir de faire un peu de travail pour organiser le système chaque semaine. Faire un petit effort sur une base récurrente se sentira beaucoup moins écrasant que d'essayer de nettoyer en une seule fois l'équivalent d'un an de fichiers mal gérés.

Comment:

Configurez un rappel de calendrier récurrent et n'oubliez pas de garder cette tâche sacrée. Demandez l'aide de certains collègues pour vous responsabiliser et rendre l'événement hebdomadaire amusant. (Vous pouvez également établir une récompense pour augmenter votre motivation organisationnelle.)

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Pourquoi ça marche:

Garder un système organisé est bien plus réaliste et gérable que d'organiser un système à partir de zéro une fois par an.

Séparer le travail en cours du travail terminé

Ce conseil de génie de Outils de l'esprit simplifie l'ensemble du système de classement. Vous pouvez toujours organiser les fichiers pour les projets terminés, mais les séparer des fichiers liés au travail en cours rendra la recherche de fichiers beaucoup plus rapide et plus efficace.

Comment:

  • Conservez toute technique de catégorisation existante qui a fonctionné pour vous, mais ajoutez deux catégories principales: 'Terminé' et 'En cours'.
  • Ajoutez des horodatages ou des étiquettes aux fichiers de groupe par date d'achèvement, prévue ou réelle.
  • Ajoutez toutes les dates d'achèvement prévues à votre agenda afin de savoir quand il est temps d'entrer et d'organiser.

Pourquoi ça marche:

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Les fichiers liés aux travaux en cours sont logiquement ceux dont les gens auront le plus besoin d'accéder, et organiser un système de classement en fonction de l'urgence et de la fréquence d'accès est l'un des meilleurs moyens de s'assurer que votre système de classement est parfaitement pratique en plus d'être efficace. organisé.

Type de bonus: Trouvez un moyen de rendre l'organisation de votre système de classement amusante, ou du moins faisable. Peut-être que cela implique d'obtenir de belles fournitures d'organisation qui rendront le travail agréable ou de recruter un collègue pour vous aider afin que vous puissiez partager des conversations de qualité pendant les sessions d'organisation.

Trouvez simplement un moyen de faire en sorte que la tâche d’organisation des fichiers fonctionne pour vous. C’est la meilleure façon de vous assurer que la tâche importante d’organisation des fichiers ne devienne pas une tâche effrayante.

Pouvez-vous avoir trop de conseils d'organisation? Nous ne pensons pas! Partagez vos conseils ci-dessous pour que nous puissions tous profiter de bureaux super organisés!

P.S. Beaucoup de ces conseils proviennent directement de notre groupe Facebook de gestionnaires de bureau! Découvrez les pépites de sagesse que notre communauté a à offrir et participez à la conversation. Rejoignez le groupe ici.

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