17 stratégies éprouvées pour améliorer la communication en milieu de travail

améliorer la communication sur le lieu de travail

Denise avait pensé à tout.



Son cabinet d'architecture était sur le point de décrocher un nouveau client important, et elle était en charge de s'assurer que leur réunion d'appel d'offres les éblouirait. Elle faisait imprimer et relier la proposition, avait commandé un panneau de bienvenue personnalisé et organisait même la réunion par le restaurant local préféré du client potentiel.



Tout était prévu pour jeudi.

Il y avait juste un problème - personne n'a dit à Denise que la réunion avait été reportée à mardi.



Le grand jour, Denise a été prise au dépourvu. La proposition a été imprimée à la hâte sur l’imprimante noir et blanc de l’entreprise après l’arrivée du client, et la réunion n’a pas impressionné. Finalement, l'entreprise a été confiée à une autre entreprise.

Qu'est ce qui ne s'est pas bien passé? En cours de route, Denise a été accidentellement sortie d'une chaîne de courrier électronique avec 30 autres personnes. Malgré ses meilleures intentions et tout son travail acharné, elle (et son entreprise) n'a jamais eu de chance, tout cela à cause d'une rupture de la communication sur le lieu de travail.

Comme le montre l'exemple ci-dessus, une communication imprécise sur le lieu de travail peut avoir des conséquences désastreuses.



La communication sur le lieu de travail est particulièrement difficile car il n'y a aucun aspect de votre entreprise qu'elle ne touche.

C'est un problème qui doit être résolu à tous les niveaux - du niveau peer-to-peer, au niveau hiérarchique direct du manager, jusqu'au niveau du département et de toute l'entreprise. Chacun de ces niveaux a une dynamique différente avec ses propres défis uniques, et ils deviennent de plus en plus difficiles à mesure que votre entreprise se développe.

Voici donc nos conseils éprouvés pour relever ces défis et élevez la communication de votre lieu de travail vers de nouveaux sommets . Nous les avons classés par niveau pour vous aider à trouver la bonne solution pour le problème auquel vous êtes confronté.

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1. Lancez un système d'amis

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L'année dernière à Dcbeacon , nous avons lancé un programme de jumelage pour les nouvelles recrues, et il l'a fait merveilles pour notre communication interne .

Le programme s'est déroulé comme suit: chaque nouveau membre de l'équipe Dcbeacon s'est vu attribuer un ami d'un service différent pour l'aider à Processus d'ambarquement , répondez à toutes leurs questions et constituez une ressource personnelle et professionnelle. L'idée était d'aider à acclimater les nouvelles recrues à la culture d'entreprise et de leur apporter le soutien d'une personne autre que leur manager.

L'un des avantages inattendus que nous avons constatés est qu'il accroît la communication interministérielle. Les liens forgés dans le processus de jumelage ont eu tendance à durer bien au-delà de la période d'intégration, et les amis ont pu faire surface et se développer. façons de collaborer sur des projets dans tous les départements d'une manière que nous n'avions jamais vue auparavant.

2. Organisez des déjeuners interdépartementaux

Les déjeuners interdépartementaux sont un moyen fantastique de faire parler des individus de différentes équipes et départements.

En plus du lien qui résulte de la connaissance des histoires personnelles, des intérêts et des objectifs de chacun, ces déjeuners sont également un moyen de favoriser la collaboration entre les départements.

Les ministères sont souvent confrontés à des problèmes qui semblent insurmontables, mais uniquement parce qu’ils ne disposent pas de la boîte à outils nécessaire pour les résoudre. Pendant ce temps, l'expertise dont ils ont besoin pourrait se trouver au bout du couloir.

Prenez le service client et le marketing, par exemple. Dans la plupart des entreprises, ces services n'interagissent pas beaucoup du tout - en fait, les membres de ces équipes peuvent même ne pas savoir ce que l'autre fait toute la journée.

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En réalité, ces départements sont inextricablement liés. Vu de haut niveau, le marketing et le service client touchent exactement la même expérience client - ce ne sont que des arrêts différents sur le même trajet.

Il peut y avoir des moyens par lesquels le marketing peut renforcer l'expérience de l'utilisateur final en créant du matériel pédagogique, ou le service client peut aider le marketing à mieux articuler la proposition de valeur de votre produit.

Mais ils ne le sauront jamais tant que vous n’aurez pas fait interagir ces services. Alors louez un camion à tacos et passez un après-midi par trimestre à rassembler des gens de différents côtés de la maison. Vous ne savez jamais ce qu’ils vont proposer.

3. Allez hors site pour la consolidation d'équipe

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En plus d'être très amusants, les exercices de consolidation d'équipe peuvent améliorer les communications entre individus. Une journée passée hors site à faire autre chose que le travail aidera vos employés à éliminer les barrières qui empêchent la communication de se connecter et de communiquer.

L'une des meilleures façons de renforcer les liens de votre équipe consiste à pratiquer des activités de conditionnement physique. Qu'il s'agisse d'un défi push up ou d'un bootcamp quotidien, vous pouvez faire d'une pierre deux coups, renforçant les liens d'équipe et la communication tout en créant un personnel plus sain et plus if.

La consolidation d'équipe a parfois une mauvaise réputation, mais la vérité est que la consolidation d'équipe n'a pas à être boiteuse! Consultez notre liste de 39 idées de team building incroyablement amusantes . (La confiance n'est pas incluse.)

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4. Évaluez le sentiment des employés avec 15five

Vous ne pouvez pas résoudre un problème sans d'abord savoir quel est ce problème, et le meilleur moyen de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour votre équipe est de leur demander.

15five est l'une de nos solutions préférées pour mesurer le sentiment des employés, en particulier entre les gestionnaires et leurs subordonnés directs. Grâce à leur logiciel, il est incroyablement facile de sonder votre organisation et d'évaluer le sentiment des employés sur tout et n'importe quoi.

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15five a été développé autour de l'idée qu'un simple rapport qui ne prend que 15 minutes pour un employé à remplir et cinq minutes pour un manager à lire aura un impact démesuré sur la satisfaction globale de votre personnel. Leur plate-forme facilite l'intégration de cette pratique dans la routine hebdomadaire de votre entreprise.

En plus des commentaires généraux, assurez-vous de poser des questions qualitatives sur ce que les rapports directs ressentent communications internes - vos collaborateurs se sentent-ils informés? Ont-ils l'impression que le leadership fait un point pour les garder en boucle? Qu'en est-il du ton de la communication? Est-ce robotique ou transmet-il de l'excitation? Est-ce conforme à votre culture? Ta marque?

5. Assurez-vous que vos employés sont toujours les premiers informés

L'une des pires erreurs qu'une entreprise puisse commettre est de ne pas informer d'abord ses propres employés des nouvelles des grandes entreprises.

C’est un problème plus courant que vous ne le pensez. La plupart du temps, les grandes annonces proviennent du service de communication de l’entreprise. Beaucoup de ces équipes sont tellement tournées vers l'extérieur qu'elles informent la presse avant leurs propres employés.

De plus, les professionnels de la communication peuvent s'inquiéter des fuites (accidentelles ou non) qui enfreignent les embargos pour lesquels ils ont travaillé si durement, et donc être secret peut sembler une bonne pratique.

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Mais la dernière chose que vous voulez, c'est que vos employés apprennent un changement stratégique, une fusion ou un remaniement majeur d'un blogueur. Lorsque les employés lisent des informations sur leur propre entreprise sur des blogs ou des sites d'actualités avant de les entendre de la part de leur employeur, cela signifie que l'entreprise ne se soucie pas de les tenir informés ou ne leur fait pas confiance avec des informations sensibles.

Cette règle doit être stricte et rapide - ne laissez pas les employés prendre connaissance d’annonces importantes de qui que ce soit d’autre que vous. À tout le moins, vous pouvez chronométrer les annonces internes pour qu'elles coïncident avec les annonces externes afin que les employés se sentent en boucle.

6. Passer les réunions de niveau

Nous avons discuté à plusieurs reprises de l'importance des cadres intermédiaires - après tout, ils sont la ligne directe vers la C-suite, et ce sont eux dans les tranchées qui exécutent réellement toutes ces stratégies de haut niveau imaginées dans les bureaux du coin.

Aussi important que soit le management intermédiaire, il a tendance à agir comme un filtre entre les employés et les dirigeants, et de temps en temps, il est bon de supprimer ce filtre de l'équation pour s'assurer que rien n'est perdu dans la traduction, ou pour faire émerger des suggestions que les employés pourraient hésiter. à partager avec leurs managers directs.

C’est exactement ce pour quoi les réunions de niveau intermédiaire sont conçues.

Lors d'une réunion de niveau intermédiaire, une employée rencontre le patron de son patron. L’avantage est que l’employé a un accès direct au point de vue du leader, qui est probablement beaucoup plus stratégique et axé sur le long terme plutôt que sur le quotidien.

Cela l'aidera à prendre des décisions plus stratégiques dans son rôle quotidien. De même, le leader obtient un regard non filtré sur ce qui travaille et ce qui ne fonctionne pas au niveau de l’exécution.

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7. Célébrer les victoires

L'une des plus grandes erreurs que nous constatons que les entreprises commettent est de n'atteindre que lorsque les choses tournent mal et de considérer le succès comme une évidence.

Alors, célébrez les réalisations de votre équipe.

Créer une récompense mensuelle pour des performances exceptionnelles, et annoncez-le lors de votre prochain concours général dans le bulletin d'information de votre entreprise. Assurez-vous de mettre en contact les personnes qui font toujours les bonnes choses et font un travail incroyable afin qu'elles sachent que vous ne les prenez pas pour acquis.

8. Brisez votre dépendance aux e-mails

L'un des plus grands défis de communication auxquels sont confrontés les lieux de travail est la dépendance au courrier électronique.

Pourquoi le courrier électronique pose-t-il problème?

Pour commencer, le courrier électronique crée des silos d'informations. Bien que n'étant pas entièrement un à un, l'e-mail par conception limite la communication au nombre de personnes dans les lignes «à» ou «cc».

Combien de fois vous êtes-vous retrouvé à «boucler» des collègues vers une chaîne de courrier électronique inutilement longue et compliquée, pour avoir à réitérer les mêmes informations deux ou trois fois. Tout cela tend à nuire à la transparence et à garder les informations enfermées dans des seaux ministériels.

Malgré le consensus croissant selon lequel trop de courriers électroniques est une mauvaise pratique, le courrier électronique reste la norme pour la majorité des communications sur le lieu de travail. Cela a été repris dans notre récent rapport State of the Office Manager (une première enquête en son genre auprès de centaines de directeurs de bureau à travers les États-Unis) 71% des personnes interrogées ont déclaré que le courrier électronique était toujours leur mode de communication préféré.

Une façon de rompre avec les e-mails est d'utiliser Mou , l'application de messagerie omniprésente pour les startups technologiques et d'autres entreprises tout aussi branchées du monde entier. Avec Slack, les entreprises ont pu réduire le trafic de messagerie de près de moitié , ainsi que réduire le temps passé en réunions.

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Contrairement aux e-mails, Slack est un intranet de l'entreprise conçu avec la transparence à l'esprit. Les utilisateurs créent des canaux où ils peuvent discuter de sujets que tout le monde dans l'entreprise peut voir. Si vous êtes ajouté à un projet lors des étapes ultérieures, vous pouvez afficher et rechercher des conversations pour vous familiariser rapidement avec l'état de toutes les différentes pièces mobiles.

Et avec des préférences de notification hautement personnalisables, vous pouvez définir Slack et votre Applications Slack afin qu’ils ne vous distraient pas pendant vos périodes de ivité les plus élevées.

Slack est très intuitif, mais sa maîtrise prend du temps. Check-out Fast Company liste de 'Slack Hacks' pour quelques astuces de niveau professionnel.

9. Rangez les téléphones dans les réunions

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Bien sûr, cela peut être tentant, mais lorsque vous vous asseyez pour une réunion, assurez-vous que votre téléphone n'est pas à portée de main.

Rien ne dit plus que «j'ai le plus grand mépris pour tout le monde dans cette salle» que de vérifier votre téléphone pendant les réunions.

Mettre votre téléphone face vers le bas - ou mieux encore, dans votre mallette ou votre sac - vous aidera à être plus pleinement présent dans réunions individuelles . Cela vous aidera à tirer le meilleur parti de ces réunions et à renforcer vos relations avec vos collègues.

10. Déployer les outils de gestion de projet

En parlant de courrier électronique, l'une des plus grandes erreurs des entreprises est de se fier aux canaux de communication généraux lorsqu'une solution plus spécifique est nécessaire.

Pensez à une équipe d'ingénierie ou de développement de produits, pour laquelle les délais et les mises à jour de statut doivent être suivis de manière cohérente et efficace. Pour ces équipes, même Slack ne suffit généralement pas.

Heureusement, il existe des tonnes d'excellents outils de gestion de projet. Basecamp, Trello ou Jira sont parmi les plus connus et appréciés.

11.Rendez-le personnel

L'authenticité est la clé des communications sur le lieu de travail. Comme nous l'avons déjà vu, il est si important de découvrir la vérité pour atteindre vos objectifs commerciaux, et vous ne pouvez pas le faire sans des communications authentiques.

L'un des meilleurs moyens d'établir l'authenticité est d'encourager la vulnérabilité.

Une tactique que nous utilisons est de commencer les réunions du personnel par un exercice de vulnérabilité. Avant nos réunions hebdomadaires de leadership, les participants sont invités à partager quelque chose de personnel avec le groupe. L'animateur de la réunion est préparé avec une invite, et tout le monde pèse.

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Voici quelques sujets pour démarrer la vulnérabilité lors de votre prochaine réunion:

  • Partagez la plus belle leçon que vous avez apprise de l’un de vos parents.
  • Nommez votre plus grand défi personnel et comment vous l'avez surmonté.
  • Nommez votre plus grande peur dans la vie.
  • Citez la première chose avec laquelle vous vous débattez aujourd'hui.
  • Nommez votre réalisation la plus fière.
  • Nommez la personne la plus influente de votre vie qui n’est pas liée à vous.

La vulnérabilité partagée vous aidera à faire tomber les barrières et à établir la confiance, et vous permettra de parler plus ouvertement avec votre équipe. Cette communication améliorée continuera de s'appuyer sur cette précieuse relation employeur-employé . La vulnérabilité est également essentielle lorsqu'il s'agit d'exprimer une dissidence - ce qui est si important pour aller au cœur des problèmes qui comptent le plus pour votre entreprise.

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12. Tenir les heures de bureau

Empruntez une page du livre de jeu de votre professeur préféré et encouragez votre équipe de direction à tenir des heures de bureau régulières.

Cela n’a pas besoin d’être beaucoup - une ou deux sessions par mois suffiront - mais rendre vos hauts dirigeants disponibles peut faire des merveilles pour la communication sur le lieu de travail.

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La beauté de cette tactique est que les avantages vont dans les deux sens.

Votre équipe appréciera l'accès et se sentira choyée et que son avis compte. Pendant ce temps, vos dirigeants entendront un point de vue qu'ils n'auraient peut-être jamais envisagé autrement.

13. Boîte à suggestions

Bien que cela ne semble pas un peu démodé, ne comptez pas sur la boîte à suggestions à l'ancienne.

Que vous optiez pour une version physique ou numérique, cette tactique éprouvée présente un avantage majeur: l'anonymat. Lorsque les employés peuvent commenter de manière anonyme, ils sont beaucoup plus disposés à dire la vérité aux dirigeants sur les problèmes qui comptent.

Si l’installation d’un véritable coffre-fort ne vous intéresse pas, vous avez le choix entre de nombreuses versions numériques. Google Forms et Survey Monkey sont d'excellents moyens de solliciter des commentaires tout en préservant l'anonymat - ou essayez Boîte à suggestions gratuite (Tout est dans le nom).

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Bien sûr, pour que cela fonctionne, les dirigeants doivent répondre aux suggestions qu'ils reçoivent, que ce soit lors de réunions à main levée ou d'autres communications à l'échelle de l'entreprise. Si les employés ont l'impression que la boîte à suggestions est un trou noir, cela peut faire plus de mal que d'aider.

14. Tenez régulièrement des réunions à mains multiples

En parlant de… la réunion à tous est l'un des meilleurs moyens de créer un sens commun de mission et d'objectif pour votre entreprise, ainsi que de célébrer les victoires et de permettre aux employés de différents services de créer des liens.

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Chez Dcbeacon, nous tenons deux mains toutes les semaines à notre siège à Culver City.

Les lundis sont un coup d'envoi hebdomadaire avec des annonces de notre géniale Vibe Manager Liza , ainsi que des introductions de nouvelles recrues et des mises à jour sur les objectifs et les paramètres mensuels. Les jeudis sont notre session hebdomadaire Sensei, qui propose des présentations de développement personnel et professionnel dirigées par les dirigeants et les employés.

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Certes, ce niveau de fréquence peut ne pas convenir à tout le monde.

Si vous êtes une grande entreprise, envisagez une réunion à tous au moins une fois par trimestre. Souvent, ces mains libres sont le seul moment où l'entreprise entière est en mesure d'interagir en face à face ou d'avoir la possibilité de poser des questions à son PDG, vous voudrez donc les utiliser pour déployer de nouveaux objectifs trimestriels. et informez votre équipe des progrès et des réalisations. Nous vous recommandons également de créer une vidéo récapitulative ou un enregistrement vidéo de la réunion à main levée pour vous assurer que votre entreprise aborde clairement communication d'entreprise interne buts pour les absents et employés à distance .

15. Questions et réponses

Les questions et réponses sont un autre excellent moyen de solliciter des commentaires et de démontrer un engagement envers la transparence.

Nous organisons des questions et réponses ouvertes une fois par mois lors de nos réunions à tous. Les employés sont invités à soumettre des questions à l'avance ou peuvent les poser en personne pendant la réunion. Rien n'est interdit, et notre leaders résilients faites un effort pour être aussi ouvert que possible.

16. Briser les murs (de l'armoire)

Vous pouvez faire beaucoup pour encourager une meilleure communication uniquement dans la conception de votre bureau.

Les aménagements de bureaux ouverts, par exemple, présentent des avantages majeurs en matière de communication, notamment en facilitant l'interaction des employés en face à face.

bureau ouvert

Lorsque les employés sont dans des bureaux ou dans des cabines fermées, ils sont beaucoup moins susceptibles de se rencontrer en personne et plus susceptibles d’envoyer des e-mails (ce qui, comme nous l’avons vu, présente des inconvénients).

Donc, si vous voulez encourager plus de communication en personne (et vous devriez), allez-y et abattez ces murs.

17. Collaborez dans le cloud

L'accès est une chose qui peut nuire à la communication. Votre équipe a besoin d'un accès facile aux documents cruciaux. À mesure que la technologie évolue il devient encore plus important de garder ces documents en sécurité.

Une chose que vous pouvez faire est de stocker vos documents les plus importants - comme les directives de l'entreprise, les modèles importants ou les feuilles d'objectifs - dans le cloud afin que tout le monde puisse y accéder. Google Drive, DropBox ou le Drive partagé de votre entreprise sont d'excellents moyens de garder ce type de documents à portée de main de votre équipe.

BONUS - N'oubliez pas les employés distants!

Enfin, il y a de fortes chances qu'une partie de votre personnel ne travaille pas au siège de votre entreprise.

Avez-vous un entrepôt hors site? Un bureau d'ingénierie satellite dans une autre ville, voire dans un autre pays? UNE poignée d'employés à distance travaillant à domicile ? Une équipe de vente externe qui ne vient pas au bureau?

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Il peut être facile d’oublier que tout ce dont nous avons discuté jusqu’ici s’applique également à eux. Vos employés distants doivent se sentir tout aussi soignés, inclus et informés que vos employés au siège.

Ainsi, lors de votre réunion à tous les participants, assurez-vous qu'il y a un flux vidéo ou audio en direct à suivre. Si vous faites des questions / réponses, répondez aux questions des personnes qui regardent à distance. Et faites venir vos employés au moins une fois par an. Malgré tous les outils de communication incroyables disponibles aujourd'hui, rien ne vaut l'interaction en face à face.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, la communication sur le lieu de travail ne se limite pas à l’œil. Les émotions, les objectifs commerciaux, les outils et la logistique convergent tous, et il peut parfois sembler qu'il y ait trop de pièces mobiles pour vraiment définir votre stratégie de communication.

Le meilleur conseil est de ne pas oublier de vous mettre à la place de vos employés et d’essayer de voir les choses de leur point de vue. Si vous faites cela, les bonnes décisions seront évidentes.

Quelles tactiques utilisez-vous pour améliorer la communication sur votre lieu de travail? Faites-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.