17 compétences d'assistant exécutif en 2021 pour une efficacité insensée

Portier. Gardien. Objectif tendre. Agent de la circulation.

En tant qu'adjoint exécutif, je parie que vous avez déjà été appelé l'une des étiquettes ci-dessus.

Cela doit être frustrant. Bien qu'il y ait un grain de vérité dans l'idée de l'EA en tant que «gardien», cette description efface à peine la surface de toute la valeur que vous fournissez.



Compétences d Peut-être qu'une description plus précise ressemblerait à ceci:

Partenaire stratégique. Confident de confiance. Solutionneur de problèmes professionnel.

Considérez ceci - une explosion de outils d'organisation , les applications de prise de notes, les plates-formes de communication et les solutions d'agenda signifient que la plupart des cadres sont en fait plus autonomes qu'ils ne l'ont jamais été. Au contraire, les dirigeants d’aujourd’hui ont besoin de moins de soutien administratif, pas plus.

Et pourtant, les assistants de direction sont sans doute plus précieux aujourd'hui qu'ils ne l'étaient dans les décennies passées.

pourquoi est-ce le cas?

Facile. La fonction d'EE est passée d'un rôle de soutien à un rôle plus stratégique. Les dirigeants d’aujourd’hui s’appuient sur leurs assistants non seulement pour l’aide administrative, mais aussi pour des conseils stratégiques, une expertise technique et une analyse critique. On s'attend à ce que les EE se mêlent à des choses aussi vastes et variées que gestion de projet , planification d'événements et communications internes.

Les EA modernes sont également souvent chargés de gérer la culture d'entreprise (à distance) via un logiciel de reconnaissance des employés comme Assemblée .

C'est pourquoi USA aujourd'hui a décrit l'assistant exécutif comme le «rôle de pouvoir» de la Silicon Valley, et a indiqué qu'il n'est pas rare que les AE de la Mecque de la technologie obtiennent six chiffres.

Un rôle exigeant comme celui-ci nécessite des compétences de niveau expert. Donc, que vous soyez engagé dans la voie EA ou que vous espériez utiliser ce rôle pour vous lancer dans l'emploi de vos rêves, voici les compétences dont vous aurez besoin pour épater vos patrons et avoir le plus grand impact pour votre équipe.

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Table des matières

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Meilleures compétences pour les assistants de direction dédiés

Nous avons récemment interrogé 1 273 adjoints de direction dans notre groupe Facebook State of The Executive Assistant et monday.com a été élu leur outil de ivité / organisation préféré à utiliser.

Lundi Gif

1. Connaître tous les secrets les mieux gardés

Avez-vous déjà remarqué que les EA semblent toujours avoir une réponse à cela, une solution à cela et une ressource pour vous aider avec tout ce qui se trouve entre les deux?

Eh bien, voici un secret: il ne semble pas que les EA aient un tas d’astuces dans leurs manches; ils font réellement .

De nombreux AE conservent un «petit livre noir» (un document Word ou un fichier Excel) de ressources, une liste d'outils pratiques, de services, de liens et de contacts. (Sachant qu'ils rencontreraient probablement presque tous les défis nommables dans leur carrière, ces AE avisés ont trouvé un moyen de se souvenir de toutes les ressources potentiellement utiles.)

Commencez votre propre liste de ressources avec notre secret préféré:

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Ressources additionnelles:

2. Calme sous pression

méditation au bureau

Ne nous embêtons pas - les dirigeants peuvent être exigeants! La plupart des cadres ont des emplois à haute pression et cette pression vous est souvent transmise.

Tous les jours ne seront pas un exercice d’incendie, mais il est essentiel que vous puissiez fonctionner dans des situations de haute pression qui se présenteront sans aucun doute à vous.

Pour revenir à mon exemple précédent, il y avait quelque chose en plus de sa débrouillardise qui a aidé l'EA dans mon histoire à attraper ces billets Laker - cette profonde inspiration qu'elle a prise.

Elle est restée calme sous la pression d'une tâche difficile avec un délai serré. Elle avait déjà été dans cette situation et savait que si elle calmait son esprit et se concentrait sur ce qu'elle pouvait contrôler - ses efforts - elle serait capable de faire bouger quelque chose.

Voici quelques ressources pour vous aider à rester calme lorsque les choses deviennent un peu folles.

3. Ingéniosité tenace

Prendre des notes dans un ordinateur portable sur le bureau

En tant qu'AE, combien de fois vous a-t-on demandé de réaliser l'impossible?

Un bon assistant sait que rendre l'impossible possible vient avec le territoire. Pour ce faire, vous avez besoin de débrouillardise et de détermination à tout faire.

L’un des exploits EA les plus impressionnants que j’ai jamais vu remonte à quelques années dans une entreprise de technologie de Los Angeles. L'un des assistants exécutifs a reçu une demande de son patron vers 10 heures du matin. un vendredi:

«Hé, je reçois un investisseur VIP ce soir», lui dit-il en passant devant son bureau. «J'ai besoin de deux sièges sur le terrain pour le match des Laker de ce soir.»

Le fait est que les sièges Laker côté cour sont assez difficiles à trouver dans des circonstances normales. Mais ce n’était pas des circonstances normales. C'était les éliminatoires. C'était le ticket le plus populaire de la ville.

Je n’oublierai jamais ce qu’elle a fait après que son patron soit entré dans son bureau après avoir largué si négligemment cette bombe sur elle -

Elle fit une pause, prit une profonde inspiration et se mit immédiatement au travail. Elle a parcouru les sites de billetterie, a appelé les courtiers en billets, a chassé les faux prospects sur Craigslist. Lorsque cela n'a pas fonctionné, elle a pris le téléphone et a pu accéder à son réseau d'autres agents d'exécution, encaissant des faveurs de longue date et négociant des faveurs sur toute la ligne.

Pour être honnête, je ne sais toujours pas exactement comment elle a fait. Ce que je sais, c'est que j'ai vu son patron et son invité VIP à la télévision ce soir-là, assis sur la touche et devenir dingues chaque fois que Kobe (RIP) en a vidé un trois.

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Astuce de pro: Un bon assistant sait que rendre l'impossible possible vient avec le territoire. Pour ce faire, vous avez besoin d'une ingéniosité décousue et d'une détermination à faire la merde - deux qualités d'une newsletter gratuite comme L'assistant , peut vous aider à approfondir et à vous développer. ( Inscrivez-vous ici )

4. Prouesse technologique

échelle de gris-iphone

Voici un autre chapeau à ajouter à la longue liste que l'EA moyen doit porter: un professionnel informatique personnel.

Outre les outils professionnels habituels tels que Microsoft Office ou la suite G de Google, l'EA d'aujourd'hui doit maîtriser la myriade de systèmes, d'applications et de plug-ins que les dirigeants utilisent pour faire leur travail. Cela peut signifier une connaissance pratique de Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce et Zuora, pour n'en nommer que quelques-uns.

Il ne s’agit pas seulement d’obtenir une compréhension de base pour le coller sur votre CV . Prendre le temps d'utiliser pleinement ces outils vous aidera à améliorer votre ivité globale et vous assurera que vous êtes prêt pour tout outil qui se présente sur votre chemin.

Lorsque les choses tournent mal du point de vue technologique, un EA a rarement le temps d'attendre que le service informatique répare les choses. La capacité de dépanner votre patron est une compétence incontournable. Cela est particulièrement vrai dans les environnements de démarrage, où une EA peut être la chose la plus proche d'un spécialiste informatique que possède l'entreprise.

5. Pensée globale

femme debout à l

Les meilleurs AE deviennent des confidents de confiance et des conseillers pour leurs dirigeants.

N'oubliez pas que vous avez une perspective que très peu de gens ont dans l'entreprise. Vous interagissez avec les employés à tous les niveaux et travaillez probablement avec des tonnes de départements.

Mais pour jouer le rôle de caisse de résonance pour votre patron, vous devez d’abord avoir une solide compréhension de votre entreprise afin de placer des questions plus granulaires dans le contexte plus large des objectifs de votre entreprise.

Si vous n'êtes pas tout à fait sûr de votre compréhension des tenants et aboutissants de votre entreprise et de vos concurrents, il existe un moyen simple et amusant de vous mettre rapidement au courant. Le déjeuner!

Organisez un dîner chaque semaine avec quelqu'un dans un service différent dans le but exprès d'en savoir plus sur ce qu'ils font et comment leur équipe contribue à la mission plus large de l'entreprise.

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Vraiment creuser. Posez des questions telles que, quelles ont été les plus grandes victoires de votre équipe? Les plus grands défis? Lequel de nos concurrents vous empêche de dormir la nuit? Si vous aviez une baguette magique, que changeriez-vous du jour au lendemain dans l'entreprise? L'industrie?

Après votre conversation, notez les deux ou trois principaux points à retenir de votre conversation. Conservez-les dans une feuille de calcul pour pouvoir les consulter facilement.

Non seulement c'est un excellent moyen de réseauter au sein de votre entreprise, mais vous aurez bientôt acquis les connaissances de base dont vous avez besoin pour fournir des informations précieuses à votre patron.

6. Priorisation impitoyable

faire une liste de contrôle

Revenons à l'idée d'EA comme «gardien».

Bien que je pense vraiment que cette étiquette est une simplification excessive, elle semble vraie d'une manière fondamentale - les EA de rockstar aident leurs patrons à limiter les distractions et à se concentrer uniquement sur les problèmes les plus urgents et les activités les plus efficaces.

En termes plus simples, les AE doivent aider leurs patrons à établir des priorités, et ils doivent être absolument impitoyables à ce sujet.

Il faut un bon jugement de votre part pour déterminer ce qui mérite votre attention et ce dont vous avez besoin pour arrêter. Mais tout n’est pas de vous. La priorisation est quelque chose sur lequel vous travaillez en collaboration avec votre patron et vous vous améliorerez certainement avec le temps.

La première étape essentielle consiste à être clair sur les objectifs globaux. En termes simples, vous ne pouvez pas établir de priorités sans des objectifs clairs pour vous guider.

7. Discrétion à toute épreuve

homme, visionnement, graphiques, sur, tablette

Qu'il s'agisse de nouvelles concernant une acquisition à venir, de questions relatives aux ressources humaines, de rapports financiers ou de secrets commerciaux, les dirigeants de haut niveau traitent constamment des informations sensibles.

Ce qui, bien sûr, signifie que leurs assistants le font aussi.

La transparence est une vertu en affaires, mais même les organisations les plus ouvertes traitent des informations privilégiées qui doivent être traitées avec délicatesse.

La confiance est probablement le facteur déterminant le plus important pour réussir dans le rôle d'EA. L'un des moyens les plus sûrs d'éroder la confiance entre vous et votre patron est de faire preuve de négligence avec les informations sensibles. Les commérages, l'ajout de carburant aux rumeurs de bureau ou la publication sur les affaires d'entreprises privées dans des forums publics comme les médias sociaux ne sont jamais acceptables.

Bien sûr, des erreurs se produisent. Un bout de langue ou un e-mail erroné peut avoir le même effet qu’un Tweet public sur les prochaines mises à pied de votre entreprise.

La meilleure chose à faire est de l'admettre. Informez votre patron de la situation et travaillez ensemble pour y remédier.

8. Organisation impeccable

cahier avec des diagrammes avec des stylos sur le bureau

ideas virtuales de fiesta de despedida

Cela peut aller de soi, mais l'organisation est un must absolu pour les assistants de direction. Le rôle d'EA est rapide et en constante évolution, vous ne pouvez donc pas vous permettre de perdre de précieuses secondes à ne pas être organisé. En fait, une bonne EE développe des systèmes organisationnels et améliore les processus hérités désordonnés.

Si votre jeu d'organisation peut bénéficier d'une amélioration, consultez monday.com (notre préféré) comme solution!

9. Multi-tâches stratégique

homme à quatre bras multitâche

Oui, nous le savons, le multitâche est un mythe. Nos cerveaux ne sont tout simplement pas faits pour gérer plus d’une tâche complexe à la fois.

Cependant, comme nous l’avons entendu à maintes reprises de la part des adjoints de direction, un certain degré de multitâche est essentiel au poste.

L'astuce consiste à associer des tâches plus simples comme répondre aux e-mails ou réserver un voyage. Si vous êtes en attente, pourquoi ne pas effectuer un classement rapide ou une saisie de données?

Donnez la priorité à vos tâches intensives en concentration et éliminez-les une par une. Mais lorsque vous le pouvez, combinez les activités les plus insensées pour maximiser votre temps.

Sinon, comment pouvez-vous en faire plus dans le même laps de temps? Concentrer.

Une fois que vous avez hiérarchisé vos tâches, accordez-leur 100% de votre attention, même si vos pensées essaient de s'orienter vers toutes les tâches que vous devez faire ensuite. De nombreux chefs de mission ne jurent que par le Technique tomate pour parcourir leurs listes de tâches.

Sélectionnez simplement une tâche, réglez un minuteur sur environ 25 minutes et concentrez-vous uniquement sur cette tâche jusqu'à ce que le minuteur soit écoulé. Puis faites une pause et répétez. Les incréments courts rendent l'attention focalisée plus accessible.

10. Anticipation surnaturelle

deux personnes discutent de notes lors d

Les EA vraiment grands jouent aux échecs, pas aux dames.

Pour vraiment réussir dans le rôle, vous devez être capable de voir dix avancées et d'anticiper les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes à part entière.

Cela se joue de deux manières. Le premier est ce que j'appelle «l'anticipation situationnelle». C'est à ce moment-là que vous voyez les éléments d'un problème potentiel se rassembler et que vous travaillez de manière proactive pour les empêcher de se développer.

Le second est «l'anticipation personnelle» et consiste à connaître les préférences et les particularités propres à votre patron.

Par exemple, si votre expérience vous a appris que votre patron est plus précis le matin qu'après le déjeuner, planifiez cette réunion difficile le matin, pas l'après-midi.

Dans les deux cas, l'anticipation des problèmes et la morsure dans l'œuf peuvent vous éviter d'innombrables maux de tête sur la route et vous permettre, ainsi qu'à votre patron, de vous concentrer sur les choses importantes.

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11. Intelligence émotionnelle

deux femmes et un homme lors d

Les AE traitent avec des gens - beaucoup d'entre eux. En interne, vous interagissez avec les employés à tous les niveaux de l'organisation, des contributeurs d'entrée de gamme aux gestionnaires, jusqu'à la suite.

Extérieurement, la même chose s'applique. En une seule journée, vous pourriez avoir affaire à des dirigeants d’autres entreprises, à des investisseurs et à des membres de conseils d’administration, à des fournisseurs qui se battent pour l’activité de votre entreprise ou à des journalistes qui essaient de faire dire quelque chose à votre patron.

Les compétences humaines sont indispensables, et une grande partie de cela consiste à lire les signaux émotionnels et le langage corporel des gens. Cela pourrait faire la différence entre diffuser une situation difficile ou jeter votre patron aux lions (quelque chose qu'elle n'appréciera certainement pas).

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Check-out Les 10 commandements de l'intelligence émotionnelle d'Inc pour découvrir d'autres choses que vous pouvez faire pour développer vos compétences relationnelles.

12. Communication de niveau expert (et un penchant pour la vraie conversation)

femme donnant une présentation en réunion

Pour à peu près les mêmes raisons, les compétences en communication constituent une part importante de l'équation d'EE. Un adjoint exécutif est comme un porte-parole de son exécutif. Dans de nombreuses situations, vos paroles sont traitées comme si elles appartenaient à votre patron, des e-mails soignés et une bonne étiquette téléphonique sont donc indispensables. Vous devez également pouvoir communiquer stratégie clairement et précisément, et être persuasif de temps à autre.

De nombreux AE assument également des rôles de communication interne de facto, rédigeant des courriels internes au nom de leur patron. Ces e-mails peuvent atteindre des services entiers - même des entreprises entières - des compétences rédactionnelles de premier ordre sont donc un atout considérable.

Au-delà de cela, la communication est fondamentale. La plupart des compétences répertoriées dans cet article ne sont tout simplement pas possibles sans une bonne communication.

Voici un autre élément à prendre en compte en matière de communication: un bon EA sait que le vrai discours domine la journée.

N'oubliez pas que les dirigeants veulent pouvoir vous faire part de vos idées ou évaluer votre réaction aux solutions proposées. Mais cela ne fonctionne que si vous restez fidèle à votre point de vue réel.

Votre patron ne veut pas d'un oui-homme ou d'une femme oui. Elle veut (et a besoin) d'entendre ce que vous pensez vraiment.

Alors gardez-le réel. Les cadres peuvent vivre dans une bulle. C’est à vous d’être de temps en temps leur confrontation avec la réalité.

13. Rapidité et esprit de décision

homme et femme rencontre avec ordinateur portable

Il n'y a pas de temps pour les équivoques dans le monde trépidant de l'assistant exécutif. Une bonne évaluation environnementale résume la situation, rassemble les informations nécessaires, pose les bonnes questions et, surtout, agit.

Certes, vous aurez rarement toutes les informations dont vous avez besoin. Mais il est préférable d’agir rapidement et en toute confiance et de faire avancer les choses plutôt que d’attendre plus de clarté, ou pire, une autorisation.

Écrivant pour la muse, Nell McShane Wulfhart, coach de décision, décrit 4 étapes qui aident tout le monde à prendre des décisions plus rapides et plus intelligentes . Voici ce que Wulfhart dit que vous devriez faire lorsque vous prenez une décision importante:

'Soyez clair sur ce que vous voulez vraiment.'

'Ne choisissez pas quelque chose simplement parce que vous êtes' censé le faire '.

'N'oubliez pas que faire quelque chose l'emporte sur ne rien faire.'

«Entrainez-vous à être décisif.»

Lis le article complet ici.

14. Peau épaisse et sens de l'humour

femme sur tablette au bureau

Voici la chose. Il ne fait aucun doute que vous avez un travail important, tout comme le cadre avec lequel vous travaillez si étroitement jour après jour. Vous pourriez avoir un rôle à jouer dans certaines décisions assez importantes, celles qui affectent l'avenir de votre entreprise et les moyens de subsistance des personnes avec lesquelles vous travaillez.

Mais à la fin de la journée, il y a de fortes chances que la plupart des décisions ne soient pas la vie ou la mort. Il est important de garder les choses en perspective et de pouvoir rire de vous-même (et de votre patron) de temps en temps.

La capacité de suivre les coups de poing, de se réinitialiser après une mauvaise journée et de garder les choses en perspective est essentielle pour devenir une EA tueuse.

15. Réseautage

réseautage

Vous vous souvenez de l'EA qui a remporté des billets Lakers impossibles à trouver? Elle a puisé dans son solide réseau pour faire de la magie. Sans soutien, conseils et connexions supplémentaires, l'EE n'aurait peut-être pas eu autant de succès; on ne peut accomplir beaucoup qu'en demandant des faveurs sur Craigslist. Lorsque les tâches prennent des proportions légendaires, il faut un village pour les accomplir.

Pour construire et maintenir un réseau de soutien solide, les AE doivent cultiver des compétences de réseautage incroyables.

Voici quelques-uns de nos trucs et astuces de réseautage préférés:

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  • Rejoignez autant Facebook et des groupes en ligne comme vous le pouvez. Celles-ci constituent des lieux parfaits pour obtenir rapidement des réponses à des questions difficiles.
  • Utilisation Se rencontrer pour créer votre propre groupe de soutien EA qui se réunit chaque semaine.
  • Si vous interagissez souvent avec des EA d'autres entreprises, envoyez-les LinkedIn demandes de connexion et invitez-les à des rendez-vous décontractés.
  • Payez-le en avant. Si vous parcourez un forum en ligne ou assistez à un événement et entendez parler d'un autre EA dans le besoin, offrez vos services immédiatement. Si jamais vous souhaitez obtenir du soutien, assurez-vous de le donner généreusement.
  • Créez un blog de niche. Créer un contenu très spécifique qui s'adresse à d'autres EA est un excellent moyen de créer un réseau de professionnels partageant les mêmes idées.

16. Compétences de négociation

la mise en réseau

Vous voulez savoir ce que l'EA qui a remporté des billets pour les Lakers impossibles à trouver a bien fait? Elle a utilisé des compétences de négociation pour attraper des billets qui toutes les personnes voulait.

A la fois art et science, la négociation en mystifie beaucoup. Il peut sembler que certaines personnes naissent avec un certain je ne sais quoi cela inspire les autres à faire ce qu'ils veulent, et peut-être qu'ils l'ont été. Mais plus que probablement, ces personnes ont cultivé leurs impressionnantes capacités de négociation. Vous pouvez également.

L'Université de Santa Clara a une fantastique page de ressources sur développer des compétences de négociation . Voici quelques points à retenir:

      • Pratiquez souvent la négociation, surtout lorsque rien n'est en jeu. Programme de la Harvard Law School on Negotiation Teaching Negotiation Resource Centre propose des centaines de simulations pour démarrer votre pratique.
      • Mettez-vous à la place de l'autre personne. Comment voient-ils la situation?
      • Considérez l'effet de levier des deux côtés. Avez-vous une bascule régulière ou est-elle inclinée d'un côté? Comment pouvez-vous l'incliner de votre côté?
      • Lancez une mentalité de «gagner» ou de «perdre». Après une bonne négociation, tout le monde devrait repartir avec quelque chose.

17. Compétences analytiques

la mise en réseau

Dans l'introduction, nous avons mentionné que les rôles d'EA se sont progressivement développés de manière plus stratégique. Suivez l'évolution des attentes et augmentez votre capacité à penser de manière stratégique en développant des compétences analytiques.

Vous pouvez tirer parti de solides compétences analytiques dans toutes les situations, de la gestion de scénarios sociaux délicats à la prise de décisions budgétaires de grande envergure. Ces compétences transforment des employés solides en penseurs critiques indispensables qui semblent toujours avoir les réponses.

Pour développer plus de capacités de réflexion analytique, le les experts en éducation d'Udemy, une plateforme d'apprentissage en ligne, recommandent une variété d'étapes simples. Voici quelques plats à emporter adaptés:

  • Visualisez vos actions hypothétiques et développez vos capacités de réflexion grâce expériences de pensée . Lorsqu'une situation réelle survient, vous serez prêt à y faire face avec vos capacités de raisonnement affûtées.
  • Évaluez le monde à travers une lentille logique. Lorsque vous entendez une déclaration ou lisez une nouvelle, demandez-vous si elle peut être prouvée ou non. Cette pratique aide à prendre des décisions stratégiques et entraîne votre cerveau à compléter vos décisions et vos idées par des preuves.
  • Remettez en question les chiffres. Les faits, chiffres et statistiques ne valent que pour leurs méthodes de collecte. Étant donné que de nombreux dirigeants veulent des chiffres pour étayer leurs décisions, il est important que les AE sachent comment remettre en question les sources. Par exemple, si un rapport d'une enquête récente suggère que la plupart des employés seraient plus heureux s'ils avaient du café gratuit, vous pouvez vous renseigner sur la taille de l'échantillon. Les chiffres peuvent sembler significatifs, mais si seulement 20 personnes sur une entreprise de 500 personnes ont effectivement répondu à l'enquête, les résultats pourraient ne pas raconter une histoire concluante après tout.

Les gens posent également ces questions sur les compétences des assistants de direction

Q: Que fait un assistant exécutif en 2021?

  • R: La fonction d'EA est passée d'un rôle de soutien à davantage de partenaire stratégique. Les dirigeants d’aujourd’hui comptent sur leurs assistants non seulement pour l’aide administrative, mais aussi pour les conseils, l’expertise technique et l’analyse critique. On s'attend à ce que les EE se mêlent de choses aussi vastes et variées que la gestion de projet, la planification d'événements et les communications internes. Dcbeacon a interviewé des milliers d'EA pour vous amener au sommet 17 compétences d'assistant exécutif en 2021 !

Q: Comment puis-je m'améliorer en tant qu'assistant de direction?

Q: Quelles sont les compétences les plus importantes à acquérir en tant qu'assistante de direction?

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Et vous? Quelle est la compétence qui a été la plus responsable de votre succès?

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