16 compétences indéniables des meilleurs assistants administratifs en 2021

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Un assistant administratif hors pair peut être l’arme secrète d’une entreprise.



«Assistant administratif» était autrefois synonyme de choses comme la planification, la comptabilité et l'organisation de voyages. Pas si aujourd'hui .



Bien que ces fonctions soient toujours une partie importante du travail, les administrateurs sont aujourd'hui chargés de beaucoup plus. Souvent, les administrateurs assument des fonctions stratégiques de première ligne traditionnellement reléguées aux RH ou aux opérations - des choses comme intégration de nouvelles recrues et la planification d'événements.

Les administrateurs modernes sont également souvent chargés de gérer la culture d'entreprise en interne et à distance via un logiciel de reconnaissance des employés comme Assemblée - qui est gratuit.



De plus en plus, le maintien d'une culture de bureau positive est essentiel pour recruter et retenir les meilleurs talents, mobiliser les employés et les inciter à faire de leur mieux. L'administrateur d'une entreprise est très souvent chargé de responsabilités liées à la culture, telles que la planification hors site, la gestion avantages comme les collations de bureau , et généralement maintenir l'ambiance du bureau.

En fin de compte, les administrateurs sont censés assurer le bon fonctionnement des choses, quoi qu'il en soit. Pensez-y un peu comme le «joueur utilitaire» du baseball. Ce sont des Jacks et des Jills-of-all-trades, censés performer à un niveau élevé dans une tonne de situations différentes.

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Il est donc logique que les administrateurs d'aujourd'hui aient besoin d'un large éventail de compétences pour réussir dans ce rôle difficile.

Mais quelle est cette liste de compétences administratives? Et qu'est-ce qui sépare les bons administrateurs des grands? Quelles idées de développement professionnel pour les adjoints administratifs devriez-vous suivre?

C'est exactement ce que nous avons demandé à notre communauté d'administrateurs de rockstar. Voici les compétences de l'assistant administratif qui paient vraiment les factures.

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Nous avons récemment interrogé plus de 1 273 adjoints de direction dans notre groupe Facebook State of The Executive Assistant et avons constaté que monday.com était leur outil de ivité préféré à utiliser.

Table des matières

1. Connaître toutes les ressources

Lorsque vous êtes assistant administratif, tout le monde compte toujours sur vous pour avoir une solution à chaque problème ou un outil à utiliser pour chaque besoin.

Les administrateurs qui se démarquent restent en avance sur les demandes en conservant une base de données ou un fichier Excel contenant des outils utiles et des ressources de référence.

Lancez votre propre liste de choix avec certaines de nos «armes secrètes» préférées pour les administrateurs.

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Autres ressources utiles:

2. Résolution créative de problèmes

Si vous voulez apprendre à être un bon assistant administratif en 2021, la résolution de problèmes devrait se trouver dans votre boîte à outils. La principale responsabilité d’un administrateur étant de garder les choses au point, la résolution de problèmes est une compétence indispensable. Avec le travail à distance et les horaires flexibles en hausse, le lieu de travail moderne exige un nouveau type de pensée créative pour que tout se passe bien.

Chelsea Hnat, adjointe exécutive du PDG de Advancing Women Executives, nous explique pourquoi:

chelsea-hnat«Les adjoints administratifs sont dans une position unique pour être des polymathes - ils connaissent tellement d'aspects différents de leur environnement de travail et sont considérés comme une référence pour la résolution de problèmes.

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Plus ils sont capables de dépanner efficacement, plus ils deviennent précieux dans leur position car ils font que tout se passe bien. »

La créativité et la capacité d'improviser, selon Hnat, sont une partie nécessaire de l'équation dans les entreprises de toute taille.

chelsea-hnat«Je le vois dans les petites et grandes entreprises, mais dans une petite entreprise comme la mienne, l'impact de ces compétences administratives est monumental et vous fait vraiment remarquer.»

3. Bonne étiquette

Les administrateurs interagissent avec les gens chaque jour. Toutes sortes de gens.

Comme les gestionnaires de bureau , Les administrateurs sont l'une des rares personnes d'une entreprise (à part peut-être le PDG ou le personnel senior des ressources humaines) à traiter avec les employés à tous les niveaux.

Bien entendu, cela ne se limite pas aux interactions internes. Le rôle d'administrateur est presque toujours orienté vers l'avant. Si vous êtes administrateur, vous êtes souvent le gardien d’un service ou d’un cadre, vous gérez les appels entrants, vous contactez des fournisseurs ou vous communiquez directement avec des cadres supérieurs d’autres entreprises.

C’est pourquoi les bonnes manières et l’étiquette sont si importantes. L'administrateur Elizabeth White-Peters explique, en nous disant que les manières sont «un art perdu qui guide une personne à travers de nombreuses circonstances difficiles.

Selon White-Peters, l'un des secrets de la maîtrise de l'art des manières est l'écoute. Elle dit,

elizabeth-white-peters«[Une] rockstar [admin] écoute non seulement les mots, mais aussi le ton et le langage corporel pour lire entre les lignes.»

Voici un exemple de ce qu'elle veut dire:

elizabeth-white-peters'Le téléphone sonne. C’est une voix aggravée qui demande de parler avec le directeur. Tout en souriant et en étant poli, un administrateur évalue rapidement la situation. Selon la culture d'entreprise, plusieurs actions pourraient avoir lieu: on pourrait prendre une note et assurer à l'appelant qu'elle serait transmise, on pourrait mettre l'appelant en attente et déterminer comment interrompre le gestionnaire / transférer l'appel, ou on pourrait essayer de résoudre le problème directement.

En écoutant le langage et le ton, on peut déterminer les actions à entreprendre. À chaque étape du processus avec une communication polie, le potentiel de gérer la situation pour obtenir les meilleurs résultats pour l'appelant et le gestionnaire augmente.

«S'il vous plaît» et «merci» seront remarqués par les deux. Avec l'expérience, l'administrateur apprendra du gestionnaire ce qui a bien fonctionné et, par conséquent, saura comment gérer la prochaine occurrence. »

Il s'avère que les administrateurs ont besoin d'un QI émotionnel élevé et de la capacité de lire les gens et de réagir en conséquence.

Quatre. Intelligence émotionnelle

L'intelligence émotionnelle fait référence à un talent pour comprendre - et même influencer - les émotions en nous-mêmes et chez les autres. Les administrateurs les plus performants ont une intelligence émotionnelle à la pelle. Voici pourquoi:

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  • L'intelligence émotionnelle facilite le travail avec les gens. Les administrateurs à l'écoute des émotions des autres obtiennent de meilleurs résultats grâce aux négociations et autres interactions. L'intelligence émotionnelle se traduit par de meilleurs résultats dans le traitement de toutes les personnes et de toutes les situations, ce qui en fait une compétence incontournable pour les administrateurs, qui doivent demander du travail, effectuer du travail et négocier à propos travailler avec des tonnes de personnes.
  • L'intelligence émotionnelle aide les gens à gérer les émotions des autres. Cette capacité à lire les gens aide les administrateurs à anticiper les besoins des patrons et autres associés clés. Par exemple, deviner qu'un patron n'est pas satisfait d'un rapport donne à un administrateur ambitieux la chance de gagner la faveur en redirigeant ou en recadrant la conversation.
  • L'intelligence émotionnelle facilite la résolution des conflits. Compréhension les émotions facilitent la gestion des émotions, même négatives. Et savoir comment gérer les émotions donne aux administrateurs les outils nécessaires pour résoudre tout conflit.
  • L'intelligence émotionnelle facilite la gestion du stress. Les administrateurs intelligents sur le plan émotionnel peuvent reconnaître les signes de leur propre stress et se rendre compte qu’il est temps de faire une pause de méditation.

5. Prévoyance et anticipation

Les meilleurs administrateurs n'ont pas besoin de savoir quoi faire. Ils anticipent la solution avant même que le problème ne devienne un problème. Ces administrateurs passent de super utiles à indispensables, les chefs d'armes secrètes ne peuvent tout simplement pas vivre sans.

Kelly Todd a commencé sa carrière en tant qu'AE, en soutenant deux cadres d'une société de ion basée sur HGTV. Dans son esprit, c'était sa capacité à anticiper qui la faisait vraiment briller.

citation-kelly-todd«Faire attention aux détails va vraiment vous emmener loin parce que ces cadres exigent la perfection, et aussi gentils qu'ils peuvent être, ils veulent que les choses soient bien faites, et votre travail… est de leur faciliter la vie.

Si vous pouvez garder une longueur d’avance sur le patron, par exemple: «Je me suis occupé de prendre cette réservation pour vous, car je vois sur le calendrier que vous êtes bloqué.»

Cette anticipation et ce genre de préparation au-delà d'eux vont vraiment vous faire ressortir pour eux….

L '[Admin] peut être le meilleur ami du directeur général, et s'il pense avoir une longueur d'avance sur lui, vous allez vous démarquer. '

Chelsea Hnat est d'accord:

chelsea-hnat«Étant donné que leur travail implique tant d'aspects différents au sein d'une entreprise, ils ont une capacité distincte à prédire les défis et les résultats potentiels.»

6. Multitâche

Dans le passé, nous avons soutenu que le multitâche est un mythe qui détruit la ivité . Nos cerveaux ne sont pas câblés pour effectuer plus d'une tâche de haut niveau à la fois, la meilleure stratégie est donc de les hiérarchiser et de les éliminer une par une.

Nous vous recommandons d'utiliser un logiciel comme monday.com pour créer, suivre et surveiller vos tâches quotidiennes. Il existe un essai gratuit auquel vous pouvez vous inscrire ici .

Et bien que cela soit largement vrai - vous ne devriez pas essayer d'écrire un modèle financier pendant que vous êtes sur un appel de vente, par exemple - certaines des principales responsabilités d'un administrateur exigent qu'il supprime des tâches simultanément.

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En effet, en plus des responsabilités plus importantes et plus stratégiques, les tâches par cœur telles que le classement ou la planification incombent encore souvent aux administrateurs. Être capable de les faire rapidement - ou simultanément - est un avantage majeur. Les meilleurs administrateurs le font sans effort.

Stephanie Merritt, adjointe administrative chez Bonitz, explique:

Stéphanie-Merritt«La principale compétence d'un assistant administratif est la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois. Je sais que je fais normalement plusieurs choses en même temps et que je dois être capable de faire les deux en même temps.

Par exemple: je dois faire des chambres d'hôtel pour nos sous-traitants, pendant que je suis au téléphone, je peux répondre à des e-mails ou terminer quelques formalités administratives. '

7. Adaptabilité

Comme nous l’avons noté précédemment, les responsabilités d’un administrateur en matière de liste sont vastes et variées. Souvent, cela signifie être capable de s'arrêter en un rien de temps et de pivoter vers un projet totalement indépendant. Les choses changent rapidement et les meilleurs administrateurs peuvent réagir et s'adapter facilement.

Par exemple, si la patronne révèle soudainement un voyage spontané qui l'enverra hors du bureau pendant les deux prochaines semaines, son administrateur doit passer à l'action, effacer son emploi du temps tout en communiquant efficacement avec toutes les parties concernées pour éviter des sentiments blessés et des ego meurtris. . Dans cette situation, vous n’avez pas le temps de vous stresser et de passer des heures à décider quoi faire.

Voici à nouveau Merritt pour expliquer:

Stéphanie-Merritt'L’autre compétence principale serait de pouvoir changer ce sur quoi vous travaillez en un instant. Je peux être au milieu de quelque chose et mon patron entre et dit qu'il a besoin de quelque chose maintenant, je dois arrêter ce que je fais et faire ce qu'il m'a demandé, puis me remettre sur les rails pour ce que je faisais avant qu'il ne vienne me voir.'

C’est un point clé - il ne s’agit pas seulement de changer rapidement de tâche, il s’agit de pouvoir se remettre sur la bonne voie une fois que vous êtes revenu. Après tout, un administrateur ne fait pas grand-chose qui n’a pas d’importance.

8. Organisation méticuleuse

Cela peut sembler une évidence, mais c'est très important. Lorsque vous travaillez sur une tonne de projets différents, vous n’avez pas le temps de perdre du travail de duplication en raison d’un manque d’organisation. De plus, l'organisation aide à réduire le stress et empêche également un travail important de «passer entre les mailles du filet» au sens propre et figuré.

En ce qui concerne la façon dont vous vous organisez, Stephanie Merritt soutient qu'il n'y a qu'une seule règle - celle qui fonctionne pour vous:

Stéphanie-Merritt«Il n'y a pas deux personnes qui travaillent de la même façon. J'aime terminer un projet avant d'en commencer un autre. Mais ce n'est pas toujours possible, donc je dois avoir des rappels pour me dire de terminer le premier projet sur lequel je travaillais.

Chacun a ses propres compétences organisationnelles et sait ce qui fonctionne le mieux pour lui. Je suis une personne voyante. J'utilise beaucoup le calendrier. J'ai aussi des affaires dans mon étage pour que je puisse tout suivre.

Une fille avec qui je travaille utilise des piles sur son bureau pour être sûre que ce sur quoi elle travaille est terminé. '

Quelle que soit votre méthode, l'organisation est définitivement une compétence administrative incontournable.

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9. Avoir un «cœur de serviteur»

D'abord inventé par Robert Greenleaf, le terme « Chef de service »A fait son chemin dans le lexique de la gestion ces derniers temps. Il fait référence à un style de leadership qui met le bien-être des autres au premier plan. Dans la pratique, cela signifie se concentrer sur le développement personnel et professionnel, et considérer que sa principale responsabilité est de soutenir le succès de son équipe.

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Cette idée de «service» est tout aussi importante dans le rôle d'administrateur que dans un rôle de leadership.

valerie-gomez'C'est très important. Un cadre ou un assistant administratif rockstar VEUT servir son chef - que la tâche soit grande ou petite. Un administrateur compétent sait qu'en aidant à atteindre les objectifs de son patron, il atteindra les leurs. »

-Valerie Gomez, assistante administrative chez ADP

Les grands administrateurs sont altruistes et savent que leur volonté de participer à l’équipe contribue à assurer à la fois le succès de l’équipe et le leur.

10. Ingéniosité

La capacité d'improviser, de réfléchir sur vos pieds et de trouver des solutions à la mouche est l'un des traits les plus importants qu'un administrateur puisse saisir. Valérie Gomez explique pourquoi:

valerie-gomez«Je n'ai pas encore coordonné un événement qui se déroule sans accroc, quelle que soit la méticulosité que je prévois. Qu'il y ait un changement de dernière minute dans les effectifs que vous avez déjà budgété ou un problème système dans l'affichage du moniteur 5 minutes avant la mise en ligne prévue de la présentation de votre patron.

Vous devez être capable de réfléchir sur vos pieds - quel que soit le problème, un administrateur de rockstar trouvera une solution! »

Elizabeth White-Peters convient que l'ingéniosité est un trait clé, disant:

elizabeth-white-peters«Je vois les AA comme des MacGyver d'entreprise (vous vous souvenez de cette émission des années 90?) Qui ont la main dans un peu de tout, sont capables de résoudre des problèmes de manière créative et sont capables de poser les bonnes questions dès le début afin d'éviter toute lacune dans projets ou défis inattendus. »

11. Grit

Nous connaissons tous la loi de Murphy - tout ce qui peut mal tourner le sera.

Eh bien, le monde des affaires n'est pas à l'abri - loin de là. Quiconque a déjà géré un projet sait que les défis sont inévitables.

Il en va de même pour le rôle d'administrateur. À un moment donné, les choses iront de travers. Les serveurs tombent en panne, les systèmes téléphoniques tombent en panne, les vendeurs s'effondrent, les vols sont annulés, les gens quittent.

Il ne s’agit pas seulement d’être ingénieux. Il s’agit d’être assez fort pour résister à n’importe quelle situation. Un administrateur rockstar ne s'effondre pas sous la pression. Les meilleurs persévèrent, se montent à la hauteur et font le travail. C’est du vrai courage.

Voici comment les administrateurs peuvent cultiver le courage, parfois appelé résilience:

  • Socialiser avec des collègues. La socialisation libère de l'ocytocine, ce qui réduit la sensibilité au stress.
  • Demander un conseil. Parfois, une perspective différente est tout ce dont nous avons besoin pour traverser des moments difficiles.
  • Se concentrer sur l'état d'esprit. Les gens ne peuvent contrôler que la lentille à travers laquelle ils voient le monde, mais ils peuvent changer leurs points de vue du négatif au positif avec un simple changement de perspective.

12. Communication efficace

Il n’existe aucun type de communication que les administrateurs ne touchent pas. Ils doivent être avertis au téléphone, rédiger de bons e-mails et faire preuve de confiance lorsqu'ils s'adressent aux employés à tous les niveaux en face à face. Souvent, ils doivent rédiger des communications à l'échelle de l'entreprise ou même mettre en place présentations visuelles au nom de leur patron.

Peu importe le support, leur communication doit être claire , direct et succinct. Cela est particulièrement vrai pour les administrateurs qui travaillent en étroite collaboration avec les cadres. Les PDG et autres hauts dirigeants ne veulent pas de dissimulation, de divagation ou de toute autre sorte de contournement - ils veulent communication efficace cela va droit au but.

Apprendre la manière la plus efficace d'y parvenir permet de séparer les bons administrateurs des grands.

Services d'assistant virtuel et les administrateurs qui cherchent à améliorer leurs compétences en communication peuvent faire appel à un partenaire de révision incontournable. Cette personne est prête à fournir décontractée des commentaires sur les scripts en face à face, les e-mails et tout le reste. Ils n'effectuent pas d'examen approfondi; ils identifient simplement les domaines qui n'ont tout simplement aucun sens.

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Même après quelques révisions, les administrateurs verront différentes voies pour accroître la clarté de leurs communications.

13. Savviness technologique

Les administrateurs et la technologie vont de pair de nos jours. Il ne s’agit plus uniquement d’e-mails - les administrateurs doivent maîtriser un large éventail d’applications et de plates-formes intégrées.

Nous parlons d’applications de communication comme Slack, de systèmes d’agenda comme Calendly , systèmes de facturation, plateformes de réservation de voyages, systèmes RH tels que TriNet , ou un logiciel d'engagement des employés comme Lieu de travail quantique , 15Cinq ou TINYpulse . (Lisez le guide génial de Quantum Workplace pour acheter un logiciel d'engagement des employés .)

C'est beaucoup de technologie.

Lorsque les choses tournent mal, vous ne pouvez pas toujours compter sur le personnel informatique. En fait, dans les petites entreprises, l'administrateur pourrait en fait être le technicien ou la fille de facto. Si vous pouvez redémarrer un ordinateur en panne, ace a test de pensée critique , publier un article de blog dans WordPress, ou même simplement redémarrer Internet, vous avez une longueur d'avance dans le jeu d'administration.

Alors, comment les administrateurs peuvent-ils perfectionner leur savoir-faire technologique? Ils peuvent commencer par dresser une liste des technologies fréquemment utilisées et identifier les outils avec lesquels ils sont le moins à l'aise. Après cela, la pratique rend parfait. Nous vous recommandons de bloquer une heure chaque jour pour expérimenter différentes technologies, connaître les systèmes et parcourir les outils » Aidez-moi et Communauté pages. Beaucoup de ces pages contiennent des trésors de ressources que la plupart des gens ne recherchent même jamais; certaines pages ont même des interfaces de chat 24/7 ou des lignes téléphoniques gérées par des experts en technologie qui peuvent répondre à n'importe quelle question. Lorsque la prochaine grande difficulté technique survient, la grande solution pourrait être aussi simple que de savoir où aller pour obtenir de l'aide rapidement.

14. Pensée globale

Les administrateurs de confiance sont souvent des conseillers de facto auprès de la haute direction. Ils peuvent servir de caisse de résonance pour de nouvelles idées, suggérer de nouveaux processus ou même peser sur les décisions d'embauche.

Les meilleurs administrateurs fournissent des informations précieuses en formulant des recommandations basées sur une compréhension des activités d'une entreprise et de sa culture. Savoir penser les choses dans le contexte d'un tout plus grand est essentiel.

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La réflexion globale peut sembler quelque chose qu'il vaut mieux laisser aux visionnaires du monde, mais en vérité, chacun peut cultiver la capacité de penser à l'avenir. Pensez à conduire. Une bonne conduite défensive implique de scanner devant vous pour voir où la route vous mène. Cette même technique s'applique aux concepts abstraits, comme les objectifs de l'entreprise. Quelle route préparez-vous pour votre entreprise avec les actions que vous entreprenez aujourd'hui? Quels obstacles comptez-vous affronter? Une fois que vous pouvez visualiser ces choses, vous pouvez vous y préparer.

15. Souci du détail

Si la réflexion globale est importante, le revers de la médaille est également vrai. Les détails sont importants dans le travail administratif, et il est indispensable de les surveiller attentivement.

Pensez-y - une grande partie de ce que fait un administrateur est des enjeux relativement élevés. Si vous n'obtenez pas cette exécutive sur un vol, elle ne pourra peut-être pas clôturer la prochaine ronde de financement dont votre entreprise a besoin pour garder les lumières allumées.

Si vous ne faites pas payer un fournisseur capricieux à temps et pour le bon montant, il pourrait faire demi-tour et poursuivre votre entreprise en justice. Ou pire de tout… une erreur erronée de votre part pourrait donner à votre patron une mauvaise image.

Le contrôle qualité des détails est un atout majeur pour tout administrateur.

16. Hiérarchisation

Grâce à l'art de la hiérarchisation, les administrateurs peuvent transformer une liste de tâches en une liste de réalisations inestimables. Une capacité à faire la différence entre les «tâches critiques pour la mission» et les «tâches qui peuvent attendre» met en valeur un jugement impeccable, des compétences en leadership et un alignement avec les valeurs de l'entreprise. Mieux encore, la hiérarchisation met en valeur la compétence, inspirant la confiance des dirigeants qui sont ravis de ne pas avoir à se tenir la main.

La hiérarchisation peut également être la clé pour garder son calme face à une liste de tâches qui se multiplie par seconde. Un manque de concentration dans ces situations conduit à la panique et la panique tue la ivité. Plonger directement dans quelques tâches critiques et déposer des tâches insignifiantes maintient le flux de travail prioritaire en mouvement tout en réduisant le stress d'essayer de tout faire.

Les administrateurs peuvent améliorer leurs compétences en matière de priorisation en écoutant attentivement pendant les réunions et les discussions occasionnelles pour absorber le contexte derrière les différentes tâches et mieux juger de leur importance. Nous vous recommandons également de parcourir la liste des tâches et de demander: «Qu'est-ce que cela affecte?» Les vraies priorités émergeront bientôt.

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Nous espérons que vous apprendrez à développer des compétences d'assistant administratif qui vous mèneront au niveau suivant! Alors que dites-vous? Vous considérez-vous comme un administrateur légendaire? Quels sont vos trucs et astuces préférés d'assistant administratif? Ne soyez pas timide, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.