12 questions d'entrevue d'assistant exécutif et comment les maîtriser

Questions d'entretiens - Assistant de direction

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Augmentez vos chances de décrocher le poste d'assistant exécutif que vous recherchez! Préparez-vous pour votre prochaine entrevue en révisant les questions d'entrevue les plus courantes de l'assistant de direction. (Même si vous n’avez pas encore d’entrevue, cela ne fait jamais de mal de commencer à vous préparer tôt, non?)



L'étude des questions d'entrevue de l'assistant exécutif offre des tonnes d'avantages qui vont au-delà de la simple préparation parfaite pour une entrevue. En déterminant comment vous pourriez répondre aux questions d'entretien les plus courantes de l'assistant de direction, vous pourrez également:



  • Apprenez exactement les compétences dont vous avez besoin pour vous préparer à un entretien et exceller en tant qu'adjointe exécutive
  • Découvrez les compétences les plus importantes pour le poste auquel vous aspirez
  • Surprenez-vous en apprenant comment vous géreriez les situations qui surviennent sur le lieu de travail
  • Préparez-vous mentalement à affronter des scénarios de travail courants
  • Découvrez les priorités de vos futurs employeurs

Préparez-vous donc à votre prochain entretien et à l'emploi que vous espérez décrocher en examinant et en développant les réponses aux questions d'entrevue les plus courantes de l'assistant de direction.

Nous avons votre guide d'étude ci-dessous!



Conseil de pro: les intervieweurs adorent connaître vos projets spécifiques pour faire avancer les choses. Rendez vos réponses parfaitement claires grâce aux conseils, stratégies et outils décrits dans L'assistant , une newsletter hebdomadaire gratuite. Découvrez comment les autres EA font leur meilleur travail et élaborez votre propre stratégie pour devenir le meilleur EA jamais obtenu lorsque vous décrochez ce poste.

Certaines de ces questions venaient de notre Groupe Facebook d'assistants de direction ! Découvrez les pépites de sagesse que notre communauté a à offrir et participez à la conversation. Rejoins le groupe ici .



Questions d'entretiens - Assistant exécutif

Organisez vos réponses à ces questions pour vous préparer à votre prochain entretien. Nous vous recommandons d'utiliser un logiciel comme monday.com pour vous aider à organiser les candidats et à suivre où ils en sont dans le processus d'entrevue.

Question: Pouvez-vous vous rappeler un scénario réel qui démontre vos compétences en communication?

  • Pourquoi ils demandent: Ils veulent savoir que vous avez de solides compétences en communication et ils veulent entendre parler d'un scénario spécifique qui illustre vos compétences en communication de manière compréhensible.

Les intervieweurs voudront en particulier entendre parler de scénarios où vous avez surmonté des obstacles résultant d'une mauvaise communication sur le lieu de travail. Ces scénarios incluent des pannes de communication, une confusion généralisée et un manque général de consensus.

  • Comment répondre : Donnez la spécificité que votre futur employeur souhaite. Limitez votre 'analyse mentale' à quelques situations spécifiques pour éviter d'être submergé par tous les scénarios possibles que vous avez vécus sur le lieu de travail. Par exemple, étant donné qu'une grande partie de la communication en milieu de travail se produit pendant les réunions, limitez votre recherche de mémoire aux réunions pour faciliter la recherche d'exemples de succès et d'échecs de communication.

Une bonne réponse à cette question doit inclure deux éléments principaux:

1) Ce que vous avez fait et dit exactement

2) Qu'est-ce que vous avez accompli exactement ou quel problème vous avez résolu.

Si votre réponse ne contient pas l'un de ces éléments, elle peut être vide.

CV d'entrevue de directeur général

Question: Je vois sur votre CV que vous avez classé vos compétences en planification d'événements comme «expert». Pouvez-vous expliquer votre approche de la planification d'événements et également comment vous évaluez le succès d'un événement?

  • Pourquoi ils demandent: Bien que votre intervieweur veuille certainement savoir que vous avez de solides compétences en planification d'événements, le véritable cœur de cette question d'entrevue consiste à tester vos compétences en communication. Savez-vous comment expliquer rapidement et clairement le processus complexe de planification d'événements? Pouvez-vous expliquer comment vous déterminez si les événements que vous planifiez réussissent et pouvez-vous le faire sans aucune préparation?
  • Comment répondre: Pour cette question, empruntez à la «règle de trois», une astuce de narration qui affirme essentiellement que les informations les plus importantes sont généralement révélées par trois. (Trois éléments sont également la quantité idéale d'informations que la plupart des gens peuvent absorber et se rappeler à la fois.) Par conséquent, lorsque vous décrivez la planification de votre événement ou tout autre processus, limitez votre explication à trois parties:

1) Comment commencer

2) Comment vous surmontez les obstacles pour faire avancer les choses

3) Comment vous terminez les choses pour que tout soit en bon état de fonctionnement

Question: Comment anticipez-vous les besoins d'un cadre?

La source: En effet

  • Pourquoi ils demandent: Aucune expérience préalable ne démontrera qu’un candidat a la capacité d’anticiper les besoins d’un cadre. Les enquêteurs doivent poser cette question s’ils espèrent avoir une idée des capacités d’anticipation d’un candidat lors d’un entretien. (Bien sûr, ils peuvent toujours appeler des références, consulter le enregistrement d'entrevue , plongez dans votre CV, etc.)
  • Comment répondre: Ceci est un autre exemple où le contexte ira un long chemin pour illustrer votre point. Expliquez donc le processus que vous prenez pour anticiper les besoins d’un cadre, en utilisant la règle des trois astuces que nous avons évoquée précédemment. Donnez ensuite des exemples spécifiques de chaque étape de votre processus pour ramener les points à la maison. Par exemple, comment détectez-vous d'abord les besoins? Écoutez-vous les réunions? Surveillez-vous certains comportements? Établissez-vous des liens lorsque vous entendez des nouvelles de différentes personnes?

En prime, donnez également un exemple de temps où vous avez utilisé votre processus pour accomplir quelque chose. Peut-être pourriez-vous dire aux enquêteurs une fois où vous saviez exactement quoi inclure dans la présentation de votre exécutif sans même avoir besoin de demander. Ou peut-être pouvez-vous récapituler les remerciements spectaculaires que vous avez reçus lorsque vous avez organisé quelques réunions stratégiques lors d'une conférence avant même que votre patron n'ait à y penser.

L'entrevue de l'assistant exécutif explique les préoccupations

Question: Avez-vous déjà travaillé sur quelque chose qui ne s'est pas déroulé comme prévu? Comment avez-vous géré cette situation?

La source: Porte en verre

  • Pourquoi ils demandent: Les employeurs potentiels veulent embaucher des adjoints de direction avec la résilience et la persévérance nécessaires pour se remettre d'échecs (ou de plans détournés) tout en atteignant les objectifs initialement prévus. En posant cette question, l'intervieweur peut avoir une idée de si la personne interrogée abandonnera ou travaillera à travers des revers. Il donne également une idée de la façon dont un candidat peut gérer les échecs ou les changements.
  • Comment répondre: N'ayez pas peur de choisir un énorme revers; Bien que cela puisse être embarrassant ou difficile à aborder au départ, la vraie clé d'une bonne réponse réside dans la démonstration que vous avez surmonté quelque chose et persévéré contre toute attente. Votre réponse doit mettre en valeur votre capacité à résoudre des problèmes, vous pouvez donc utiliser n'importe quel exemple que vous aimez, à condition qu'il montre que vous pouvez rouler avec les coups de poing. Assurez-vous d'expliquer en quoi la situation est allée à l'encontre de vos plans et décrivez comment vous avez «fait pivoter» la situation pour obtenir un résultat positif.

Question: Pourquoi voulez-vous être un adjoint exécutif?

  • Pourquoi ils demandent: Les postes EA exigent du dévouement. Ces emplois impliquent beaucoup de travail et de dévouement émotionnel, donc un intervieweur posera cette question pour évaluer le désir du candidat de faire le travail spécifique dans l'entreprise spécifique. La dernière chose dont les personnes interrogées ont besoin est un candidat qui «a simplement besoin d'un emploi». Une personne qui veut vraiment être adjointe exécutive ira au-delà des attentes, et c'est le genre de candidat que les recruteurs voudront pour le poste.
  • Comment répondre: Par-dessus tout, cette réponse doit être authentique. Sélectionnez quelques aspects du travail d'EA qui vous intéressent vraiment et développez ces éléments en détail. Pour être authentique, vous devrez avoir une véritable réaction émotionnelle à ce dont vous parlez, alors soyez honnête avec vous-même sur ce que vous attendez avec impatience et pourquoi.

Allez-y et réfléchissez aux raisons pour lesquelles vous pensez que ces articles vous seront utiles. Votre réponse ne sera pas convaincante si vous ne voyez pas honnêtement un avantage à faire ce que vous faites.

Question: Quels logiciels et technologies maîtrisez-vous?

La source: Les carrières de l'équilibre

  • Pourquoi ils demandent: Les employeurs potentiels veulent savoir que vous avez des compétences et du talent, mais ils veulent également savoir que vous pouvez travailler intelligemment en tirant parti des outils pour rendre votre travail meilleur, plus rapide ou plus efficace.
  • Comment répondre: Avant l'entretien, isolez quelques technologies que vous maîtrisez et qui vous apportent également des avantages démontrables. Fournissez une autre réponse approfondie en trois parties. Voici comment:

1) Expliquez brièvement la technologie si l'enquêteur ne la connaît pas immédiatement

2) Expliquez le but ou l'objectif que vous l'avez utilisé pour atteindre

3) Essayez de trouver quelque chose dans la description de poste que vous pourriez utiliser le logiciel pour accomplir. Cela montre que vous savez comment traduire vos compétences actuelles vers une variété de tâches différentes.

Questions à poser à l'intervieweur

Questions d'entretiens - Assistant de direction

Même si vous répondez à toutes les questions de l’intervieweur, vous devrez tout de même en présenter quelques-unes. Interroger l'intervieweur permet de répondre à certaines de vos questions brûlantes et de démontrer que vous avez un intérêt direct dans le poste.

Question: J'ai lu des articles sur [insérer des nouvelles sur un nouveau projet ou une nouvelle initiative d'entreprise] sur [source des nouvelles]. Ma position serait-elle impliquée là-dedans?

  • Pourquoi vous devriez demander: Cela montre que vous avez fait vos devoirs, que vous êtes prêt à plonger et que vous avez de fortes capacités d’anticipation.

Entretien d'adjoint exécutif - répondre aux préoccupations

Question: Avez-vous des préoccupations ou des hésitations au sujet de mon expérience auxquelles je peux répondre dès maintenant?

  • Pourquoi vous devriez demander: Si les enquêteurs ont des questions ou des préoccupations sur lesquelles ils ne vous ont pas encore posé la question, ils en discuteront probablement lorsqu'ils envisageront des candidats. Si vous abordez ces problèmes de front, vous pourrez peut-être supprimer certaines de leurs hésitations, des hésitations qui pourraient autrement les empêcher de vous embaucher. En fait, vos réponses pourraient les impressionner tellement que vous grimperez les échelons et vous hissiez en tête de la liste des candidats.

Question: Décrivez la routine quotidienne de ce poste.

  • Pourquoi vous devriez demander: Pas de jeux ici! Cette question vous aide découvrez ce que vous ferez exactement chaque jour. Même si la perspective de planifier un événement annuel vous passionne, un seul grand projet ne suffira pas à vous satisfaire si votre routine quotidienne ne répond pas à vos attentes.

Entretien de Executive Assistant

Question: Qu'est-ce que vous aimez le plus dans votre travail ici?

  • Pourquoi vous devriez demander: Cette question vous donnera un aperçu de la question de savoir si la personne qui vous interviewe aime vraiment travailler dans l'entreprise. Si la personne essaie de faire une blague ou d'esquiver la question, elle risque de ne pas être aussi superbement satisfaite qu'elle en a l'air.

Question: Selon vous, quel serait mon plus grand défi?

  • Pourquoi vous devriez demander: Cela montre que vous êtes prêt à relever les défis avec les avantages, et cela montre que vous avez passé assez de temps autour du bloc pour savoir que vous devez vous préparer à relever les défis.

Question: Pourquoi m'avez-vous appelé pour une entrevue?

  • Pourquoi vous devriez demander: Cela vous donne une chance de satisfaire votre curiosité et aussi de rappeler à l'intervieweur vos points forts, en particulier celles qu'il considère comme des points forts. Fournissez un peu plus de détails sur chaque point qu'ils mentionnent pour souligner vos qualifications.

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Si vous avez déjà participé à une interview, nous sommes sûrs que vous avez quelque chose à ajouter à cette liste! Partagez vos questions dans les commentaires ci-dessous.