11 conseils de gestion efficace du temps pour les gestionnaires de bureau occupés

conseils de gestion du temps pour les directeurs de bureau

Arrêtez-moi si cela vous semble familier ...

Vous arrivez tôt au bureau avec l'intention d'écraser la journée et peut-être de sortir à l'heure pour une fois. Vous faites consciencieusement votre liste de choses à faire et vous vous frayez un chemin sur les premiers éléments.



Mais vers 9h30, les interruptions commencent à venir - votre patron a besoin que vous fassiez une course rapide, un visiteur inopiné a besoin d'attention, votre collègue a besoin d'aide pour redémarrer son ordinateur.

La prochaine chose que vous savez, il est 16 h 45, et vous avez miraculeusement plus de choses sur votre liste de choses à faire que lorsque vous avez commencé.

Le temps est particulièrement court pour les chefs de bureau, un groupe à qui l'on demande de plus en plus de faire plus avec moins.

C'était une découverte majeure dans notre Rapport sur l'état du gestionnaire de bureau 2018 , une première étude en son genre sur des centaines de gestionnaires de bureau représentant près de 70 secteurs différents. Lorsqu'on leur a demandé de nommer leurs principaux défis, les gestionnaires de bureau ont le plus souvent répondu «une charge de travail intense / pas assez de temps» (37,5%).

Cela était vrai malgré le fait que les gestionnaires de bureau ont tendance à travailler de longues heures. Près de la moitié des répondants ont déclaré travailler plus de 8 heures par jour en moyenne. 14% mettaient 10 heures par jour.

Ce manque de temps n’est pas si surprenant si l’on considère à quel point la portée de l’Office Manager a augmenté ces dernières années. Les responsables de bureau sont chargés non seulement des fonctions administratives, mais également de la planification d'événements, du développement culturel, de l'intégration et d'autres tâches qui relèvent traditionnellement des ressources humaines, des finances ou des opérations.

(PS - Si vous êtes Office Manager ou Assistant, rejoignez notre groupe privé FB ici . C’est un endroitpour vous connecter, collaborer et partager des conseils sur la façon de surmonter le large éventail de défis auxquels vous êtes confronté dans votre rôle.)

Donc, pour les gestionnaires de bureau, le compétences expertes en gestion du temps sont indispensables pour tous ceux qui souhaitent exceller dans ce rôle.

Nous avons donc rassemblé cette liste de hacks de temps Office Manager - des astuces éprouvées du métier par les Office Managers les plus expérimentés et les plus performants au monde. Nous les avons répartis en quelques catégories pour vous permettre de trouver plus facilement ce dont vous avez besoin et, espérons-le, vous faire gagner un peu de temps!

La meilleure façon de créer, suivre et surveiller les suggestions de cet article est d'utiliser un logiciel de ivité comme Lundi .

Lundi Gif

Organisation et gestion des tâches

Investir une petite partie de votre temps à l'avance dans l'organisation peut rapporter des dividendes importants plus tard (et vous éviter de sérieux maux de tête).

Même si vous vous considérez assez organisé, voici quelques conseils avancés.

1. Planifiez votre semaine à l'avance

'Ne pas planifier est la planification à l'échec.'

En tant que responsables de bureau, c’est plus qu’une citation de motivation - c’est une devise à vivre.

Au minimum, vous devriez planifier votre calendrier la nuit précédente pour vous assurer que vous êtes sur le terrain dès le matin.

Envie de gagner encore plus de temps? Planifiez votre semaine entière à l'avance.

calendrier calendrier

Sans trop d'efforts supplémentaires, la planification hebdomadaire vous permet de jeter un coup d'œil et d'ajuster rapidement votre calendrier à la fin de chaque journée de travail (plutôt que de repartir de zéro tous les soirs).

metas profesionales para asistente administrativo

Cela facilite également la planification de manière holistique, en reliant vos activités quotidiennes et hebdomadaires à des objectifs à plus long terme. En effet, la planification quotidienne vous permet de rester concentré sur les arbres, tandis que la planification hebdomadaire vous permet de lever la tête et de voir toute la forêt.

Le vendredi après-midi ou le dimanche soir est généralement le meilleur moment pour la planification hebdomadaire, lorsque vous n'êtes pas distrait par les e-mails entrants.

2. Prioriser avec des résultats cruciaux

Crucial Results est un système qui Dcbeacon Le PDG Sean Kelly a développé au début de son parcours entrepreneurial un moyen de rester concentré lorsque ses partenaires commerciaux et lui-même essayaient d'accomplir de grandes choses par eux-mêmes (c'est-à-dire sans que personne d'autre ne les tienne pour responsables).

La pratique lui a si bien servi qu’il l’a conservée chez Dcbeacon, où elle a contribué à façonner la culture de croissance et de responsabilité radicale de l’entreprise.

Cela fonctionne comme ceci:

Crucial Results décompose ces grands objectifs trimestriels ou annuels en tâches hebdomadaires et quotidiennes afin que vous passiez votre temps à travailler à des activités à fort effet de levier qui feront avancer vos objectifs. De par sa conception, votre quotidien revient toujours à ces objectifs plus larges.

Résultats cruciaux étape 4

Les résultats cruciaux ont également un avantage moins évident. Vous connaissez votre liste de tâches détaillée de 50 lignes? Vous n'obtiendrez jamais cela en une journée, ce qui signifie que vous finirez toujours la journée avec le sentiment que vous n'avez pas réussi à tout faire.

Même si vous avez 10 tâches quotidiennes, un bon jour, vous pourriez en terminer sept.

Et vraiment - c'est une grande réussite! Vous avez écrasé sept objets importants. Mais comme vous aviez dix éléments sur votre liste, vous aurez toujours l'impression de ne pas avoir terminé ce que vous aviez prévu d'accomplir.

En vous concentrant sur seulement trois tâches quotidiennes, vous terminerez chaque journée avec la satisfaction de savoir que vous avez terminé vos trois activités à effet de levier le plus élevé.

Voici une explication plus approfondie du fonctionnement du système Crucial Results, ainsi qu'un modèle de feuille de calcul que vous pouvez télécharger pour vous et votre équipe.

3. Utilisez un bloc-notes de style journalier

Cette astuce vient de l'extraordinaire OM Windi d'Indiana:

'Passer d'une liste de tâches traditionnelle à un bloc-notes quotidien m'a été extrêmement utile.'

Le journal quotidien vous permet non seulement de voir votre journée entière sur une seule page, mais sépare également les rendez-vous, les courses, les tâches et les notes pour que tout soit organisé. C’est simple mais efficace.

Windi est d'accord:

«J'aime le fait que cela m'aide à prioriser les tâches et à suivre les éléments et les rappels pour la personne et les comités que je soutiens.»

Elle recommande ce carnet de notes quotidien d'InkWell Press .

4. Logiciel de gestion des tâches

Envie de dématérialiser? Logiciel de gestion des tâches comme Lundi et Ruche sont deux tâches numériques très populaires et logiciel de gestion de projet qui peut rendre le suivi des progrès sur les tâches essentielles un jeu d'enfant.

Heather, une gestionnaire de bureau de Los Angeles, explique:

«Le lundi est utile pour organiser des tâches pendant des jours / semaines / mois, etc. Hive est incroyable pour organiser mes grandes conférences / événements. Les deux outils peuvent également être utilisés avec d'autres membres de votre équipe, en tant qu'outil de collaboration. »

Éliminez les distractions

Nous aimons un dicton ici à Dcbeacon: si vous voulez aller vite, vous devez relâcher le frein électrique avant de pouvoir appuyer sur l'accélérateur.

En d’autres termes, vous ne pouvez pas vous attendre à des performances élevées sans éliminer au préalable les éléments qui vous retiennent.

Quand il s'agit de ivité, cela signifie éliminer les distractions. Voici comment minimiser les distractions qui vous font perdre du temps chaque jour.

5. Utilisez un système de billetterie pour les demandes entrantes

L'un des plus grands défis pour les gestionnaires de bureau est que les membres de l'équipe de toute l'organisation viennent souvent chez vous pour résoudre leurs problèmes. Non seulement il peut être difficile de suivre toutes ces demandes entrantes, mais ces interruptions constantes vous empêchent également de faire les choses importantes.

Un système de billetterie permet de s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet tout en permettant à vos coéquipiers d'enregistrer leur demande en interrompant votre workflow .

Office Manager Norah adore utiliser ZenDesk à cette fin.

«J'ai configuré ZenDesk pour que les gens puissent m'envoyer un e-mail à une adresse e-mail de bureau spéciale et cela crée un ticket dans ZenDesk», explique-t-elle. 'De cette façon, je peux gérer mes tickets et les marquer comme terminés lorsqu'ils sont terminés!'

Si ZenDesk n'est pas une option dans votre entreprise, voici une solution de bricolage d'OM Megan.

«J'ai [une feuille de calcul Excel] que je garde sur un réseau que je mets à jour.

Chaque fois que quelqu'un m'envoie un e-mail me demandant quelque chose à faire, je le mets sur cette liste. Je l'ai configuré en fonction des tâches que j'ai.

Au sommet, j'ai des tâches en attente. J'ai des tâches récurrentes, quel est leur statut, quelle est la tâche, quel est leur statut, quand les dates d'échéance sont, qui est responsable, à qui il doit être soumis, puis j'ai des tâches en cours . Tout est daté.

Chaque semaine, je crée une nouvelle feuille pour pouvoir revenir sur les anciennes.

C'est juste une question de diligence et de mise à jour. Ce que je fais également, c'est imprimer la demande par e-mail avec un e-mail et je garderai cette pile de papier de choses à faire. Ensuite, je la comparerai à ma liste pour m'assurer qu'elle y figure et que c'est fait. »

Megan a été assez généreuse pour fournir un modèle Excel que vous pouvez utiliser pour essayer son système par vous-même. Vous pouvez télécharger ce modèle ici .

6. Réglez votre téléphone sur l'échelle de gris

échelle de gris-iphone

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi ces petits points de notification sur toutes vos applications sont rouges? Ce n’est pas une coïncidence.

Les créateurs d'applications ont testé sans relâche leurs conceptions et savent qu'un point rouge avec un numéro est presque impossible pour nous de résister à la vérification. Dans leurs efforts pour maximiser l'engagement avec leurs applications, ils ont efficacement transformé votre smartphone en la machine de distraction la plus efficace au monde.

La bonne nouvelle est qu’il existe un moyen simple de lutter contre ce problème: réglez votre téléphone en mode niveaux de gris.

Une chose amusante se produit lorsque ce petit numéro de notification sur votre application Instagram est gris au lieu de rouge vif. Vous êtes soudain beaucoup moins tenté de savoir qui a commenté votre dernier message.

Voici comment procéder pour l'iPhone .

7. Utilisez la méthode Pomodoro

Multi-tâches. Nous sommes tous terribles.

Nos cerveaux ne sont tout simplement pas configurés pour effectuer plus d’une tâche complexe à un niveau élevé. ( C’est de la science .)

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui vous aide à vous engager dans une tâche pendant une durée gérable - 25 minutes. Des études ont montré que la plupart des gens ne peuvent se concentrer que sur une seule tâche avec un niveau de performance élevé pendant une moyenne de 45 à 50 minutes.

Aller à tomato-timer.com et essayez-le par vous-même.

minuterie de tomate

8. Planifiez les distractions

Regardons les choses en face, il n’est pas réaliste de penser que vous ne décrocherez jamais votre téléphone pour consulter les réseaux sociaux, votre site d’actualités préféré ou le message de votre mère.

Ne vous préparez pas à l’échec en vous fixant des attentes irréalistes. Au lieu de cela, prévoyez du temps pour vous adonner à des activités moins ives une ou deux fois par jour, pendant dix ou quinze minutes à la fois.

Lorsque nous parlons de calendrier, nous voulons dire «regarder les médias sociaux» dans votre calendrier. Vous permettre votre distraction préférée de temps en temps la rendra moins tentante et vous aidera à rester concentré pendant la majeure partie de votre journée.

la communication

J'ai récemment participé à une interview avec Seth Epstein , l'un des meilleurs leaders créatifs de Los Angeles, et il a dit quelque chose qui a vraiment touché une corde sensible - à peu près n'importe quel problème de la vie ou des affaires peut être résolu avec une meilleure communication.

juegos rompehielos para grupos reducidos

Les problèmes auxquels sont confrontés les gestionnaires de bureau ne font généralement pas exception. Bon nombre des défis qui semblent systémiques ou même insolubles peuvent souvent être résolus par une meilleure communication. Voici quelques conseils de communication pour vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps sur le long terme.

9. Utiliser Slack pour la communication interne

Les applications de messagerie interne présentent quelques avantages distincts par rapport aux e-mails pour les communications internes, notamment la facilité d'utilisation, une plus grande transparence et l'intégration avec des tonnes d'applications tierces. C'est un excellent moyen d'éliminer les silos d'informations que les e-mails ont tendance à créer.

Office Manager Norah recommande Slack:

«Nous utilisons beaucoup Slack et il est idéal pour la communication rapide et la délégation de tâches.»

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10. Visez la clarté

Cela peut sembler logique, mais nous l'avons entendu à maintes reprises de la part des responsables de bureau - assurez-vous que les attentes et les résultats sont clairs dès le départ. Cela vous fera gagner beaucoup de temps à long terme.

C’est vraiment aussi simple que de poser des questions chaque fois que quelque chose n’est pas totalement clair.

Un autre adage génial: les problèmes ne s’améliorent pas avec l’âge. Si un projet commence à vous paraître insurmontable, déraille ou ne fonctionne tout simplement pas, faites quelque chose le plus tôt possible.

Cela vous fera toujours gagner du temps à long terme pour aborder quelque chose avec votre patron plus tôt que plus tard.

11. Dites simplement non

Combien de fois par jour êtes-vous interrompu par une personne de votre organisation qui a besoin d'aide pour quelque chose en ce moment? À quelle fréquence s'arrêtent-ils pour considérer que vous travaillez peut-être sur quelque chose d'important?

Je parie que ces réponses sont «beaucoup» et «jamais».

Les interruptions de ce type sont probablement le moyen le plus courant pour les gestionnaires de bureau de perdre leur temps à essayer de se recentrer.

Il peut être tentant d'être un homme ou une femme «oui» et de dire instinctivement oui à tout, mais dire non aux demandes qui ne contribuent pas aux objectifs critiques de la mission est une nécessité absolue - et peut être une bouée de sauvetage quand il s'agit de gérer le temps.

Bonus gratuit: Obtenez une version PDF du rapport sur l'état du gestionnaire de bureau 2018 . Nous avons interrogé 572 responsables de bureau pour découvrir 10 points à retenir que vous pouvez utiliser pour atteindre vos objectifs et surmonter les défis. De plus, découvrez ce que les autres gestionnaires de bureau sont payés (et comment vous pouvez gagner plus)!

Quels trucs et astuces avez-vous développés pour récupérer votre temps? Partagez-les dans les commentaires ci-dessous!